こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。
イベントを開催する際には、会場のレイアウト決定は悩みやすいポイントです。レイアウトをよりよくするアイデアも、気になるのではないでしょうか。
本記事では、イベントの会場レイアウトを決める際に、押さえるべきポイントや具体的なアイデアを解説します。目的を達成できるイベント計画を進めるヒントとして、活用してください。
イベント会場で「レイアウト」が重要な理由
イベント会場のレイアウトは、イベントの成否に関わります。イベント会場のレイアウトは派手さ・奇抜さよりも、イベントの目的や来場者の属性を考慮し決定しましょう。レイアウトや色彩が、来場者の心理に影響する点も踏まえるべきです。
イベント会場のレイアウト決定に関わる6要素
イベント会場のレイアウトには、6つの要素が関係します。それぞれを、詳しく解説します。
会場内での自社ブース位置
広い会場のどこに自社ブースが位置するかによって、来場者の動線・目立たせる方法が変わります。イベント会場のレイアウトは、自社ブースの位置を確かめてから決めましょう。過去事例にこだわらず、今回の成功を目指す姿勢も大切です。
来場者の動線
来場者の動線は、次の2つに分けて考えます。
・ブース外からブースまでの動線
・ブース内の回遊動線
レイアウト決定では前者に注目しがちです。ただ、ブースに入った来場者を狙い通りに動かす戦略的な設計も大切にしましょう。
照明（ライティング）
レイアウトとともに、照明にも配慮します。照明はブース全体の雰囲気向上や商品を目立たせる、魅力を際立たせる効果をもたらします。会場全体を照らす天井照明だけに頼らず、自社で戦略的に照明計画を考案するようにしましょう。
テーブル・椅子の配置
テーブルと椅子の最適な配置は、商談・展示・説明・体験など、ブースの目的によって変化します。スタッフが静止し、待機するブースは来場者に警戒心を与えます。目的と来場者の心理に配慮し、最適なテーブル・椅子の配置を考えましょう。
十分なスペース
イベント会場のレイアウトでは、来場者が快適に見て回れるスペースの確保が大切です。窮屈なレイアウトは好まれず、広すぎても閑散とした印象を与えます。来場者がすれ違える・動き回れるスペースを確保しつつ、商品やサービスを吟味しやすい工夫を凝らすようにしましょう。
商談スペース
商談席は、イベントの目的やスペースとの兼ね合いを考えて配置します。来場者とのアポイントメント確保が目的ならば、着座ではなくカウンターでもよいでしょう。無理に商談スペースを入れたばかりに、動線が悪くなっては本末転倒です。
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イベント会場のレイアウト決定までの手順
イベント会場の最適なレイアウトは、5ステップの手順に沿って考えると決まります。手順を詳しく解説します。
イベントのターゲットを明確にする
まず、イベントのターゲットを明確化します。あわせて、自社のブランドイメージも再確認しましょう。それを踏まえて、ターゲットへの伝わりやすさや相性も考慮しつつ、ブランドイメージを訴求できるレイアウトや装飾、カラーを検討します。
イベント会場内を下見する
レイアウトを本決定する前に、イベントを開催する実際の会場を下見します。現地に足を運ぶと、当日の動線や来場者からの見え方が把握でき、よりよいレイアウトを考案するヒントが手に入ります。あわせて、貸出可能な備品や、会場のルールも確認してください。
イベント来場者の目線に立ってみる
イベント会場のレイアウトは、自社のアピールだけに腐心しないよう注意します。さまざまなニーズを抱える来場者の目線に立ち、考えましょう。興味を引くか、わかりやすいか、入りやすいかの3点に注意して、レイアウトを決定します。
イベントで起こり得る課題を洗い出す
想定される課題への対策を講じておくことも、大切です。悪天候や機材の故障などが起きた際、レイアウトの変更が必要かどうかも考えておきます。あわせて、想定質問に対する回答も、スタッフに周知しておきましょう。
イベント会場に持ち込む備品をリストアップする
必要な備品のリストアップも、入念に行っておきます。備品を会場で借りるか、自社で持ち込むかによって、レイアウトの変更も起こり得ます。自社側と来場者側、それぞれの立場で必要な備品を想定し、準備を進めましょう。
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イベント会場におすすめのレイアウト8例
イベントの会場によく使われる、おすすめのレイアウトを8例紹介します。
ブース型
ブース型は、パネルやパーテーションで仕切った小空間を並べるレイアウトです。通路に対してオープンスタイルで、来場者が1社ごとの雰囲気を比較しやすい点が特徴です。商品展示やセミナー、体験が主目的のイベントにおすすめです。
スクール型
スクール型は名前の通り、学校のクラスをイメージさせるレイアウトです。正面に向かって、テーブルと椅子を並べます。来場者と演者が向き合って着座するスタイルは、情報発信セミナーや講演におすすめです。
シアター型
シアターは、映画館の意味です。スクール型からテーブルをなくしたレイアウトで、来場者が座る椅子を正面に向けて並べます。テーブルがない分、大人数を収容できます。カンファレンスや式典などにおすすめです。
ロの字型
ロの字型は、カタカナの「ロ」の字の形にテーブルと椅子を並べたスタイルです。来場者同士が全員の顔を見られるため、会議に向いています。ただし、中央の空間がデッドスペースとなるため、他のレイアウトより収容できる人数は少なくなります。
コの字型
カタカナの「コ」の字になるよう、ロの字型の一辺のテーブル・椅子を取り除いたスタイルです。空いたスペースにホワイトボードやスクリーンを配置し、プレゼンテーションや業務報告などに利用されます。
アイランド型
アイランドとは、島の意味です。小グループで座れるテーブルと椅子を、会場内に複数配置します。1箇所あたり3～6人程度が着座できるスタイルが多く、少人数でのディスカッションに向いています。テーブルを大きくすれば、ケータリングにも対応可能です。
対面型
会場に長机を配置し、長辺に参加者が横並びで座るスタイルです。大勢になると対角線上の会話がしにくいため、8人程度までの会議や打ち合わせにおすすめです。お見合いや挨拶など、フォーマルな場でも採用されます。
正餐型（立食型）
正餐型とは、会場内に円卓を並べたスタイルです。結婚披露宴会場をイメージすると、わかりやすいでしょう。椅子をなくすと、立食形式にもなります。食事をしながら、来場者同士の対話を促したいイベントにおすすめです。
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イベント会場における自社ブース設置準備の注意点
イベント会場のレイアウトや、自社ブースの設置準備を進めるにあたり、注意したいポイントを3つ解説します。
イベント会場に持っていきたい備品
イベント会場に持参する備品は、漏れなく用意します。以下は、あると便利な備品の例です。
| ジャンル | 備品 |
| 装飾 | ポスター・ポスタースタンド 敷布・テーブルクロス イーゼル、コルクボード ディスプレイ用スタンド |
| 宣伝 | パンフレット立て カタログスタンド クリアケース 受付看板 |
| 配布物 | ノベルティ パンフレット 封筒・紙袋 |
| 備品 | ボールペン バインダー アンケート用紙 延長コード 掃除道具 養生テープ |
一般的な会議用長机に乗る量を把握しておく
展示会では通常、一般的な会議用長机が用意されます。会議用長机に乗る量の目安は以下の通りです。
・B5～A4縦置き：4冊（1段×4列）
・B5～A4横置き：6冊（2段×3列）
置きたい資料を十分配置できるか、事前に予行演習をしておきましょう
ブースのレイアウトは「立体感」を意識する
ブース内に商品や資料をレイアウトする際は、来場者からの見えやすさを意識します。立体的に配置すると、視認性が高まります。パンフレットの表紙を見られるスタンドや什器などを利用し、アピールポイントを訴求できる工夫を凝らしましょう。
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イベント会場での自社ブースレイアウト具体例
イベント会場のレイアウトを、さらに具体的に考えてみましょう。4つの観点から、具体例を解説します。
テーブル・椅子の色
イベント会場では、色の影響を無視できません。色彩心理学を応用し、テーブルや椅子の色にもこだわりましょう。来場者の心理によい影響を与える色を、積極的に採用します。色の変更が難しい場合は、クロスの活用がおすすめです。
壁面装飾
面積の大きな壁面は、来場者の目に留まりやすい場所です。ポスターやタペストリー、スクリーンなどのアイテムを駆使して装飾を施し、遠くからも視認できるよう工夫します。壁面に自社のキャッチコピーや訴求ポイントを大きく書く手法もおすすめです。
POPの活用
POP（ポップ）はブース来場者に対し、具体的に訴求する役割を持ちます。また、来場者の視線を誘導したいときにも役立ちます。シンプルでわかりやすいキャッチコピーや数字を使って、アピールしたいポイントを端的に表現しましょう。
商品のディスプレイ
平積みされた商品は目立たず、魅力が引き立ちません。ブックスタンドやひな壇、スタンドなどのグッズを積極的に活用し、目立つ配置・魅力を際立たせる配置を考えます。動きが人の視線を引き寄せる、デジタルサイネージの活用もおすすめです。
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イベント当日でもできる目立つレイアウトの工夫
イベントを運営しながら、当日に現地でも改善できる目立たせるコツを2つ、解説します。
会場で集客している競合を観察する
会場を回り、集客できているブースを探しましょう。ブースのデザインや展示方法、配布物、スタッフの配置など、何かしらブースの集客に貢献しているポイントがあるはずです。よい点を自社に取り入れられないか、検討してみてください。
イベント会場レイアウト会社のサポートを受ける
イベントのレイアウト考案や実行のサポートを、専門に請け負う会社もあります。自社が属する業種以外の知見も活用でき、イベントの成功確率を高められます。当日の運営もサポートしてくれる会社を選べば、現場でのレイアウト改善にも取り組めます。
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イベントに最適な会場探しなら、MICE会場マッチがおすすめです。イベントごとに、目的に合った会場を簡単に検索・比較・予約できます。オンライン・リアルイベントの企画から運営までを、ワンストップでのサポートも可能です。
まとめ
イベント会場のレイアウトは、イベントの目的やターゲットとの相性を考慮し、決定します。自社のアピールばかりに腐心せず、来場者の目線に立ち、入りやすくわかりやすいレイアウトを考案することも大切です。
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