【イベント種類別 運営ガイド Vol.8】採用イベント・会社説明会の企画・運営ガイド｜学生・求職者の志望度を高めるポイント

採用イベントや会社説明会は、企業が学生・求職者へ情報を伝えるだけの場ではありません。

参加者が社員や企業文化に触れ、「この会社で働く自分」を具体的にイメージするための重要な接点です。

一方で、「会社説明が一方的になってしまう」「他社との違いが伝わらない」「参加者から質問が出ない」「イベント後の応募につながらない」といった課題も少なくありません。

特に採用活動では、企業側が伝えたい情報と、学生・求職者が知りたい情報にずれが生じがちです。

今回は、採用イベント・会社説明会を成功させるための企画、プログラム構成、社員登壇、会場選び、オンライン配信、当日運営、開催後のフォローについて解説します。

採用イベント・会社説明会とは？

採用イベント・会社説明会とは、企業が学生や転職希望者に対して、事業内容、仕事内容、企業文化、働き方、採用情報などを伝えるイベントです。

代表的な形式には、次のようなものがあります。

• 新卒採用向け会社説明会
• 中途採用向け会社説明会
• 合同企業説明会
• 業界研究セミナー
• インターンシップ説明会
• 職種別説明会
• エンジニア・専門職向け採用イベント
• 社員座談会
• オフィスツアー
• オンライン会社説明会
• 採用候補者向け交流会
• 内定者向けイベント

採用イベントの形式は多様ですが、共通する目的は、求人情報だけでは伝えきれない企業の魅力を体験として届けることにあります。

▶ 採用イベントの準備・進捗管理を「MICE Joy」で効率化

採用イベントを開催する目的

企業や仕事への理解を深めてもらう

採用サイトや求人票だけでは、実際の仕事内容や職場の雰囲気を十分に伝えることは困難です。社員による仕事紹介やプロジェクト事例、オフィスツアーなどを通じて、働く環境を具体的にイメージしてもらいます。

志望度を高める

参加前には企業を選択肢の一つとしか考えていなかった参加者も、経営者や社員の話に共感することで、志望度が高まる可能性があります。

採用イベントでは、情報量を増やすだけでなく、「この会社で働きたい」と感じるきっかけを設計することが重要です。

企業と参加者の相互理解を促す

採用は、企業が候補者を選ぶだけでなく、候補者も企業を選ぶ活動です。

良い面だけを伝えるのではなく、仕事の難しさや求められる姿勢も共有することで、入社後のミスマッチを減らせます。

企業の認知度を高める

知名度が高くない企業や、一般消費者との接点が少ないBtoB企業にとって、採用イベントは企業や事業を知ってもらう重要な機会です。

業界の役割や社会への貢献を分かりやすく伝えることで、これまで接点のなかった人材との出会いを生み出せます。

応募・選考への移行を促す

イベントの最終的な成果は、参加者数だけでは判断できません。

イベント参加後に、エントリー、選考予約、カジュアル面談、インターンシップ応募など、次の行動へ進んでもらう必要があります。

▶ 採用イベントの準備・進捗管理を「MICE Joy」で効率化

成功の第一歩は「参加後の感情と行動」を決めること

採用イベントを企画するときは、説明する項目を並べる前に、参加者にどのような状態で帰ってもらいたいかを決めます。

例えば、次のように整理します。

• 事業の社会的な意義に共感している
• 仕事内容を具体的に理解している
• 社員や職場の雰囲気に魅力を感じている
• 自分の経験を生かせる可能性を感じている
• 選考や面談に進みたいと思っている

そのうえで、参加者に取ってほしい次の行動を設定します。

• エントリーする
• 選考説明会を予約する
• カジュアル面談へ申し込む
• インターンシップへ応募する
• 採用担当者や社員へ質問する
• 採用情報を継続的に受け取る

ゴールが明確になれば、イベント内容や登壇者、終了後の案内も設計しやすくなります。

▶ 採用イベントの準備・進捗管理を「MICE Joy」で効率化

基本プログラム例

90分程度の会社説明会では、次のような構成が考えられます。

時間	内容
0:00	開場・受付
0:10	オープニング・本日の案内
0:15	会社・事業紹介
0:30	経営者・責任者からのメッセージ
0:40	仕事内容・プロジェクト事例紹介
0:55	若手社員・中途入社社員による座談会
1:15	質疑応答
1:25	選考・今後の流れの案内
1:30	終了・個別相談

会社説明を長くしすぎず、社員の実体験、参加者との対話、質問の時間を十分に確保することがポイントです。

▶ 採用イベントの準備・進捗管理を「MICE Joy」で効率化

採用イベントを成功させる8つのポイント

1．対象となる人材を具体的に設定する

「多くの人に参加してほしい」と対象を広げすぎると、誰にも強く響かないイベントになってしまいます。

企画段階で、次の項目を整理しましょう。

• 新卒採用か中途採用か
• 対象となる学年・経験年数
• 採用予定の職種
• 必要な経験やスキル
• 参加者が抱えている不安
• 企業を選ぶ際に重視する条件
• 自社をまだ知らない層か、すでに興味を持つ層か

対象によって、伝える内容や登壇社員は変わります。

例えば、エンジニア採用では技術環境や開発体制、キャリア採用では入社後の裁量や評価制度、新卒採用では育成環境や若手社員の経験が重要になります。

▶ 採用イベントの準備・進捗管理を「MICE Joy」で効率化

2．会社説明より「働く実感」を伝える

会社沿革、売上、拠点数、事業一覧だけを説明しても、参加者は働く姿をイメージできません。

次のような具体的な情報を盛り込みましょう。

• ある社員の一日の仕事
• 入社後に担当したプロジェクト
• 顧客や社会に提供している価値
• 仕事の面白さと難しさ
• チームの役割分担
• 意思決定の進め方
• 入社後の成長プロセス
• 失敗から学んだ経験
• 社内で活躍している人の共通点

「会社が何をしているか」だけでなく、「入社すると誰と、どのように働くのか」を伝えることが大切です。

3．登壇社員を役職や知名度だけで選ばない

経営者や採用責任者のメッセージは重要ですが、それだけでは参加者にとって距離のある話になりがちです。

採用ターゲットに近い社員にも登壇してもらいましょう。

• 入社1～3年目の若手社員
• 中途入社した社員
• 未経験から活躍している社員
• 子育てや介護と仕事を両立する社員
• 技術職・営業職など募集職種の社員
• プロジェクトを率いるマネージャー
• 社内異動やキャリアチェンジを経験した社員

登壇者の経歴を多様にすることで、参加者が自分に近いロールモデルを見つけやすくなります。

4．社員の言葉を過度に台本化しない

登壇内容を完全な台本にすると、整ってはいても、社員本人の実感が伝わりにくくなります。一方で、準備をせずに任せると、話が長くなったり、会社の方針と異なる説明をしたりする可能性があります。

次のような項目を事前に共有し、要点を整理してもらいましょう。

• 入社を決めた理由
• 現在の仕事内容
• 印象に残っている仕事
• 成長したと感じること
• 苦労したことと乗り越え方
• チームや職場の雰囲気
• 今後挑戦したいこと
• 参加者へのメッセージ

表現を統一しすぎず、伝える事実と避けるべき表現を確認する方法が効果的です。

5．一方的な説明で終わらせない

参加者が話を聞くだけのイベントでは、理解や記憶が深まりにくくなります。参加型の企画を取り入れましょう。

• 社員座談会
• 少人数の質問会
• グループワーク
• ケーススタディ
• 仕事体験
• オフィスツアー
• 社員とのランチ・交流会
• リアルタイム投票
• チャットによる質問
• 個別相談

参加者が質問しやすいように、匿名で質問を投稿できる仕組みを設けるのも有効です。

6．良い面だけでなく、仕事の難しさも伝える

採用イベントで企業を魅力的に見せることは重要ですが、実態とかけ離れた説明は入社後のミスマッチにつながります。

• 業務で求められる水準
• 繁忙期や仕事の大変さ
• 目標や評価の考え方
• 身につける必要がある能力
• チームで働くうえで大切な姿勢
• 入社直後につまずきやすいポイント

こうした情報も誠実に伝えることで、参加者は自分との相性を判断できます。

「大変だが、それを支える制度やチームがある」という形で、仕事の現実と成長環境をセットで示しましょう。

7．イベント後の導線を明確にする

採用イベントが盛り上がっても、次に何をすればよいか分からなければ、応募にはつながりません。

終了時に、次の行動を具体的に案内します。

• エントリー方法
• 選考予約ページ
• カジュアル面談
• インターンシップ応募
• 個別相談
• 社員訪問
• 採用担当者への問い合わせ
• 次回イベントへの申込み

QRコードや申込URLをスクリーン、配布資料、フォローメールに掲載し、その場で行動できるようにします。

8．参加者数だけで成果を判断しない

採用イベントの評価では、申込者数や参加者数だけでなく、その後の行動を確認することが重要です。

主なKPIには、次のようなものがあります。

• 申込者数
• 参加率
• 最後まで参加した割合
• アンケート回答率
• イベント満足度
• 企業理解度
• 志望度の変化
• エントリー率
• 面談・選考予約率
• 選考通過率
• 内定承諾率
• 採用一人当たりのイベント費用

参加経路、プログラム、登壇者、職種別に分析すると、次回の改善点を見つけやすくなります。

▶ 採用イベントの準備・進捗管理を「MICE Joy」で効率化

社員座談会を成功させるポイント

社員座談会は、参加者が企業の雰囲気を感じられる人気のプログラムです。

ただし、社員同士だけで話が進んだり、似た回答が続いたりすると、参加者が置き去りになってしまいます。

事前に進行役を決め、次のような質問を用意します。

• なぜこの会社へ入社したのか
• 入社前後で印象が変わったことは何か
• 現在どのような仕事をしているか
• 一番成長したと感じた経験は何か
• 失敗したとき、周囲からどのような支援があったか
• 職場にはどのような人が多いか
• どのような人が活躍しやすいか
• 今後挑戦したい仕事は何か

社員が回答した後、進行役が「それは具体的にどのような場面でしたか」と掘り下げると、よりリアルな話を引き出せます。

司会・ファシリテーターを外部へ依頼する場合は、採用イベントや企業イベントの進行経験を重視しましょう。

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会場選びで確認したいポイント

参加人数に適した広さ

会場が広すぎると参加者が少なく見え、狭すぎると圧迫感や混雑が生じます。

申込者数だけでなく、過去の参加率を踏まえて会場規模を決めましょう。

企業の雰囲気との相性

採用イベントの会場自体も、企業の印象を左右します。

革新的な企業ならクリエイティブなイベントスペース、信頼感を重視する企業ならホテルやカンファレンス施設など、伝えたいブランドイメージとの相性を確認します。

アクセスの分かりやすさ

学生や求職者にとって、初めて訪れる場所であることを前提に考えます。

最寄り駅からの距離、入口の分かりやすさ、建物内の案内、雨天時の移動なども確認しましょう。

交流しやすいレイアウト

説明を聞くだけならスクール形式でも対応できますが、社員座談会やグループワークを行う場合は、島型や円卓形式が適しています。

説明会と交流会でレイアウトを変更する場合は、転換時間もプログラムに含めます。

個別相談スペース

参加者が周囲を気にせず相談できる場所を用意します。

選考、働き方、配慮事項など、全体の前では質問しにくい内容に対応できるようにしましょう。

映像・音響・通信設備

会社紹介映像やオンライン中継を行う場合は、スクリーン、プロジェクター、マイク、スピーカー、インターネット回線を確認します。

オンライン参加者がいる場合は、会場の音声を明瞭に届けられる収音環境が特に重要です。

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オンライン会社説明会を成功させるポイント

オンライン開催は、地域を問わず参加できる一方、途中離脱やコミュニケーション不足が起こりやすい形式です。

説明を短い単位に分ける

一人の登壇者が長時間話し続ける構成は避け、会社紹介、社員トーク、映像、質疑応答などを短い単位で切り替えます。

オンライン専用の進行担当を置く

登壇者とは別に、入室案内、チャット確認、質問整理、通信トラブルへの対応を行う担当者を置きます。

参加方法を事前に案内する

使用ツール、接続方法、カメラ・マイクの扱い、表示名、質問方法、トラブル時の連絡先を事前メールで共有します。

参加者の反応を取り入れる

投票、チャット、リアクション、匿名質問、少人数のブレイクアウトセッションなどを活用し、参加している実感をつくります。

映像・音声の品質を優先する

内容が良くても、音声が聞き取りにくいと参加者の満足度は下がります。

本番と同じ機材、回線、場所で接続テストを行い、バックアップ用のパソコンや通信回線も準備しましょう。

開催までの準備スケジュール

開催3～2カ月前

• 採用目標とイベント目的の決定
• 対象職種・参加者像の設定
• 開催形式・日程の決定
• 会場の選定
• 予算の設定
• プログラムの検討
• 登壇社員への依頼
• 集客計画の作成

開催2～1カ月前

• イベントページ・申込フォームの制作
• 告知・集客の開始
• 登壇内容の整理
• 会社紹介資料・映像の制作
• 会場レイアウトの作成
• 司会者・運営スタッフの手配
• アンケート・選考導線の設計
• オンライン配信方法の決定

開催3～2週間前

• 登壇社員との打ち合わせ
• 進行台本の作成
• 参加者数の確認
• 受付・誘導計画の作成
• 配布資料・名札の準備
• 機材・通信環境の確認
• 参加者への事前案内
• 質疑応答で想定される質問の整理

開催1週間前～前日

• 申込者へのリマインド
• 登壇資料の最終確認
• 司会者・登壇者とのリハーサル
• 受付リストの更新
• 配布物・備品の確認
• 会場・配信環境の確認
• 緊急連絡網の共有
• 欠席・遅刻時の対応確認

開催当日

• 会場設営・機材確認
• 受付と参加者動線の確認
• 登壇社員への最終説明
• オンライン接続テスト
• アンケート・応募導線の表示確認
• 参加者からの質問収集
• 終了後の個別相談対応
• 振り返り事項の記録

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当日起こりやすいトラブルと対策

参加者の来場が想定より少ない

欠席を考慮して座席数やレイアウトを調整できるようにします。

参加人数が少ない場合は、後方の座席を閉じ、登壇者と参加者の距離を近づけることで、一体感をつくれます。

登壇社員の話が長くなる

登壇時間を事前に共有し、司会者やタイムキーパーが残り時間を知らせます。

進行台本には、時間が押した場合に短縮する項目も記載しておきましょう。

参加者から質問が出ない

事前アンケートや申込フォームで質問を募集しておきます。

司会者が用意した質問から始めると、参加者も質問しやすくなります。

企業情報の説明が社員ごとに異なる

採用条件、制度、選考内容など、正確性が求められる情報は事前に統一します。

制度に関する質問は採用担当者が回答するなど、回答範囲も決めておきます。

オンライン配信が途切れる

バックアップ回線、予備パソコン、資料共有用URLを準備します。

復旧に時間がかかる場合に備え、参加者への連絡方法や後日のアーカイブ提供も決めておきます。

受付が混雑する

受付時間を十分に確保し、参加者リストを事前に整理します。

参加人数が多い場合は、氏名の頭文字や職種などで受付レーンを分け、誘導スタッフを配置します。

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イベント担当者チェックリスト

企画・集客

• □ イベントの目的を決めた
• □ 対象となる人材像を設定した
• □ 参加後に取ってほしい行動を決めた
• □ 開催形式・日程・会場を確定した
• □ 集客チャネルを整理した
• □ 申込フォームを作成した
• □ イベント後の選考導線を設計した

プログラム・登壇者

• □ 会社説明を短く分かりやすく整理した
• □ 仕事内容を具体的に伝える内容を用意した
• □ 採用ターゲットに近い社員を選んだ
• □ 社員座談会の質問を準備した
• □ 質疑応答の方法を決めた
• □ 登壇者との打ち合わせを行った
• □ 進行台本を作成した

会場・運営

• □ 参加人数に適した会場を確保した
• □ 受付・会場内の動線を確認した
• □ 個別相談スペースを設けた
• □ 映像・音響・通信環境を確認した
• □ 受付・誘導スタッフを配置した
• □ 配布資料と名札を準備した
• □ 緊急時の連絡体制を整えた
• □ 本番環境でリハーサルを実施した

開催後

• □ 当日中または翌日にお礼メールを送る
• □ アンケート結果を集計する
• □ エントリー・面談への移行率を確認する
• □ 参加者からの質問へ回答する
• □ 登壇者・運営スタッフと振り返る
• □ 次回に向けた改善点を記録する

▶ 採用イベントの準備・進捗管理を「MICE Joy」で効率化

MICE Joyで採用イベントの準備を一元管理

採用イベントでは、人事・採用担当者だけでなく、経営者、現場社員、広報、制作会社、会場、配信会社、運営スタッフなど、多くの関係者が準備に参加します。

会社紹介資料、登壇内容、進行台本、参加者リスト、配信情報などが別々の場所で管理されると、情報の更新漏れや認識のずれが起こりやすくなります。

イベントに特化したプロジェクト管理ツール「MICE Joy」では、イベントの種類と開催日を入力すると、必要なタスクとスケジュールをAIが自動生成します。

担当者、期限、進捗、関連資料、打ち合わせ議事録を一元管理できるため、通常業務と並行して採用イベントを準備する場合でも、抜け漏れを防ぎながらプロジェクトを進められます。

▶ 採用イベントの準備・進捗管理を「MICE Joy」で効率化

編集部からのひとこと

採用イベント・会社説明会は、企業が候補者を評価する前に、候補者から企業が評価される場でもあります。

参加者が知りたいのは、会社の規模や制度だけではありません。

「どのような人と働くのか」「仕事を通じてどう成長できるのか」「自分の価値観と企業文化が合っているか」といった、入社後の具体的な姿です。

情報を一方的に伝えるのではなく、社員との対話や仕事体験を通じて、参加者が自分自身で企業との相性を確かめられる機会をつくることが大切です。

参加者数だけを追うのではなく、企業理解と志望度をどれだけ高め、次の行動へつなげられたかを確認することで、採用成果につながるイベントへ成長させられるでしょう。

▶ 採用イベントの準備・進捗管理を「MICE Joy」で効率化