セミナー開催時は会場のレイアウトが重要！種類やポイントについて解説

こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。

セミナーを成功させるにあたって、会場のレイアウトは重要な要素の1つです。本記事では、レイアウトの種類や特徴、開催時のポイントなどについて解説します。セミナーのレイアウトについて詳しく知りたい人は参考にしてください。

セミナーの主な開催方法

一口にセミナーといっても、開催方法はさまざまです。ここでは、セミナーの主な開催方法について解説します。

オフライン

オフラインセミナーは、会議室や講演会場などで実施される形式です。参加者と主催者が直接顔を合わせてやり取りでき、その場の状況に応じて柔軟に対応できる形式です。参加者のリアルタイムの反応を感じ取れるため、コミュニケーションが円滑に進みやすいでしょう。

しかし、オフラインセミナーはコストが高くなりがちです。会場のレンタル費用や設営費、人件費などがかかるため、予算をオンライン開催よりも多めに設定しなければなりません。

オンライン

オンラインセミナーは、インターネットを活用して実施される形式です。参加者がいる場所は自由で、地方や海外からでもセミナーを受けられます。メリットは、会場費や設営費が不要であり、費用を大幅に削減できる点です。ただし、参加者の通信環境やシステムトラブルへの対策が必要である点に注意しましょう。

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オフラインでセミナーを開催するなら会場レイアウトが重要

オフラインでセミナーを開催する場合、会場レイアウトへの配慮が重要です。会議室やセミナーホールなどのレイアウトは、用途や人数によってそれぞれ適した形式があります。イベント自体の満足度にも大きく影響するため、状況に応じてレイアウトを使い分けましょう。あらかじめレイアウトの形式を知っておけば、イベント運営の効率化にもつながります。

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会場レイアウトの種類

会場レイアウトにもいくつか種類があります。ここでは、会場レイアウトの種類について解説します。

スクール形式

スクール形式は、学校や塾などで一般的に利用されるもので、テーブルと椅子を正面に向けて配置します。講演者や講師と参加者が向かい合うレイアウトであるため、講師やスクリーンに集中しやすく、一方的に情報を発信するセミナーなどに向いています。また、参加者全員が講師の方向を向くため注意力が分散せず、効率的な進行が可能です。

シアター形式

シアター形式は、スクール形式の「机がない」パターンのレイアウトです。多くの参加者を収容しやすく、スペースの効率的な活用が可能であるため、セミナーや発表会、上演会、式典などでよく利用されます。

シアター形式のメリットは、椅子を並べるだけであるため、準備や終了後の作業が簡単な点です。しかし机がないため、長時間のイベントでは参加者が疲れやすくなる、メモを取りづらいなどのデメリットもあります。

ロの字形式

ロの字形式は、長机を「ロ」の字に配置し、その外周に椅子を並べるレイアウトです。参加者全員が向かい合う形になるため、会議やディスカッションに向いています。

ロの字形式で注意すべき点は、スペースを効率的に活用できないことです。内側のスペースがデッドスペースになるため、ある程度の広さが必要です。また、人数が多くなると参加者の距離が広がり、コミュニケーションが取りづらくなる可能性があります。

コの字形式

コの字形式は、机をカタカナの「コ」の形に配置したレイアウトです。空いた一角にホワイトボードやプロジェクタースクリーンを設置することが多く、プレゼンや業務報告、発表に向いています。ロの字形式と同様、内側のスペースがデッドスペースとなるため、部屋の広さに注意しましょう。

アイランド形式

アイランド形式は、会場内に座席と机の組み合わせを複数つくるレイアウトです。グループごとに議論をしたり作品制作を行ったりする際に、よく使われます。参加者同士が近い距離でコミュニケーションを取りやすく、親睦を深める場にも向いています。

また、会場の規模や参加者数に応じて柔軟に配置可能です。一方、参加者全員の顔を同時に見ることが難しいため、発表型のセミナーにはあまり向いていません。

対面形式

対面形式は2つのチームが1列になり、机を挟んで向かい合う形になるレイアウトです。このレイアウトは、8人程度までの規模の打ち合わせに適しています。注意点は、大人数になると両端に座る参加者の顔が見えなくなる点です。そのため、大人数でのディスカッションには向きません。

正餐（せいさん）形式

正餐（せいさん）形式は、座席で囲んだ円卓を複数配置する形式です。洋風のパーティや結婚式ではメジャーなレイアウトです。参加者が円卓を囲んでコース料理などの食事を楽しみながらコミュニケーションを取れる点が、正餐形式のメリットといえるでしょう。

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投影機器がある場合・ない場合のレイアウト例

セミナーの目的によって、投影機器を用いる・用いないは変わってくるでしょう。投影機器の有無は、レイアウトの決定にも関わってくる重要な要素です。

ここでは、投影機器がある場合・ない場合のレイアウト例を紹介します。

ある場合

会場に投影をしながらセミナーを実施する場合は、スクリーンをセンターに配置しましょう。この場合、講師が立つ演壇はスクリーンの脇に配置し、スクリーンと座席の両方が見やすいようにします。レイアウトを決める際には、演壇などがスクリーンを遮らないよう注意してください。

ない場合

投影機器を使用しない場合、講師が話す演壇は舞台の真ん中に配置します。加えて、マイクを使う場合は、マイクスタンドがいるかどうかや、ヘッドセットマイク・ハンドマイクなどマイクのタイプに希望があるかどうかを、事前に確認しましょう。なお、真ん中ではない場所に演壇を配置する場合、上手・下手のどちらに置くべきかに関する決まりは特にありません。

セミナー実施時のポイント

セミナーを実施する際には、いくつかおさえておきたいポイントがあります。ここでは、セミナー実施時のポイントについて解説します。

目的を明確にする

セミナーを実施する際には、新規顧客の獲得や自社製品・サービスへの理解を深めてもらうなど、セミナーの目的を明確にしましょう。目的を明確化することで、セミナーの開催規模やターゲティング、フォローの仕方などが変わってきます。結果として、運営方針が立てやすくなり、スムーズにセミナーの詳細を詰められます。

テーブルやイスにもこだわる

オフラインセミナーを実施する際には、テーブルやイスにもこだわるとよいでしょう。会場に設置するテーブル・イスの色に気を使えば、参加者のセミナーに対する満足度を高められる可能性があります。心理学的には、赤い色は人間を興奮させ、青い色は人間を落ち着かせる効果があるといわれています。イベントの目的にあわせ、適した色を取り入れましょう。