講演会の会場選びにおける8つのポイント｜会場レイアウトのつくりかたも解説

こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。

講演会を成功させるためには、会場選びに気を配ることが大切です。しかし、どのポイントをチェックすればよいのか迷ってしまうケースも少なくありません。

本記事では、講演会に適した会場選びのポイントを解説します。講演会の会場レイアウトや、講演会に必要な設備・機器についても解説するので、ぜひ参考にしてください。

講演会の会場選びはどのタイミングで行う？
講演会におすすめの会場タイプ
講演会の会場を選ぶポイント
講演会会場の下見をする際の注意点
- 設備の位置や大きさを確認する
- イベントの流れを意識して動線をチェック
講演会の会場設営に必要なもの
講演会の会場レイアウト例
会場の感染症対策についても検討しよう
まとめ

講演会の会場選びはどのタイミングで行う？

講演会を開催するには、会場選び以外にもさまざまな準備が必要となります。講演会開催までのおおまかな流れは、以下のとおりです。

1.講演会の企画を立てる

2.開催日時を決定する

3.会場を手配する

4.登壇者を手配する

5.登壇者との打ち合わせを行う

6.運営マニュアルや講演会の台本を作成する

7.必要な備品や設備を確認する

8.講演会を告知して、参加者を募る

9.講演会を開催する

会場側のスケジュールを確認する必要があるため、会場はイベント開催日時が決まったタイミングで、なるべく早く手配することが大切です。

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講演会におすすめの会場タイプ

講演会を開催する場合は、次のようなタイプの会場を選ぶとよいでしょう。

1.貸し会議室タイプ

講演会を開催する際は、貸し会議室を利用する場合が一般的です。とくに都心部は選択肢が多く、規模に応じた会場を選びやすいでしょう。貸し会議室であれば、講演会に必要な設備はほとんど完備されている場合が大半ですが、会場によっては設備が不足していることもあります。また、各種設備を利用する場合は、スペースのレンタル代とは別に費用がかかることが一般的です。

2.ホールタイプ

数100名規模の大規模な講演会を開催する場合は、ホールタイプの会場がおすすめです。ホテルのホールや、自治体が運営するホールなど、さまざま種類があるでしょう。ホテルのホールなら、そのまま宿泊することも可能です。設備が充実している傾向がありますが、音響や照明などの付帯設備費用や、人件費がかかる場合もあるため注意しましょう。

3.イベントスペースタイプ

講演会を開催するなら、不動産会社や管理会社などがイベント開催のために貸し出している、イベントスペースもおすすめです。

小規模グループで利用できるスペースから、展示会や全社イベントなどの大規模イベントにも対応できるスペースまでさまざまなタイプがあるので、講演会の規模に合わせて選べます。会議室のようなところから、照明や音響、大型スクリーンなどの設備が充実しているところまで、会場の雰囲気もさまざまです。

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講演会の会場を選ぶポイント

講演会の会場を選ぶ際は、次の8つのポイントをチェックするとよいでしょう。

1.参加予定人数に合わせた広さ

2.公共交通機関からのアクセス

3.周辺環境

4.予算

5.必要な設備や機材の有無

6.インターネット環境

7.休憩時間をリラックスして過ごせるか

8.終了後に懇親会の開催が可能か

それぞれのポイントについて、以下で詳しく解説します。

1.参加予定人数に合わせた広さ

講演会の会場を選定するにあたって、会場の規模感は最も重要なポイントの1つです。参加予定人数に合わせて、十分なキャパシティの会場を選びましょう。その際、会場の広さにある程度余裕を持たせることも大切です。収容人数ギリギリだと、参加者同士の距離が近すぎて満足感が下がってしまいます。

2.公共交通機関からのアクセス

駅やバス停から近く、分かりやすい立地の会場がベストです。空港や新幹線の駅からのアクセスもよく、遠方の参加者も行きやすい会場が適しています。また、車での参加者に配慮して、駐車場の有無も重視しましょう。とくに、地方で開催する場合、車での来場のしやすさは大切です。

3.周辺環境

近くに飲食店があると、イベントの前後に休憩や食事をとりたい人にも喜ばれます。また、講演会は登壇者の話をじっくり聞くイベントなので、静かで落ち着いた環境を選ぶことも大切です。

4.予算

会場を選ぶ際は、予算オーバーにならないよう注意することも重要です。ただし、高額でも会場側のサービスが充実している場合もあるので、費用対効果を重視しましょう。予算を抑えたい場合は、社内の会議室や、公共施設の利用も検討します。

5.必要な設備や機材の有無

プロジェクターやマイクなど、講演会に必要な設備や機材がそろっていることも重要です。会場によっては、必要な設備や機材が一通りそろっている場合もあれば、持ち込みが必要な場合もあります。追加費用の有無や、金額も会場ごとに異なるため注意が必要です。機材の端子の規格や、無線か有線かなども細かくチェックしておきましょう。

6.インターネット環境

インターネット環境が整っている会場なら、講演中の配信やWebサイト閲覧も容易です。また、オンラインとオフラインを融合させたハイブリッド講演会も可能です。自宅で気軽に視聴できるので、参加者の拡大につながります。

7.休憩時間をリラックスして過ごせるか

長時間の講演会は、合間に休憩を挟む場合があります。会場が分煙化されているか、休憩スペースや自動販売機はあるかなど、休憩時間をリラックスして過ごせる環境なのかを事前に確認しておきましょう。

8.終了後の懇親会は可能か

講演会の終了後には、懇親会を開くこともおすすめです。主催者と参加者の距離が縮まるだけでなく、参加者から講演会の感想を聞けたり、逆に参加者が主催者に質問ができたりといったメリットがあります。講演会の会場と同じ建物内に懇親会ができるスペースがあれば、移動せずに済むため、参加者をスムーズに誘導できます。

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講演会会場の下見をする際の注意点

講演会の会場選びは、インターネットやパンフレットなどの情報だけではわからない部分も多いものです。「イメージと違った」という事態を防ぐためにも、必ず下見を行いましょう。さまざまなポイントをチェックする必要があるので、2人以上で下見をすることをおすすめします。会場の下見では、以下のようなポイントに注意してください。

設備の位置や大きさを確認する

音響や照明などの設備について、事前にきちんと確認しておきましょう。チェックしたいポイントは、以下のとおりです。

・後方からもスクリーンが見やすいか

・登壇者がステージ上に立った際、スクリーンを遮らないか

・照明の明るさは適切か

・マイクの音は聞きやすいか　など

イベントの流れを意識して動線をチェック

下見では、登壇者や参加者の動線も確認しましょう。会場次第では、演出や動線を変える必要性も出てきます。動線をチェックする際は、イベント全体の流れをイメージすることが大切です。

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講演会の会場設営に必要なもの

ここでは、講演会の会場設営に必要なアイテムを紹介します。イベントの内容によっても異なりますが、会場の設営を行うにあたって必要なものは、主に以下のとおりです。

▼基本的なアイテム

・プロジェクター

・スクリーン

・ホワイトボード

・マーカー

・指示棒、レーザーポインター

・演台

・コピー機

・マイク

・配布物（レジュメなど）

▼登壇者のために用意するもの

・飲み物

・お弁当や軽食

・全身鏡

・ハンガーラックなど

▼必要に応じて用意するもの

・パソコン

・ケーブル類（LANケーブル、電源タップなど）

・ホワイトボードのマーカー

・会場の案内板

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講演会の会場レイアウト例

講演会の会場レイアウトは、多種多様です。ここでは、講演会の会場レイアウトについて解説します。

講演会の代表的なレイアウト

講演会の代表的なレイアウトは、次の3つです。

シアター形式	映画館のように、すべての座席を正面のステージに向けて配置する形式。机を置かないので座席数を多く確保でき、座席の間隔も調整しやすい。
スクール形式	学校のように、座席の前に机を配置する形式。全体のレイアウトとしてはシアター形式に似ているが、机がある分、座席数は限られる。参加者が話を聞きながらメモを取りやすいので、勉強会や研修会のような講演会におすすめ。
アイランド形式	机を島に見立てて複数配置し、参加者同士が見合うような形で設営する形式。参加者同士がコミュニケーションをとりやすいので、グループワークやディスカッションなどを行う講演会に適している。