こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。
イベントを開催する上で、会場のインターネット環境をどのようにするかは重要な問題です。多くのイベントでは、インターネット環境を構築する際にフリーWi-Fiを導入していますが、その場合どのようなメリットを得られるのでしょうか？
本記事では、イベント会場にWi-Fiを導入するメリットや方法を解説します。
イベント会場にWi-Fiを導入するメリット
イベント会場にWi-Fiを導入すると、次のようなメリットを期待できます。
・配線管理の負担が軽減される
・来場者への情報発信に役立つ
・その場で情報を拡散してもらいやすい
・インバウンド対応の強化につながる
・来場者のデータを収集できる
それぞれのメリットについて、以下で詳しく解説しましょう。
配線管理の負担が軽減される
イベント会場にインターネット環境を構築する方法はいくつかあります。例えば、近くの施設からLANケーブルを引っ張ってくるという方法も選択肢の1つです。
しかし、イベント会場に有線LAN環境を構築するためには、複雑な配線管理が必要です。一方、Wi-Fiなら無線でインターネットに接続できるため、煩わしい配線管理に悩まされる心配がありません。また、ケーブルが減ることで、会場内の見栄えも向上するでしょう。
来場者への情報発信に役立つ
Wi-Fi環境の整備は、来場者や出展者の満足度向上につながります。
リダイレクト機能を活用すれば、来場者がWi-Fiに接続したときに、自動的に任意のURLに遷移させることも可能です。イベントの会場マップや特設サイトなどへ自然に誘導でき、ブースやエリアに訪れるきっかけづくりに使えるでしょう。
イベントタイプが展示会なら、ブースごとにWi-Fiを設置して個別の紹介ページに誘導する、などアイデア次第でさまざまな使い方ができます。
その場で情報を拡散してもらいやすい
イベント会場にフリーWi-Fiがあれば、来場者は通信制限を気にすることなく、インターネットを利用することが可能です。
来場者がそれぞれモバイルルーターなどを持ち込むと、通信が混雑して電波干渉が起こり、インターネットにつながりにくくなることがあります。その点、フリーWi-Fiが整備されていれば、大勢が同時にインターネットを利用しても不便を感じにくいでしょう。
また、SNSやブログも気兼ねなく閲覧できるので、その場でイベントの情報を発信してもらえる可能性が高まり、集客効果アップも期待できます。
インバウンド対応の強化につながる
訪日外国人にとって、日本という海外の国でインターネットを利用することは、ハードルが高いものです。イベント会場にWi-Fiを導入することは、インバウンド対応を強化することにもつながります。
外国語に対応したページ準備がされていれば、会場にフリーWi-Fiがあることで、アクセスしてもらいやすくなるでしょう。
来場者のデータを収集できる
Wi-Fiに接続する際にアンケートを実施すれば、来場者の属性情報を取得できます。また、どのエリアで、どの時間帯にWi-Fiを利用している人が多いかといった情報を把握することも可能です。
混雑状況の解析や、効果的なマーケティング施策の考案など、次回のイベント開催に向けて役立つ情報を収集できるでしょう。
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イベント会場でWi-Fiを使えるようにする方法
イベント会場でWi-Fiを使えるようにする方法としては、以下のようなものが考えられます。
光回線を引く
自宅やオフィスに光回線を導入するときと同じように、イベント会場に光回線を引く方法です。
初期費用も月額料金もかかるため、費用が高額になりがちです。会場を借りる場合は、撤去の手続きも必要となります。
会場の管理者の承諾を得る必要もあり、仮に検討しても断られるケースもあるかもしれません。
レンタルWi-Fiを利用する
Wi-Fiルーターをレンタルする方法です。費用もそこまで高額ではなく、手軽に導入できる点がメリットです。
レンタルできるWi-Fiルーターには、電源につなぐだけで使用できるタイプと、電源いらずで持ち運び可能なタイプとがあります。地下ではつながりにくい場合があるので、事前に実機でテストしておくとよいでしょう。
イベント会場のWi-Fiを使う
イベント会場によっては、もとからインターネット環境が用意されている場合もあります。会場によって無料で使える場合もあれば、有料の場合もあるでしょう。
多くの人がアクセスすることで、回線が混雑して遅延する場合があるので、コスト面だけでなくデータ容量などを確認しておくと安心です。
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イベント会場にはレンタルWi-Fiがおすすめ！その理由とは？
イベント会場にWi-Fiを導入するなら、レンタルWi-Fiがおすすめです。ここからは、レンタルWi-Fiがおすすめの理由を詳しく解説します。
工事不要で手軽に導入できる
レンタルWi-Fiは回線を敷設する必要がないので、工事不要で手軽に導入できます。
Wi-Fiルーターを受け取り、電源を入れてIDやパスワードを入力するだけ利用できるので、難しい設定もなく使い方も簡単です。ルーターごとにIDとパスワードが設定されるので、セキュリティ面での安全性も高いといえます。
屋内でも屋外でもWi-Fiを利用できる
持ち運び可能なWi-Fiルーターなら、屋内でも屋外でも、場所を気にせずWi-Fiを利用できます。
屋内と屋外のどちらか一方はもちろん、両方にインターネット環境を構築したい場合にもおすすめです。電源を入れればどこでも使えるので、場所の移動にも柔軟に対応できます。
会場の通信状況が悪くても安心
イベント会場側がWi-Fiを用意している場合でも、多くの人が集まるとそのエリアの通信帯域が混雑し、インターネットにつながりにくくなることがあります。
レンタルWi-Fiがあれば、会場の通信状況が悪い場合でも、インターネットをスムーズに利用可能です。インターネットを介してプレゼンやデモンストレーションを実施する場合も、通信が不安定になることで進行が止まるリスクを低減できます。
手軽に導入できるので、万が一の備えとしてもおすすめです。
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レンタルWi-Fiを選ぶ際のチェックポイント
レンタルWi-Fiを提供しているサービスはさまざまです。サービスを選ぶ際は、以下のポイントをチェックしましょう。
対応エリア
レンタルWi-Fiは、モバイル回線を使用して端末をインターネットに接続しています。モバイル回線の電波が届かないと圏外になってしまうため、イベント会場が対応エリアに含まれているか事前にチェックしましょう。
同時接続台数
Wi-Fiルーターに同時接続できる台数は、機種により異なります。イベントにはスタッフや参加者など多くの人がいるので、同時に何台まで接続できるか確認しておくと安心です。
基本的には持ち運び可能なタイプよりも、据え置きのホームルータータイプの方が同時接続台数は多い傾向があります。
通信速度
レンタルWi-Fiサービスのなかには、少し古めの機種を扱っているところも多くあります。通信速度にこだわる場合は、5Gなどの高速通信に対応しているかチェックしておきましょう。
ただし、通信速度が速いタイプはレンタル料金が高い傾向があります。
法人利用の可否
イベント会場でレンタルWi-Fiを利用するなら、法人からの依頼に対応しているサービスを選びましょう。
なかには個人向けとは別に、法人限定のサービスを展開しているところもあります。
レンタル可能台数
多くの人が集まるイベントなら、Wi-Fiルーターを複数台レンタルできるサービスもおすすめです。法人からの申し込みであれば、大口の依頼に対応してくれる場合もあります。
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イベント会場にレンタルWi-Fiを導入する場合の費用目安
レンタルWi-Fiサービスのなかには、最低◯かヶ月といった契約期間が設けられているものもあれば、1日からレンタルできるものもあります。
月額料金に換算すると、レンタル費用はだいたい4,000～6,000円が相場です。1日単位の場合は、数百円～1,000円程度でレンタルできる場合もあります。
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イベント会場にレンタルWi-Fiを導入する基本的な流れ
イベント会場にレンタルWi-Fiを導入する流れは、以下のとおりです。
STEP1.Webサイトから申し込む
まずは、利用するレンタルWi-FiサービスのWebサイトにアクセスし、レンタルを申し込みましょう。その際、レンタルする機種や期間、受け取り方法などを選択します。
Wi-Fiルーターをイベント会場まで届けてくれるサービスもあります。ただし、現地で受け取る場合は会場の管理者にあらかじめ許可を得ておきましょう。
STEP2.端末を受け取る
申し込みのときに指定した方法で、端末を受け取ります。
宅配やコンビニ受け取りなど、受け取り方法はサービスによって異なります。
STEP3.端末の電源を入れて利用開始
端末を受け取ったら、電源を入れて利用を開始しましょう。
IDやパスワードを入力し、スマートフォンやパソコンを接続します。
STEP4.端末を返却する
イベント日程を終えたら、指定の方法で端末を返却しましょう。
宅配やポスト返却など、返却方法はサービスによって異なります。
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まとめ
イベント会場にWi-Fi環境を整備すれば、来場者や出展者の満足度が高まり、集客やインバウンド対応の強化にもつながります。Wi-Fiを導入する方法はいくつかあり、なかでも手軽なレンタルWi-Fiがおすすめです。工事不要で導入可能なだけでなく、持ち運び可能なタイプなら屋内・屋外を問わずインターネットを利用できます。ぜひ今回紹介したポイントを参考に、レンタルWi-Fiサービスを比較検討してみましょう。
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