【イベント担当になりまして。】Vol.15 交流会なのに、交流が生まれない

本連載は、企業イベントの担当者になった主人公・相原美咲が、数々の失敗や予期せぬトラブルを乗り越えながら成長していくビジネス小説です。登場する企業・人物・イベントはフィクションです。

「参加者が、会社ごとに固まったままです」

インカムから届いた報告に、美咲は懇親会場を見渡した。

青嶺テクノ創立30周年記念イベント。

第一部の記念式典は、登壇者の到着遅延というトラブルを乗り越え、無事に終了した。

時刻は19時10分。

隣接する会場では、立食形式の懇親会が始まっていた。

中央の料理台には色鮮やかな料理が並び、ドリンクカウンターではスタッフがグラスを手渡している。

照明も音楽も、事前に計画した通りだった。

会場内には、参加者の楽しそうな声が広がっている。ff

一見すれば、順調な懇親会だった。

しかし、美咲には違和感があった。

同じ会社の参加者同士。

以前から付き合いのある取引先同士。

青嶺テクノの社員同士。

どこを見ても、知っている人だけで小さな輪ができていた。

名刺交換をしている人はいる。

だが、挨拶を交わすと、すぐに元のグループへ戻ってしまう。

「交流会なのに、新しい交流が生まれていない……」

美咲は小さくつぶやいた。

「会話がある」と「交流が生まれる」は違う

創立30周年記念イベントの目的の一つは、青嶺テクノを支えてきた取引先や社員をつなぎ、次の10年に向けた関係をつくることだった。

参加者が料理を楽しみ、知人と会話をするだけなら、懇親会としては成立している。

しかし、それだけでは「新しい関係をつくる」という目的を達成したことにはならない。

「料理もドリンクも問題ないですよね」

佐伯が、美咲の隣に立った。

「うん。運営上は順調。でも、このままだと、知っている人と話して終わる」

「交流って、自然に起きるものじゃないのか？」

「私も、そう思ってた」

美咲は会場を見ながら答えた。

同じ会社の人が近くにいれば、そこへ集まる。

話したことのない相手へ、自分から声をかけるのは勇気がいる。

役職が離れていれば、なおさらだ。

参加者を同じ会場へ集めても、会話を始める理由までは生まれない。

交流を目的にするなら、主催者が最初のきっかけをつくらなければならないのだ。

美咲が決めた「10分間の交流作戦」

懇親会の終了予定は20時30分。

残り時間は、まだ1時間以上ある。

美咲はMICE Joyを開き、会場内の運営メンバーへメッセージを送った。

「19時25分から10分間、交流促進のアナウンスを入れます。運営スタッフの役割を一部変更します」

美咲は、スタッフを三つの役割に分けた。

1．つなぎ役

会場内を回り、参加者同士を紹介する。

2．会話サポート役

一人でいる参加者や、会話に入りにくそうな参加者へ声をかける。

3．会場運営役

料理、ドリンク、導線など、通常の運営を継続する。

これまでのスタッフの役割は、受付、誘導、料理台の案内、空いたグラスの回収などが中心だった。

だが、美咲はその一部を「人と人をつなぐ役割」へ切り替えた。

つなぎ役には、参加者の会社名、業種、青嶺テクノとの関係を確認できる資料を共有した。

ただし、必要以上の個人情報は表示しない。

スタッフが確認するのは、「誰と誰を紹介すると会話が生まれそうか」という最低限の情報だけだ。

さらに、美咲は会話のきっかけとなる三つの質問を用意した。

• 青嶺テクノとの最初の仕事は何でしたか
• この30年間で、最も変わったと感じることは何ですか
• これから青嶺テクノと挑戦したいことは何ですか

「この質問を、会場スクリーンにも出せる？」

美咲は映像担当者に尋ねた。

「シンプルな画面でよければ、10分ほどで用意できます」

「お願いします。回答を発表してもらう必要はありません。会話を始めるきっかけにしたいんです」

MICE Joy上で、映像制作、司会アナウンス、スタッフ配置変更のタスクが更新された。

誰が、いつ、どこで、何をするのか。

懇親会の途中で生まれた対応だったが、変更内容は一か所にまとめられた。

「交流してください」では、人は動かない

19時25分。

司会者がステージへ上がった。

「皆さま、ここで少しだけ、青嶺テクノの30年をつなぐ時間を設けたいと思います」

会場内の会話が、少しずつ静かになる。

スクリーンに、三つの質問が映し出された。

「お近くに、まだお話しされたことのない方はいらっしゃいますか。ぜひ一つの質問をきっかけに、青嶺テクノとの思い出や、これからについてお話しください」

美咲は、参加者の表情を見た。

すぐに動く人は少なかった。

スクリーンを見て、周囲を見回し、どうしようかと迷っている。

やはり、アナウンスだけでは不十分だった。

そのとき、つなぎ役のスタッフが動き始めた。

「失礼いたします。こちらの方は、青嶺テクノの創業当初から製造設備を支えてくださっている方です」

スタッフが、ベテランの取引先担当者を、青嶺テクノの若手技術者へ紹介する。

別の場所では、一人で料理を見ていた参加者へスタッフが声をかけた。

「地域連携のプロジェクトにご関心があると伺いました。同じテーマに取り組んでいる方をご紹介してもよろしいですか」

最初は短い挨拶だった。

しかし、スクリーンに表示された質問が、次の言葉を生んだ。

「青嶺テクノさんとの最初の仕事は、30年近く前でした」

「そのころは、どんな製品をつくっていたんですか？」

「今とはまったく違いますよ。図面も全部、紙でしたから」

若手技術者が、身を乗り出して話を聞いている。

別のグループでは、取引先企業の担当者同士が、次世代技術について話し始めていた。

会話の輪が少しずつ組み替わっていく。

会社ごとに固まっていた会場に、斜めのつながりが生まれ始めた。

社長も「つなぎ役」になる

美咲は、黒田社長の姿を探した。

社長は、役員や主要取引先に囲まれていた。

重要な挨拶の場ではある。

しかし、社長が同じ人たちと話し続けていれば、参加者も知人同士で固まったままになる。

美咲は高橋へ相談した。

「黒田社長にも、若手社員と取引先をつないでいただけないでしょうか」

高橋は一瞬考えたあと、うなずいた。

「分かった。社長には私から伝える」

数分後、黒田社長が若手社員のグループへ歩み寄った。

「こちらは、創業当時から物流を支えてくださった方だ。今の青嶺テクノがあるのは、この方々のおかげなんだよ」

社長自身が紹介役になると、会場の空気が変わった。

役員たちも、知っている人同士で話すのをやめ、周囲の参加者を紹介し始めた。

主催者側の行動は、そのまま会場全体へのメッセージになる。

「今日は、新しい人と話していい場所なのだ」

その空気が伝わると、参加者は少しずつ自分から動き始めた。

交流は「偶然」ではなく「設計」できる

19時45分。

予定していた10分間の交流促進は終わっていた。

しかし、参加者の会話は続いていた。

スクリーンには通常のイベント映像が戻り、司会者から追加の呼びかけもしていない。

それでも、先ほど紹介された人同士が名刺を交換し、別の参加者を会話へ招き入れている。

「さっきと、全然違うな」

佐伯が言った。

「質問を三つ出しただけなのに」

「質問だけじゃないよ」

美咲は答えた。

「スタッフが最初の一人を紹介して、社長や役員も動いたから。きっかけがあれば、その後は参加者同士で会話を広げてくれる」

イベント担当者が、すべての交流をつくることはできない。

だが、最初の一歩を踏み出しやすくすることはできる。

誰に話しかければよいか分からない。

何を話せばよいか分からない。

会話に入ってよいのか分からない。

その三つの不安を小さくすれば、人は動き始める。

交流は、参加者任せの偶然ではない。

会場の配置、問いかけ、紹介役、主催者の行動によって設計できるものなのだ。

20時30分、イベント終了

懇親会の終了時刻を迎えた。

司会者が閉会を告げても、会場のあちこちで会話が続いていた。

名刺を交換する人。

次回の打ち合わせを約束する人。

記念撮影をする人。

受付から始まった長い一日が、ようやく終わろうとしていた。

美咲は会場出口に立ち、参加者を見送った。

「今日は来てよかったです」

「懐かしい人にも、新しい人にも会えました」

「次のプロジェクトについて、面白い話ができました」

参加者から届く言葉に、美咲は何度も頭を下げた。

最後の参加者を見送ったあと、美咲は誰もいなくなった会場を見渡した。

大きな事故はなかった。

式典も懇親会も、予定時刻内に終わった。

参加者の表情も明るかった。

「終わった……」

美咲が椅子へ座ろうとしたとき、高橋が近づいてきた。

「相原さん、お疲れさま。社長も喜んでいたよ」

「ありがとうございます」

「ただ、週明けの役員会で、今回の結果を報告することになった」

「結果、ですか？」

「参加者が何人来たかだけじゃない」

高橋は続けた。

「このイベントに800万円をかけて、青嶺テクノにどんな成果があったのか。経営陣へ説明してほしい」

美咲は、言葉を失った。

参加者は笑顔だった。

会場も盛り上がった。

大きなトラブルも乗り越えた。

それでも、それを「成果」としてどう説明すればよいのかは分からない。

イベントは終わった。

だが、担当者の仕事はまだ終わっていなかった。

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今回の学び

人を集めるだけでは、交流は生まれない

懇親会や交流会では、参加者が同じ空間に集まれば、自然に新しい関係が生まれると思われがちです。

しかし実際には、多くの参加者が知人や同じ会社の人と固まります。

交流を促すためには、次のような設計が必要です。

• 会話を始めるための質問やテーマを用意する
• スタッフに「人をつなぐ役割」を持たせる
• 一人でいる参加者へ自然に声をかける
• 参加者の関心や属性を基に紹介する
• 社長や役員が率先して紹介役になる
• 強制せず、参加しやすい短いきっかけをつくる
• スタッフ間で役割変更をリアルタイムに共有する

交流会の成功は、会話の量だけでは決まりません。

これまで接点のなかった人同士に、次の行動へつながる関係が生まれたかどうかが重要です。

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次回予告

Vol.16「成功したのに、成果を説明できない」

参加者は笑顔で帰り、イベントは無事に終了した。

しかし美咲は、経営陣から「800万円をかけた成果」を問われる。

参加人数、満足度、名刺交換、商談のきっかけ、社内エンゲージメント。

イベントの価値は、何を、どのように測ればよいのか。

美咲は初めて、イベントを経営の数字で考えることになる。