こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。
職場で初めて講演会を開くことになった場合、会場のレイアウトについても検討することになるでしょう。
本記事では、講演会にはどのようなレイアウトのパターンがあり、適したものはどれかなどを、会場レイアウトの例やその工夫を交えて解説します。会場レイアウトを考える際のポイントについても解説するため、ぜひ参考にしてください。
講演会会場レイアウトに関する基礎知識
講演会会場のレイアウトを検討する前に、まずは基礎知識を把握しましょう。
講演会会場レイアウトとは
レイアウトは、講演会会場全体の配置のことです。会場設営を考える際には、どこに、なにを、どのように配置するかそれぞれ決めていく必要があります。また、参加者の座席やテーブル、受付などの配置場所も会場レイアウトを考える際に決めます。レイアウトを決めるには、講演会の内容や目的を踏まえるとよいでしょう。
講演会会場レイアウトに必要なもの
講演会の会場レイアウトに必要なものは、開催規模や講演内容によって異なります。テーブルは、講演会で配置物の1つとして取り入れられることが多いです。その他、必要に応じて、椅子やパーテーション、スクリーンやプロジェクター、受付台やホワイトボードなどの準備も考えましょう。
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講演会会場レイアウトの重要性
レイアウト決めが講演会の準備において重要な理由は、使用する会場の広さや、テーブルの配置は、参加者の心理に大きな影響を与え、講演会の質を左右するからです。そのため、目的に合った会場レイアウトを構築すれば、参加者のコミュニケーションを促進したり、集中力や快適性を高めたりできるでしょう。
講演会会場レイアウトの具体例
講演会会場のレイアウトには、どのようなパターンがあるのでしょうか。一般的に用いられることの多い7パターンを紹介するため、目的にあったものがどれかを検討するのに役立ててください。
シアター
シアター形式とは、演壇やステージに向かって同じ方向に椅子を並べる形態のことです。
なお、シアター形式ではテーブルの配置はしません。椅子のみを配置するため、座席間隔の調整次第では大人数を収容できるようにもなります。ただし、場合によっては参加者がメモを取ることもあるため、その際はテーブルつきの椅子を用意したり、バインダーを配布したりするなどの配慮が必要です。
スクール
スクール形式とは、教室のようにテーブルと椅子を同じ向きに並べる形態です。シアター形式とは異なり、テーブルがあるため参加者がメモを取りやすいのが特徴です。ただし、参加者全員分のテーブルを配置しなければいけないため、シアター形式に比べて、収容人数が少なくなることも踏まえて検討する必要があります。
アイランド
アイランド形式は、テーブルを複数合わせて島をつくり、その周囲に参加者が向かい合って座る形態で、島型形式とも呼ばれています。
参加者同士が顔を見合わせながら会話できるため、グループでのディスカッションやワークショップがプログラムに含まれている場合、この形態が適しています。ただしアイランド形式を採用する場合は、どこの席からでも講師やスクリーンが見えるように、島の配置を考える必要があります。
コの字
コの字型とは、テーブルをカタカナのコの形に配置する形態です。コの字型のレイアウトは、講師と参加者や、参加者同士のコミュニケーションが取りやすいことが特徴です。講師はコの形の内側を移動でき、コの字の空いている辺には、ホワイトボードやプロジェクターなどを配置できます。そのため、コの字型は、少人数から中規模の講演会に適しています。
ロの字
ロの字型は、テーブルをカタカナのロの形に配置する形態です。椅子はロの形の外側に配置するため、参加者は全員中央に向いて座り、互いの顔を視認できます。ロの字型のレイアウトは、ロの形の中央がデッドスペースとなるため、ある程度広い会場が必要です。このレイアウトで進める場合は、広さにゆとりのある会場選びをしましょう。
対面形式
対面形式とは、長方形にテーブルを配置して、参加者が2手に分かれて向かい合って座る形態です。参加者は、長方形の短辺には座りません。
対面形式のレイアウトでは、参加者同士での議論が可能なため、ディスカッションなどがプログラムに含まれる場合に用いられます。参加者の人数が多い場合、端同士のコミュニケーションが難しくなるため、小規模な会場に適しているでしょう。
聖餐形式
聖餐形式は、複数の円卓を配置して、参加者がそれを囲む形に座る形態です。同じ円卓内だけでなく、ほかの円卓の参加者同士のコミュニケーションも取りやすいため、少人数の講演会に適しています。ただし、会場によっては円卓が用意されていない場合もあります。その場合は、長テーブルで代用するのも検討しましょう。
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投影機器の有無によって講演会のステージレイアウトを工夫する
講演会会場のレイアウトは、講演会の目的に応じて適したものを選ぶのが一般的です。しかし講演会では、資料や映像をプロジェクターやスクリーンを用いて、参加者に見せるケースもあります。その場合は、投影機器のことも配慮して会場を考えなければいけません。
また、参加者側の会場レイアウトだけでなく、講師が登壇するステージ側のレイアウトにも気を配る必要があります。投影する資料がある場合は、舞台のレイアウトも工夫しましょう。
投影機器の有無による講演会のステージレイアウトの工夫例
講演会に投影機器を用いるかどうかによるレイアウトの工夫について、それぞれ解説します。
投影機器あり
投影機器を使用する場合には、ステージの中央にスクリーンを設置します。また、参加者全員の席からスクリーンが見えるよう、設置物がスクリーンを遮らないように配慮した座席の配置も考えましょう。講師の演台は上手（ステージに向かって右側）に配置して、講師がスクリーンと参加者の両方を目視できるように角度を調整しておきます。
投影機器なし
投影機器を使用しない場合は、講師が参加者に見えるようステージの中央に演台を配置するようにします。ホワイトボードを使用する場合は、下手（ステージに向かって左側）に配置するとよいでしょう。ホワイトボードの位置は、演台の影にならないように注意します。また、ステージの光量を調整するために、必要に応じてスポットライトの配置も検討しましょう。
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講演会会場の椅子やテーブルの色も工夫する
使用する会場でテーブルや椅子の種類が選べる場合は、講演会の会場レイアウトだけでなく、テーブルや椅子の色も工夫するとよいでしょう。色彩心理学によれば、色には人を興奮させたり、落ち着かせたりといった心理的な効果が期待できるとされています。そのため、講演会でも目的や内容に適した色を、テーブルや椅子に取り入れてみてもよいでしょう。
講演会会場の椅子やテーブルにおすすめの色
ここでは、講演会に用いる椅子やテーブルのおすすめの色を2パターン紹介します。
赤
赤色は、活発さややる気などを高める色といわれています。また、コミュニケーションの活性化も期待できるでしょう。そのため、講演会のプログラムにディスカッションが含まれる場合は、講演会会場の椅子やテーブルに赤色を取り入れると、活発な議論を期待できます。
青
青色には、心を落ち着かせたり集中力を高めたりする効果があります。また、リラックス効果も期待できるといわれているため、講師の話に集中してほしい場合は、講演会会場の椅子やテーブルに青色を取り入れるとよいでしょう。
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講演会会場レイアウトを考える際のポイント
講演会会場を検討する際には、次の3つのポイントをおさえておきましょう。
備品や什器
講演会を開催する予定の会場で、使用できる什器（椅子やテーブルなど）の数やサイズを把握しておきます。また、その他にも当日必要になる備品を自社で用意するか、会場で借りるかによって、講演会の会場レイアウトを変更しなければならない場合があります。そのため、細かな備品もあらかじめ計画段階でピックアップしておきましょう。
開催目的
レイアウトを考える前の段階で、講演会の開催目的を運営メンバーで明確にしておきましょう。開催目的が明確になっていれば、どのようなレイアウトが最適かどうかがわかり、開催する講演会に適した会場の予約ができるようになります。
会場の面積
講演会の参加者の人数に適した広さの会場かどうかも、事前に確認しておきましょう。会場が参加者の人数に対して狭い場合には、使用できるレイアウトが限定されるため、工夫が必要です。
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講演会の会場レイアウトに必要な会場面積
会場レイアウトに必要な会場面積は、参加者の人数によって決まります。参加者1人に必要な面積は、レイアウト形式によって差はあるものの、一般的に2.5平方メートルとされています。レイアウトごとの適した面積は、次の通りです。
対面やアイランド、コの字形式の場合は、約5名で10平方メートル、約10名で25平方メートルです。また、口の字型であれば、約10名で25平方メートル、約20名で40平方メートル必要と考えておきましょう。
スクール形式の場合は、約20名で40平方メートル、約30名で50平方メートル必要とされており、シアター形式なら約20名で40平方メートル、約50名で70平方メートル必要です。
まとめ
講演会会場のレイアウトは、参加者心理にも大きな影響を与えるため、講演会の質を左右する重要なものです。開催する会の規模や目的に応じて最適なレイアウトを選び、当日滞りなく講演会を開催するために、事前準備も整えておきましょう。
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