こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。
職場で初めてイベントを開催することになったものの、どのように会場選びをすればよいか分からないという人もいるでしょう。
本記事では、イベント開催を検討している人に向けて、イベント会場のレンタル費用について解説します。イベント会場選びのポイントや、レンタル費用を抑える方法なども解説するため、ぜひ企画の参考にしてください。
レンタルできるイベント会場の種類
イベントを開催する際にレンタルできる会場には、屋内から屋内までさまざまなものがあります。以下では、主な6つについて解説します。
公民館などの公共施設
公民館や文化会館などの公共施設は、自治体が運営していることもあり、イベント会場のなかでも比較的安価に借りられる場所です。そのため、民間の施設をレンタルするよりも、会場費を削減できるでしょう。
設備がそろっていなかったり建物が古かったりする場合もありますが、バリアフリー対応は充実していることが多いのが特徴です。ただし、イベント会場が市外や県外にある場合は、会場費が変わるケースもあるので、確認が必要です。
民間の貸し会議室
民間の貸し会議室は部屋の大きさもさまざまで、選択肢の幅が広いのが特徴です。会場によって費用は異なりますが、用途に応じて選べるため、幅広いイベントを開催できます。また、備品や設備が充実している会場も多いです。
カンファレンスセンター
カンファレンスセンターとは、会議や大規模なイベントを開催するために設計されている、最新の施設です。会議室や講堂のほか、多目的に使用できる部屋などが用意されているため、イベントの内容に合わせた場所を借りられます。
ホテル
ホテルはボールルームや会議室など、幅広い部屋を用意していることが多く、内装も民間の貸し会議室よりも豪華である場合が多いのが特徴です。また、ケータリングを提供しているホテルもあるため、長時間になるイベントや飲食を伴うイベントを開催する際に使い勝手のよい会場といえるでしょう。
飲食店
カフェやバー、レストランなどの飲食店も、店舗によってはイベント会場として利用できる場合があります。店舗によりルールはさまざまですが、営業時間外や休業日にイベント会場として、利用できる場合も少なくありません。
飲食店でのイベント開催は、カジュアルな雰囲気の場合に用いられることが多く、利用料金は店の評判や立地で異なります。高級レストランの場合は、レンタル費用が高額になる可能性もあるため、問い合わせてみましょう。
庭園や公園
庭園や公園、建物の屋上などをイベント会場として利用する場合もあります。屋外の会場を利用する場合は、開放的な空間でイベントができるため、会の内容によっては雰囲気を良くする要素にもなるでしょう。ただし、天候の影響を受けやすいため注意が必要です。
セミナーやイベントの会場予約・ご相談はMICE会場マッチにお任せ！
＼カンタン1分！登録料・利用料無料／
イベント会場のレンタルの費用を決める要素
イベント会場のレンタル費用は、会場によってさまざまですが、主にどのような要素によって金額が変動するのでしょうか。ここでは、イベント会場のレンタル費用を決める要素について解説します。
広さや収容人数
収容人数が多く広いイベント会場は、狭いイベント会場よりも利用料金が高くなります。そのため、イベントの来場者数を正確に予想し、人数に対して広すぎる会場を押さえてしまうと、無駄なコストになる恐れがあります。事前にイベントの規模を明確にして、適切な広さのイベント会場を選ぶことが重要です。
立地
広さに加えて、立地も会場のレンタル料金に大きく影響します。アクセスの良さや話題のスポットなど、人気の場所にあるイベント会場をレンタルする場合には、人気がないエリアのイベント会場に比べて、費用が高くなる傾向があります。
設備
イベントにプロジェクターや音響設備、椅子、テーブルなどが必要な場合は、イベント会場の機材や設備の利用料金も確認が必要です。また、設備を提供するイベント会場は、利用料金が高くなるケースがあります。
必要のない備品代も含めた会場費である場合や、不要な備品もレンタルしてしまうと不要なコストをかけることになるため、事前に使用する備品も把握しておくとよいでしょう。
季節や時間帯
週末などの休日やイベントの多いシーズンでは、イベント会場の需要が高くなるため、レンタル費用が上がる可能性があります。また、結婚式場を利用する際は、結婚式の多い季節だと費用が上がったり、レンタルできなかったりする場合もあるでしょう。
また、時期だけでなく時間帯によって費用が上がるケースもあります。夜間は、通常よりレンタル費用を高く設けている会場もあるため、確認しましょう。
セミナーやイベントの会場予約・ご相談はMICE会場マッチにお任せ！
＼カンタン1分！登録料・利用料無料／
イベント会場のレンタルに関する追加費用
イベント会場のレンタルでは、次の要素で追加費用が発生するケースもあります。ここでは、イベント会場のレンタルに関する追加費用について解説します。
セキュリティ対策
イベント会場によっては、来場者の安全を確保するために、セキュリティ対策を義務付けているケースもあります。イベント会場のセキュリティとは、会場内の巡回や金属探知機による所持品検査、イベントに無関係な通行者の規制などのサービスが挙げられます。
ケータリング
ケータリングとは、飲食物の提供やレイアウトのセッティング、後片付けなどが提供されるサービスのことです。このようなサービスが必要な場合、イベント会場にケータリングのバーサービスがない場合は、外部に委託するための別途費用が必要になる可能性があります。
イベントの成否は会場選びにかかっている
イベント開催で必要なコストのうち、会場費は大きなウエイトを占めます。また、イベント会場は一度予約してしまうと、キャンセルができなかったり、イベント開催を周知してしまっていたりするなどの理由で、後々変更することが難しい場合がほとんどです。そのため、イベントの成否は会場選びに大きく影響されます。
企画段階からイベント会場選びを始めると、イベントの内容に適した会場を確保できるため、イベントを開催する際の会場選びは重要なポイントです。
イベント会場のレンタル先を選ぶポイント
イベント会場のレンタル先を決めるにあたって、適切な場所を選定するポイントは、以下のとおりです。
アクセス
イベント会場から最寄りの駅までの所要時間や、交通機関の有無を確認しましょう。また、他県からの来場者が多い場合は、空港までのアクセス確認も必要です。社外イベントの場合、アクセスが悪いと来場者の満足度が低くなってしまうため、来場者の交通手段などを踏まえた会場選びが重要です。
スタッフ
イベント会場に常駐するスタッフの有無や、対応の質について確認しておきましょう。特に、プロジェクターや音響設備を利用する場合は、機材の取り扱いに慣れた常駐スタッフがいると安心です。
感染症対策
コロナ禍と比較して、感染症対策の重要性は緩和されてきていますが、イベント会場側でどのような感染症対策を実施しているかも、確認しておくとよいでしょう。社外イベントの場合は、感染症対策に関する情報が公開されているイベント会場を選ぶことで、来場者が安心してイベントに参加できるようになります。
設備
イベントをスムーズに進行するためには、設備環境が整っているかも重要なポイントです。予約前にレンタルしたい会場にプロジェクターや音響設備、椅子やテーブル、Wi-Fiなど、イベントの開催に必要な設備が用意されているかを確認しておきましょう。また、無料レンタルできる設備もあるかどうか確認しておくと、予算調整もできて不要なコストを抑えられます。
レイアウト
会場のレイアウトが、イベントの内容に合っているかどうかも事前に確認しておくポイントです。会場のレイアウトによっては、イベントに必要な展示物をうまく配置できなかったり、壇上が見えなかったりしてしまうトラブルになる恐れがあります。
オプションサービス
イベント開催を成功させるためには、レンタルする会場に補助するサービスがあるかどうかも重要になります。会場によっては、来場者の送迎や司会者の派遣などのサービスが受けられる場合があり、よりスムーズなイベントの進行ができたり、社内の手間を省けたりします。
セミナーやイベントの会場予約・ご相談はMICE会場マッチにお任せ！
＼カンタン1分！登録料・利用料無料／
イベント会場のレンタル費用を抑える方法
イベント開催にかかるコストで、大きなウエイトを占める会場のレンタル費用を、少しでも抑えたい場合には、どのような工夫ができるのでしょうか。ここでは、イベント会場のレンタル費用を抑える方法を解説します。
キャンペーンの活用
イベント会場によっては、利用料金の割引キャンペーンが開催されている場合があります。キャンペーン価格の適用には、一定期間の利用が必要であったり、初回限定であったりするなど、条件はさまざまです。あらかじめキャンペーンを設けている会場を調べ、適用条件も確認して検討してみましょう。
早期予約やオフシーズンの開催
イベント会場によっては、早期予約すると、通常より安く利用できる場合があります。また、予約の入りづらいオフシーズンや平日などのタイミングで、イベント会場をレンタルすると、通常価格よりも安く借りられる場合があるため、会場費を抑えられるでしょう。
スポンサーシップの活用
イベントの会場費用を抑える手段には、スポンサーシップを活用して会場費を抑える方法もあります。スポンサーから資金提供を受けるには、スポンサー企業の名前やロゴをイベントポスターに載せたり、企業ブースを設けたりします。検討する場合は、開催するイベントにスポンサーを募れるか、主催者や責任者に確認してみましょう。
セミナーやイベントの会場予約・ご相談はMICE会場マッチにお任せ！
＼カンタン1分！登録料・利用料無料／
まとめ
屋内から屋外まで、レンタルできるイベント会場はイベントの用途によってさまざまです。また、イベント開催で会場のレンタル費は、大きなコストになるため、イベントの規模や開催の趣旨に合わせて、適切な会場選びをしましょう。
社内でイベント開催を検討する際、会場選びにはMICE会場マッチをご利用ください。高級ホテルのバンケットから貸し会議室、おしゃれなスペースまで、イベントの目的に合った会場を簡単に検索・比較・予約が可能です。
デジタル予約で会場を押さえられるため、運営の工数削減にもつながります。会場ごとの折衝状況は、MyPageから把握でき、予約までがスムーズに行えます。困ったときは、カリスマイベンターによるサポートもご利用いただけます。
セミナーやイベントの会場予約・ご相談はMICE会場マッチにお任せ！
＼カンタン1分！登録料・利用料無料／
