【会場選びでイベントは決まる】第2回　展示会・セミナー・表彰式…イベント別の会場選び

「どんな会場がおすすめですか？」。イベント主催者と会場を結ぶマッチングサービス「MICE会場マッチ」には、このようなお問い合わせが数多く寄せられます。しかし、最適な会場はイベントの種類によって大きく異なります。

同じ300名規模でも、セミナーと表彰式では求められる設備も雰囲気も全く違います。今回は、代表的なイベントごとに、会場選びで押さえておきたいポイントをご紹介します。

セミナー・カンファレンス

求められるポイント

・駅から近い

・スクリーン・プロジェクターが充実

・Wi-Fi環境

・受付スペース

・複数の分科会が開催できる部屋

参加者は「学ぶこと」が目的です。そのため、移動しやすさや快適さが満足度を大きく左右します。

おすすめ会場

・ホテル宴会場

・貸会議室

・コンベンション施設

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展示会・商談会

求められるポイント

・天井高

・搬入口

・電源容量

・大型エレベーター

・広い展示スペース

展示会では、設営・撤去まで含めた運営計画が重要です。ブース施工会社が作業しやすい環境かどうかも確認しましょう。

おすすめ会場

・展示ホール

・イベントホール

・コンベンションセンター

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表彰式・周年イベント

求められるポイント

・高級感

・照明演出

・ステージ

・控室

・料理品質

参加者の記憶に残るイベントだからこそ、「特別感」を演出できる空間が重要になります。ホテル宴会場が選ばれる理由もここにあります。

おすすめ会場

・ホテル宴会場

・歴史的建造物

・ユニークベニュー

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入社式・内定式

求められるポイント

・企業ブランドとの親和性

・写真映え

・アクセス

・控室

・映像設備

新入社員にとっては、その会社の第一印象となるイベントです。企業らしさを感じられる会場選びが重要になります。

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株主総会

求められるポイント

・アクセス

・セキュリティ

・受付導線

・株主控室

・配信設備

・十分な座席数

近年はハイブリッド開催も増え、オンライン配信環境は必須になりつつあります。

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懇親会・交流イベント

求められるポイント

・立食レイアウト

・音響

・照明

・飲食

・写真映え

交流が目的のイベントでは、参加者同士が自然に会話できる空間づくりが重要になります。

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編集部の考察

イベント担当者は「人数」と「予算」を基準に会場を探し始めることが多くあります。もちろん重要な要素ですが、それだけでは十分ではありません。例えば同じ200名規模でも、

・講演を聞くイベント

・交流するイベント

・表彰を行うイベント

では必要な空間設計がまったく異なります。

イベントの成功を左右するのは、「何人入るか」ではなく、「参加者にどんな体験を届けたいか」という視点です。

会場選びワンポイント

会場を探す前に、次の質問をチームで共有してみましょう。「参加者に、どんな気持ちで帰ってもらいたいか？」その答えが明確になると、選ぶべき会場の条件も自然と見えてきます。その目的に合った会場を選ぶことが、イベント全体の満足度向上につながります。

おすすめ会場タイプ早見表

イベント	おすすめ会場
セミナー	貸会議室・ホテル
展示会	展示ホール・コンベンション
表彰式	ホテル宴会場
周年イベント	ホテル・ユニークベニュー
入社式	ホテル・ホール
株主総会	ホテル・国際会議場
交流会

次回予告

第3回

「アクセスだけでは危険！見落としがちな会場チェックポイント10選」

「駅から近いから大丈夫」と思っていたら大きな落とし穴が……。

現場経験者だからこそ知る、見逃しやすいチェックポイントを詳しく解説します。