こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。
展示会やセミナーなどのイベントを開催する際は、会場の装飾にも気を配ると参加者の満足度アップにつながります。しかし、いざ装飾を考えはじめると、どのように飾り付ければよいか悩む人は多いでしょう。
本記事では、イベント会場の装飾方法について、押さえておきたいポイントや具体的なアイデアなどを解説します。
イベント会場を装飾する主な目的
まずは、イベント会場を装飾する主な目的から解説します。
寂しげな印象を回避する
イベント会場によっては、なにも装飾がない状態では、殺風景で寂しげな印象になってしまうこともあるでしょう。花を飾るなど、ちょっとした装飾でも、あるのとないのとでは会場の印象が大きく変わります。
イベントやブランドの世界観を演出する
会場の装飾にこだわれば、イベントやブランドの世界観を演出しやすくなります。参加者の体験価値が高まることになり、記憶に残るイベントとなるでしょう。
また、参加者がテーマやコンセプトを視覚的に理解できるようになるので、ブランディングの強化にもつながります。同じ世界観を共有することで、参加者の一体感を高める効果も期待できるでしょう。
SNSでの拡散効果を期待する
思わず写真に撮りたくなるような装飾を施せば、SNSでの拡散効果を狙うことも可能です。SNSで拡散されることでイベントに参加していないユーザーにもリーチでき、イベントそのものや、イベントで紹介する商品やサービスの認知度アップにつながります。
参加者の期待感や満足感を高める
装飾により空間演出効果を強めると、会場に足を踏み入れたときの参加者の期待感が高まります。イベントのテーマやコンセプトに合わせた装飾を施せば、参加者の気分も切り替わりやすく、イベントに対する満足度も高まるでしょう。
また、次回のイベントに対する期待感も高まり、「また参加しよう」と思ってもらえる可能性がアップします。
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イベント会場を装飾する際に検討したいポイント
イベント会場を装飾する際は、次のポイントを検討しましょう。
・イベントの開催概要や趣旨
・装飾のテーマやコンセプト
・装飾の予算
・装飾する場所
それぞれのポイントについて、以下で詳しく解説します。
イベントの開催概要や趣旨
イベントの開催概要や趣旨を決めてから装飾を考えると、イベントのテーマからずれにくくなります。企業の周年イベントであればコーポレートカラーを基調にするなど、装飾の方向性を決めやすくなるでしょう。
装飾のテーマやコンセプト
装飾のテーマやコンセプトを決めると、全体に統一感が生まれやすくなります。これらがばらばらだと、かえって雑な印象になることもあり得ます。イベントの概要や趣旨をもとに、装飾のテーマやコンセプトを決定しましょう。
装飾の予算
イベント装飾を検討する際は、あらかじめ予算を設定しておくことも大切です。せっかくならとあれもこれもと欲張ってしまわないよう、「予算の範囲内におさめる」と決めておけば、装飾アイテムを選びやすくなります。
装飾する場所
装飾の雰囲気やアイテムだけでなく、装飾を施したい場所を決めておきましょう。会場全体に装飾するだけでなく、ステージや入口、フォトスポットなど一部分に集中させるという方法もあります。メインで装飾したい場所が決まると、全体のバランスもとりやすくなるでしょう。
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【イベントのタイプ別】会場装飾のポイント
ここからは、イベントのタイプ別に会場装飾のポイントを解説します。
展示会
展示会に自社ブースを出展する場合は、目を引く大胆な装飾がおすすめです。展示会にはさまざまな企業が出展するので、他社に埋もれないような装飾を施す必要があります。
逆に、展示会を主催する側であれば、各ブースの出展内容を考慮しつつ、来場者に提供したい体験に合う装飾を施しましょう。
商品発表会
商品発表会の会場装飾は、商品のデザインコンセプトやテーマカラーに合わせて決定するとスムーズです。また、商品そのものの魅力に合わせて装飾を選んでもよいでしょう。たとえば、オーガニック原料を用いた製品の発表会なら、「自然」「草花」などのテーマをとした装飾がマッチします。
周年イベント
周年イベントは全社を挙げたお祝いなので、おめでたい雰囲気や華やかさを意識しましょう。バルーンやパネルなどで、周年の数字をかたどった装飾を施すこともおすすめです。会場が広い場合は、メイン展示とサブ展示で異なる空間演出をするという方法もあります。
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イベント会場装飾のアイデア・テクニック
ここからは、イベント会場装飾の具体的なアイデアやテクニックを紹介します。
季節感を取り入れる
季節感のあるイベントには、それぞれの季節をイメージしたカラーやモチーフを取り入れるとよいでしょう。
・春：ピンクや黄色、桜
・夏：青、海やひまわり
・秋：赤やオレンジ、紅葉や月
・冬：白や赤、緑、サンタや雪だるま、門松 など
バルーンやガーランドで華やかな印象に
ガーランドとは、花や旗などを飾った紐状の装飾品のことです。ガーランドやバルーンを取り入れると、会場が華やかな印象になります。とくにバルーンはイベント会場装飾の定番アイテムで、さまざまなタイプがあるため、イベントに合わせて選びましょう。
照明で会場のムードを作り出す
照明の明るさや光の色を調整すると、会場のムードをコントロールできます。たとえば間接照明を用いれば、会場を優しげな雰囲気にすることが可能です。また、スポットライトで展示品を目立たせるという手法もあります。光の効果を活用して、会場の雰囲気を盛り上げましょう。
セミナー系のイベントには長テーブルカバーやバックパネルがおすすめ
セミナー系のイベントなど、フォーマルな雰囲気にしたい場合は、長テーブルカバーやバックパネルなどの装飾が適しています。その際、コーポレートカラーや企業ロゴなどを取り入れたアイテムを選ぶとよいでしょう。
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イベント会場の装飾をプロに依頼するメリット
イベント会場の装飾は、プロに依頼するという手もあります。プロに依頼するメリットは、主に以下の3つです。
装飾のクオリティを高められる
プロに任せれば、イベントのテーマに合うクオリティの高い会場装飾を実現できます。会場の視覚効果が上がり、イベントの世界観がより伝わりやすくなるでしょう。自社では対応が難しい、大掛かりな装飾も依頼できる場合があります。
業務負担を軽減できる
テーマの決定や装飾アイテムの選定、飾りつけなど、会場装飾には労力がかかります。会場装飾をプロに外注すれば業務負担が軽減され、社内リソースを通常業務に集中させられます。予算も鑑みて検討してみましょう。
撤去作業も依頼できる
会場装飾は設置だけでなく、撤去作業にも手間がかかります。装飾だけでなく、撤収作業もプロに依頼すれば一括で任せられるので、イベントをスムーズに終了できるでしょう。
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イベント会場装飾を依頼する際のチェックポイント
イベント会場装飾をプロに依頼する際は、主に次の2点をチェックしましょう。
これまでの実績
イベント会場装飾の業者を選ぶときには、過去の実績を確認することをおすすめします。自社が開催しようとしているイベント、または近い種類のイベントの実績が豊富な業者なら、質の高い装飾を期待できるでしょう。
サポート範囲
会場装飾のプランニングや設置・撤去以外のサポート範囲も確認しておくと安心です。特に、イベント開催に不慣れな場合は、ノウハウがない領域でのサポートが充実している業者を選ぶことをおすすめします。
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イベント会場の装飾以外に必要な準備
イベント開催には、会場装飾以外にもさまざまな準備が必要です。
イベント詳細の決定
イベントを開催するためには、まずイベントをどのような内容にするか決定することが大切です。
見切り発車で企画を進めてしまうと、イベントが失敗する原因にもなりかねません。企画が走り出す前に、開催日時や予算など、イベント内容の詳細を決定しておきましょう。イベントによっては、必要に応じて講師やゲストを選定する必要もあります。
また、当日の運営の流れを設計し、全体像を明らかにしておくこともポイントです。
会場の選定・確保
来場見込み人数や予算、立地などを総合的に判断し、イベントを開催する会場を選定します。
会場を確保する期間は、長めにとっておくと安心です。イベント会場選びでは、情報収集や下見などに想像以上に時間がかかるため、便利なマッチングサービスの活用もおすすめです。
運営スタッフの確保
イベントの日時や会場が決まったら、当日の運営スタッフを確保しましょう。必要な人数を想定しておくとスムーズでしょう。自社での対応が難しい場合は、イベント運営を外注するという方法もあります。
備品や資料の準備
プロジェクターのような備品や、当日配布する資料などを準備しましょう。イベントを滞りなく進行できるよう、持っていくものや資料の内容に抜け漏れがないよう注意します。
パソコンとプロジェクターをつないで発表するなどを想定する場合は、会場のインターネット環境なども確認しておくと安心です。
イベントの告知
多くの参加者を集めるためには、イベントを開催することを広く周知する必要があります。ポスターやちらしを作成したり、公式ホームページやSNSなどでイベントの開催情報を告知したりしましょう。自由に出入りできるイベントではなく、参加者を募る場合は、参加フォームも設置する必要があるでしょう。
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まとめ
イベント会場の装飾は、イベントやブランドの世界観を効果的に演出し、参加者の期待感や満足度を高めることにもつながります。会場装飾はイベントの開催概要や趣旨、予算などに合わせて決めることが大切です。自社での対応が難しい場合や、クオリティの高い装飾を施したい場合は、プロの業者に依頼することもおすすめです。
イベントを開催するためには、会場装飾以外にもやるべきことが山ほどあります。会場探しの手間を軽減するなら、「MICE会場マッチ」をご活用ください。高級ホテルのバンケットから貸し会議室、おしゃれなスペースまで、イベントの目的に合わせた会場を手軽に検索・比較・予約できます。カリスマイベンターによるサポートも行っているので、イベント開催に不慣れな人も安心です。
まずは会員登録をして、どのような会場があるか覗いてみてください。
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