こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。
イベントを開催しようと思っても、いざ企画するとなると、何から始めればよいか分からず困ってしまう人は少なくありません。本記事では、イベント企画の進め方や押さえておきたいポイントなどを解説します。イベント企画のアイデア事例も紹介するので、イベントを企画している人はぜひ参考にしてください。
イベント企画とは
イベント企画とは、イベントを開催する目的やターゲット、開催日時や会場の場所、やり方などを企画することです。「どのようなイベントにするか」「どのように開催するか」といったポイントを、具体的な内容に落とし込んでいく作業であり、イベントを滞りなく進めるための鍵を握っています。また、イベント企画にはイベント当日までの準備だけでなく、開催後のまとめまで含まれます。
イベント企画の目的
ここでは、イベント企画の主な目的を、社内向けイベント・社外向けイベントに分けて解説します。
社内向けイベントの目的
社内イベントとは、自社の従業員や関係者を対象としたイベントのことです。社内イベントの主な目的は、自社の企業理念やブランド価値などを社内に浸透させる「インナーブランディング」です。また、イベントの内容によっては従業員同士のコミュニケーションの促進や、結束の強化などの効果も得られるため、それらを目的に開催されることもあります。
社外向けイベントの目的
社外向けイベントとは、ユーザーや取引先を対象としたイベントのことです。社外向けイベントの主な目的は、ブランドの確立やプロモーションです。自社の商品やサービスの認知度向上や販売促進、取引先との関係性構築などにつなげるために開催されます。
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イベント企画の進め方
イベント企画の基本的な進め方は、次の通りです。
1.目的やターゲットなどを明確化する
2.イベントの内容を決定する
3.イベントの日程や会場を決める
4.イベントを宣伝する
5.イベントの準備を進める
6.イベントを開催する
7.今回のイベントを振り返る
それぞれのステップについて、以下で詳しく解説します。
1.目的やターゲットなどを明確化する
まずは、イベントを開催する目的やターゲット、予算やスケジュールなどを明確にしましょう。目的が決まらないと、そのほかの項目についても検討できないので、目的を最初に明確化することが大切です。
2.イベントの内容を決定する
上記で決めた目的やターゲットに合わせて、具体的なイベント内容を決めましょう。ターゲット層の立場に立って、参加する人に喜んでもらえるようなイベント内容を企画します。
3.イベントの日程や会場を決める
次に、イベントの日程や会場を決定します。その際、参加者層やイベント内容を考慮することが大切です。また、会場を探す際は、必要な設備や機材が整っているか十分確認しておきましょう。
4.イベントを宣伝する
開催日時や場所が決まったら、イベントを告知して参加者を募ります。会社のホームページ社内イントラ、SNS、チラシやメルマガなどの方法がおすすめです。
5.イベントの準備を進める
宣伝を終えたら、イベント当日までの準備を進めます。運営担当者の選定、イベントプログラムや会場のレイアウトの決定など、当日までにやるべきことは多数あります。そのため、開催までのスケジュールを適切に確保し、着実に準備を進めることが大切です。
6.イベントを開催する
どんなに綿密な計画を立てても、イベントがその通りに進むことはそれほど多くありません。「当日は予期せぬトラブルが発生するもの」という前提で、柔軟に対応できるようにしましょう。
7.今回のイベントを振り返る
イベントが終了したら、次回のイベントに活かすための振り返りを行います。参加者にアンケートを実施し、イベントの感想を募ることもおすすめです。
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イベント企画を成功させる6つのポイント
イベント企画を成功させるためには、次の6つのポイントを押さえることが大切です。
ターゲットはなるべく細かく設定する
イベントのターゲットは年齢、性別、家族構成など、できるだけ細かく設定しましょう。ターゲットが事業者の場合は、業種や事業規模などを絞り込みます。どのような人（企業）にイベントを訪れてもらいたいかを明確にすることで、より効果的なイベントを実施できるようになります。
参加者にとってのベネフィットを伝える
イベントを告知する際には、参加者にとってのベネフィットを伝えることが大切です。イベントに参加することで、参加者にとってどのようなメリットがあるのか、なるべく具体的に提示しましょう。
たとえば、セミナーを開催するなら「◯◯のスキルを習得できる」、講演会なら「◯◯さん（著名人）の話を直接聞ける」といった内容を伝えます。その際、前述の通りターゲットを細かく設定しているほど、参加者にとってのベネフィットをより具体的に考えやすくなるでしょう。
内容を盛り込みすぎないよう心がける
イベントの企画段階ではさまざまなアイデアや意見が飛び出してくると思いますが、それらをすべて採用していると、かえってどれも中途半端になってしまう恐れがあります。参加者に伝えたいことや提供したいことを絞り込んで、なるべくシンプルなイベントにしましょう。
関係者には早めに依頼をしておく
せっかくよいアイデアを思いついても、関係者のスケジュールが空いていなければイベントでそれを実現することはできません。そのため、イベントの企画がまとまったら、関係者にはできるだけ早い段階で依頼することが大切です。ただし、依頼のタイミングは関係者が社内の人物なのか、社外の人物なのかによっても異なります。
関係者にはこまめに情報を共有する
イベント開催までの準備期間が長い場合は、イベント関係者とこまめに連絡をとることが重要です。依頼した人や企業を長期間放置してしまうと、先方に不安を与えかねません。また、お互いの状況が見えていないと、突発的なトラブルにも対応しづらくなります。
プランBを検討しておく
ゲストの体調不良や悪天候などに備えて、プランBを準備しておくと安心です。代替案というよりも、トラブルが起きたときの対応方法というイメージで問題ありません。たとえば、ゲストが体調不良で欠席する場合は、「SNSで告知する」「チケットの払い戻しに対応する」などの対応が考えられます。
臨機応変に対応できるよう、「◯◯の場合はこうする」といったように、対応をケース別にまとめておくことをおすすめします。
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イベント企画で作成すべき書類
イベント企画においては、「企画書」や「運営マニュアル」といった書類を作成する必要があります。ここでは、イベント企画で作成すべき書類について解説します。
企画書
上司や経営陣、支援会社などに対して、イベントの理解と承認を得るために作成する書類です。イベントの企画書を作成する際は、5W2Hを意識すると必要な情報をきちんと伝えられます。決まったフォーマットがあるわけではない分、どう書けばよいか迷ってしまう場合はテンプレートを活用すると便利です。
運営マニュアル
イベントの運営メンバーに対して、イベントの全体像や当日の配置、動きなどを共有するための資料です。これらの情報をマニュアル化しておくと、それぞれの役割が整理されてイベントが円滑に進みやすくなります。
イベント企画書を作成する際のポイント
イベント企画書を作成する際は、次のポイントを押さえましょう。
なるべく早めに作成する
イベントの準備は思うように進まないことも多いので、余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。企画書を完成させて承認を受けないことには準備に取りかかれないため、できるだけ早めに作成・提出し、内容を確定させるとよいでしょう。また、早めに取り掛かることでブラッシュアップの時間を確保でき、完成度を高められるというメリットもあります。
自社の特徴を活かした企画にする
イベント企画では、自社の特徴や「らしさ」を大切にする必要があります。競合との差別化を図るため、新規性やストーリー性を意識することも重要です。自社の魅力や強みを明確にし、自社だからこそ開催できるイベントを目指しましょう。
リスクヘッジをアピールする
イベント企画書には、想定されるリスクとその対策も記載しておくことをおすすめします。トラブルを事前に想定しておくことでリスクを最小限に抑えられ、イベントの安全性や信頼性を高められます。また、リスクヘッジをアピールすれば、熱意や責任感を持って取り組んでいることを関係者に伝えやすくなるでしょう。
KPIを設定する
イベントを企画する際には、イベントの成果の測定方法を決めておくことも大切です。そのため、イベント企画書には、参加者数やアンケート結果などの数値目標も盛り込んでおくとよいでしょう。その際、定量的指標と定性的指標を両方とも設定すると、イベントを多角的に評価できます。
予算にかかわる部分を明記する
イベントの承認を得るためには、予算と使途の内訳を明記することも重要です。イベントにかかる費用と、イベントによって達成される数値目標（KPI）から費用対効果を算出して記載しましょう。なかでも会場費や広告費は予算に大きくかかわってくるので、会場をリストアップしたり、集客プランの見通しを明記することも大切です。
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イベント企画のアイデア4選
ここからは、イベント企画のアイデアを紹介します。イベントの開催内容を検討する際は、ぜひ参考にしてください。
オンラインイベント
オンラインイベントは開催場所の縛りがなく、参加のハードルも低いので、より幅広い人に参加してもらいやすいというメリットがあります。また、オフラインイベントと比べて運営に必要なスタッフの人数が少ないので、人件費の削減にもつながるでしょう。ただし、イベントによってはオンライン開催が向かないケースもあるので、注意が必要です。
ゲスト講演
芸能人やインフルエンサー、著名人などを招いたゲスト講演は集客効果が高く、より多くの人に参加してもらいやすくなります。また、知名度の高い人物を起用することで、会社や商品のブランディングにもつながります。
参加者同士の交流イベント
参加者同士のコミュニケーションを重視したイベントは、同じような属性や悩みを持つ人と交流できるので、参加者にとってもメリットが大きいといえるでしょう。ただし、消極的な参加者が多い場合は交流が盛り上がりづらいので、ターゲットの属性をよく検討することも重要です。
お土産つきのイベント
イベント限定のノベルティグッズや、新商品のサンプルなどのお土産をつけることもおすすめです。参加者にとってのベネフィットが分かりやすく、集客効果が高まります。
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まとめ
イベントを企画する際には、ターゲットを細かく絞り込み、参加者にとってのベネフィットを考えることが大切です。ただし、内容を盛り込みすぎると中途半端なイベントになってしまう可能性があるので、ときには取捨選択も必要です。
また、イベント企画では、企画書や運営マニュアルなどの書類を作成する必要があります。どちらもイベントを成功させるためになくてはならない書類なので、必要な情報を漏れなく記載しましょう。特に、会場の利用費は予算に大きく左右するので、企画書できちんと明記しておくと社内での承認を得やすくなります。
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