【会場選びでイベントは決まる】第8回　会場選びを“感覚”で決めない！プロが使う会場選定評価シート

候補となるイベント会場が3つまで絞れた。

会場Aは、駅から近い。

会場Bは、料金が安い。

会場Cは、雰囲気がいい。

さて、どの会場を選びますか？

イベント会場を比較していると、最後にこの問題にぶつかることがあります。それぞれに長所と短所があり、「なんとなくAが良さそう」という感覚で決めてしまうケースも少なくありません。しかし、会場はイベントの参加者体験や運営効率、さらには予算にも大きく影響します。

だからこそプロのイベント会社では、複数の条件を整理しながら総合的に判断します。今回は、会場選びを**「感覚」から「根拠のある意思決定」へ変える、会場選定評価シートの考え方**をご紹介します。

「一番安い会場」が最適とは限らない

例えば、300名規模の企業カンファレンスを開催するとします。

候補は次の3会場です。

	会場A	会場B	会場C
会場費	100万円	80万円	110万円
駅から	徒歩2分	徒歩10分	徒歩5分
設備	○	△	◎
雰囲気	○	△	◎

金額だけなら会場Bです。しかし、参加者300名が駅から10分歩くことになります。さらに映像・音響設備を追加すると、最終的な費用差が小さくなるかもしれません。

一方、会場Cは最も高いものの、設備が充実していて追加機材がほとんど必要ない可能性があります。つまり、会場費という一つの数字だけでは、本当の価値は比較できないのです。

★ホテル・ホール・貸し会議室など、イベントやセミナーに最適な会場を探す

プロは「評価軸」を決めてから比較する

そこでおすすめしたいのが、会場選定評価シートです。候補会場を同じ評価軸で点数化します。基本となるのは、次の7項目です。

① アクセス

② 費用

③ 会場スペック

④ 設備・機材

⑤ 運営のしやすさ

⑥ 参加者体験

⑦ 会場担当者の対応力

それぞれを5点満点で評価してみましょう。

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① アクセス

単純な「駅からの距離」だけではありません。

・最寄駅からの距離

・駅から迷いにくいか

・複数路線からアクセスできるか

・新幹線駅や空港からアクセスしやすいか

・雨天時でも移動しやすいか

などを確認します。参加者が全国から集まるイベントなら、アクセスの重要度はさらに高くなります。

② 費用

ここで比較するのは、会場費だけではありません。

・基本会場費

・音響、照明、映像

・Wi-Fi

・控室

・設営、撤去

・人件費

・サービス料

などを含めた最終的な総額で比較します。第5回で紹介した「見積書の比較」がここで生きてきます。

③ 会場スペック

参加人数だけでなく、

・天井高

・ステージ

・受付スペース

・控室

・搬入口

・バックヤード

などを確認します。「300名収容可能」と書かれていても、希望するレイアウトで300名入れるとは限りません。

④ 設備・機材

イベントでは、設備の充実度も重要です。例えば、

・スクリーン

・プロジェクター

・音響

・照明

・Wi-Fi

・専用インターネット回線

・配信設備

など。標準設備が充実していれば、追加手配のコストや工数を抑えられる場合があります。

⑤ 運営のしやすさ

ここは、イベント会社が特に重視する項目です。例えば、受付→メイン会場→懇親会場という参加者動線がスムーズか。

また、搬入口→バックヤード→ステージというスタッフ・機材の動線が確保されているか。会場写真では分かりにくいものの、当日の運営効率を大きく左右します。

⑥ 参加者体験

会場を利用するのは運営スタッフだけではありません。最も重要なのは参加者です。

・会場の雰囲気

・座席の快適性

・トイレの数

・休憩スペース

・空調

・館内の分かりやすさ

なども評価しましょう。イベント終了後に参加者が感じる、「参加して良かった」という印象は、コンテンツだけで決まるものではありません。

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⑦ 会場担当者の対応力

前回ご紹介した「良い会場担当者」も評価項目に入れます。

・レスポンスが早い

・説明が分かりやすい

・代替案を提案してくれる

・デメリットも説明してくれる

・イベント当日のことまで考えてくれる

会場スペックが同程度なら、担当者の対応力が最終的な決め手になることもあります。

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社内説明にも使える「評価シート」

会場選定評価シートには、もう一つ大きなメリットがあります。それが社内説明です。イベント担当者が、「私は会場Aがいいと思います」と説明するより、「7項目で3会場を比較した結果、会場Aが最も高い評価になりました」と説明した方が、意思決定の根拠が明確になります。

特に、上司や経営層の承認が必要なイベントでは有効です。会場選びを担当者個人の感覚から、組織としての意思決定へ変えることができます。

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それでも迷ったら、プロに相談

評価シートを使っても、「AとCがほぼ同点になった」「運営のしやすさをどう評価すればいいか分からない」「そもそも候補会場が適切なのか判断できない」ということもあるでしょう。

そんな時は、MICEプラットフォームのコンシェルジュサービスをご活用ください。

イベントの目的や条件をお聞きしたうえで、

・候補会場の選定

・空き状況の確認

・見積取得

・条件整理

・会場比較

・条件調整

・運営視点からのアドバイス

までサポートします。単に会場のスペックを比較するのではなく、**「そのイベントを実際に開催したらどうなるか」**という視点で会場を考えます。

▲会場比較で迷ったら、プロに無料相談

編集部の考察

会場選びで最も避けたいのは、「なんとなく良さそうだったから」という意思決定です。イベントは、一度開催するとやり直せません。

だからこそ、

価格。

アクセス。

設備。

運営。

参加者体験。

担当者。

さまざまな視点から比較し、選んだ理由を説明できる状態にしておくことが重要です。そして、判断に迷った時は、すべてを自分で抱える必要はありません。「自分で比較する」と「プロに相談する」を上手に使い分ける。それも、イベント担当者に必要な会場選びのスキルではないでしょうか。

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編集部の考察

会場選びで最も避けたいのは、「なんとなく良さそうだったから」という意思決定です。

イベントは、一度開催するとやり直せません。だからこそ、

価格。

アクセス。

設備。

運営。

参加者体験。

担当者。

さまざまな視点から比較し、選んだ理由を説明できる状態にしておくことが重要です。そして、判断に迷った時は、すべてを自分で抱える必要はありません。「自分で比較する」と「プロに相談する」を上手に使い分ける。それも、イベント担当者に必要な会場選びのスキルではないでしょうか。

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