【BizMICEアカデミー 第7回】イベント企画書の作り方〜社内を動かし、イベントを成功へ導く企画書作成のポイント

イベントを開催するためには、まず企画を社内で承認してもらう必要があります。どれだけ良いアイデアでも、その魅力や目的が関係者に伝わらなければ、イベントは前に進みません。そこで重要になるのが「イベント企画書」です。

企画書は単なる資料ではなく、イベントの目的や価値を共有し、関係者を同じ方向へ導くためのコミュニケーションツールでもあります。今回は、イベント担当者が押さえておきたい企画書作成の基本について解説します。

イベント企画書の役割とは？

イベント企画書には、大きく3つの役割があります。

① 社内承認を得る

イベントには予算や人員、時間が必要です。企画書は、「なぜ開催するのか」「どのような成果を期待するのか」を経営層や関係部署に説明するための重要な資料となります。

② 関係者との共通認識をつくる

イベントには、社内メンバーだけでなく、制作会社や会場、運営スタッフなど多くの関係者が関わります。企画書があれば、全員が同じ目的やゴールを共有しながら準備を進めることができます。

③ イベントの軸をぶらさない

準備が進むにつれて、新しいアイデアや要望が次々と出てきます。その際、「このイベントの目的は何だったか」を立ち返る基準となるのが企画書です。

企画書に必ず入れたい7つの項目

① イベント概要

• イベント名
• 開催日時
• 開催場所
• 開催形式（リアル・オンライン・ハイブリッド）

まずはイベントの基本情報を整理します。

② 開催目的

企画書の中で最も重要な項目です。

例えば、

• 新規顧客の獲得
• ブランド認知向上
• 社員エンゲージメント向上
• 既存顧客との関係強化

など、具体的に記載しましょう。

③ ターゲット

誰に参加してほしいイベントなのかを明確にします。ターゲットが具体的であるほど、企画内容や集客施策にも一貫性が生まれます。

④ コンテンツ

当日のプログラムや講演内容、体験コンテンツなどを整理します。「何を伝えるか」だけでなく、「参加者にどのような体験を提供するか」という視点も重要です。

⑤ KPI・成果目標

成果を測るための指標も事前に設定します。

例えば、

• 参加人数
• 来場率
• アンケート満足度
• 商談件数
• SNS投稿数

など、イベントの目的に合わせて設定しましょう。

⑥ スケジュール

準備から開催、振り返りまでのスケジュールを記載します。

開催日だけではなく、

• 集客開始
• 制作物完成
• リハーサル

など、重要なマイルストーンを整理することが大切です。

⑦ 予算

イベントに必要な費用をまとめます。

• 会場費
• 制作費
• 運営費
• 広報費
• ケータリング

など、項目ごとに整理すると管理しやすくなります。

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「伝える企画書」を意識する

企画書は情報を並べるだけではありません。読み手が、「このイベントを実施したい」と思える内容であることが重要です。

そのためには、

• 図表を活用する
• 写真やイメージを入れる
• 文章を簡潔にする
• 数字で根拠を示す

など、視覚的な工夫も効果的です。

企画書は一度作って終わりではない

イベント準備が進むにつれて、登壇者の変更やスケジュールの調整など、企画書も更新が必要になります。最新版をチーム全員で共有することで、認識のズレを防ぎ、スムーズな準備につながります。

編集部より

イベント企画書は、単なる社内提出資料ではありません。イベントの目的や方向性を整理し、関係者全員が共通認識を持つための「プロジェクトの設計図」です。

近年では、企画書だけでなく、タスクやスケジュール、資料をクラウド上で一元管理する企業が増えています。

イベントプロジェクト管理ツール「MICE Joy」では、イベント情報を入力するだけでAIがワンクリックでイベントスケジュール（WBS）を自動生成。企画書で決めた内容をもとに、タスク管理や進捗管理、資料共有まで一元化できるため、チーム全員がリアルタイムで情報を共有しながらプロジェクトを推進できます。

優れた企画書は、イベントを成功へ導く第一歩です。そして、その企画を確実に実現するためには、情報共有とプロジェクト管理の仕組みづくりも欠かせません。

BizMICEでは今後も、イベント担当者の皆さまが実務で役立つ知識やノウハウを、BizMICEアカデミーを通じてお届けしてまいります。