突然、会社のイベント担当を任された、ごく普通の会社員・相原美咲。

経験もノウハウもないまま、Excel、メール、電話を頼りに準備を始めますが、会場予約の期限切れ、増え続ける修正、関係者との認識違い、そして本番直前のトラブル――。イベントの規模が大きくなるほど、彼女の前には新たな課題が立ちはだかります。

30人の小さな歓迎会から、日本最大級のコーポレートイベントへ。

『イベント担当になりまして。』は、一人の会社員がイベントとともに成長していく姿を描く、BizMICEの連載ビジネス小説です。

※本作品はフィクションです。登場する人物、企業、団体および出来事は架空のものであり、実在するものとは関係ありません。

目次
  1. 前回までのあらすじ
  2. 「成功した」と言っていいのか
  3. 感想と成果は違う
  4. 30人へのアンケート
  5. 100％ではなかった参加率
  6. 90万円の価値
  7. 参加者の声だけでは見えないもの
  8. 次の依頼
  9. 今回の舞台裏から学ぶこと
  10. 美咲が今回学んだこと
  11. 次回予告

前回までのあらすじ

中堅メーカーの総務部で働く相原美咲、29歳。

初めて任された新入社員歓迎会で、会場予約の期限切れ、予算超過、複数の「最新版」など、次々と起こる問題に向き合ってきた。

そして迎えた本番。

開会5分前になっても、司会を担当する中村が会場へ現れない。

参加者も社長も待っている。

美咲は、自ら司会台に立つことを決断した。

予定どおりではなかった。

それでもイベントは無事に終了し、翌朝、一人の新入社員からメッセージが届く。

この会社で頑張りたいと思える歓迎会でした。

舞台裏では失敗の連続だった。

それでも、参加者には何かが届いていた。

美咲は初めて、「もう一度、イベントをやってみてもいい」と思った。

「成功した」と言っていいのか

歓迎会の翌週。

美咲は高橋部長から会議室へ呼ばれた。

テーブルの上には、会場から届いた最終請求書と、美咲が作成した実施報告書が置かれている。

「まずは、お疲れさま」

高橋が言った。

「司会の件は驚いたけど、参加者からの評判もよかった。歓迎会は成功だったと思うよ」

「ありがとうございます」

美咲は素直にうれしかった。

あの日以来、社内ですれ違う人からも声をかけられた。

「楽しかったよ」

「新入社員の紹介映像、よかったね」

「司会も意外と上手だった」

イベント担当になってから、初めて苦労が報われた気がしていた。

しかし、高橋は実施報告書をめくりながら、次の質問をした。

「それで、この歓迎会は、何がどのくらい成功したの？」

「えっ？」

「参加者が楽しんだことは分かる。でも、会社として90万円を使って開催したわけだから、どんな成果があったのかを役員会で説明しないといけない」

美咲は言葉に詰まった。

「新入社員と先輩社員の交流ができました」

「どれくらい？」

「それは……」

「新入社員の会社への理解は深まった？」

「メッセージをくれた社員は、頑張りたいと言っていました」

「ほかの29人は？」

答えられない。

会場の手配、進行表、映像、司会台本。

イベントを実施するために必要なものは、必死に準備した。

しかし、イベントの成果を確認する準備は、何もしていなかった。

感想と成果は違う

自席へ戻った美咲は、歓迎会について届いたメールを読み返した。

「楽しかった」
「料理がおいしかった」
「映像がよかった」
「司会、お疲れさまでした」

どれもうれしい感想だった。

だが、高橋の質問に答えるには足りない。

歓迎会の目的は、参加者を楽しませることだけだったのだろうか。

美咲は企画書を開いた。

目的の欄には、こう書かれていた。

新入社員を歓迎し、社員同士の交流を促進する。

短い一文だった。

しかし、「歓迎できた状態」や「交流が促進された状態」が、具体的に何を意味するのかは書かれていない。

出席すれば達成なのか。

誰か一人と話せば交流なのか。

満足度が高ければ成功なのか。

入社後の不安が減れば成功なのか。

会社への理解が深まれば成功なのか。

目的が曖昧なままでは、成果も曖昧になる。

美咲は初めて、イベントのゴールが「開催すること」ではないと気づいた。

30人へのアンケート

「今からでも、新入社員にアンケートを取れませんか？」

美咲は人事部へ相談した。

「歓迎会から一週間たっているけど、回答してくれるかな」

「短い内容にします。5分以内で回答できるようにします」

美咲はアンケートを作成した。

最初は、満足度だけを聞こうとした。

しかし、それでは「楽しかった」を数字に置き換えるだけだ。

質問を考え直した。

  • 歓迎会全体の満足度
  • 入社前と比べ、会社への理解が深まったか
  • 先輩社員と会話する機会があったか
  • 同期について知ることができたか
  • 入社後の不安が軽減されたか
  • 印象に残ったプログラム
  • 改善してほしい点

翌日までに、30人中26人から回答が届いた。

全体満足度は、5点満点で4.5。

会社への理解が深まったと答えた人は、26人中21人。

先輩社員と十分に会話できたと答えた人は、26人中17人。

同期について知ることができたと答えた人は、26人中24人。

入社後の不安が軽減されたと答えた人は、26人中19人。

満足度は高い。

同期同士の相互理解にもつながった。

一方で、先輩社員との交流には改善の余地がある。

自由記述には、こんな意見があった。

同期の自己紹介は楽しかったが、先輩社員とは同じテーブルの方としか話せなかった。

役員の方のお話が少し長く、歓談時間が短くなった。

部署ごとの仕事内容をもう少し知りたかった。

入社前にもらえたら安心できる情報があった。

イベントが「成功」か「失敗」か。

それは一つの言葉だけで決められるものではなかった。

成果が出た部分もある。

届かなかった部分もある。

アンケートは、美咲が知らなかった両方の事実を教えてくれた。

100％ではなかった参加率

美咲は新入社員以外の参加者についても確認した。

招待した社員は32人。

実際に出席したのは26人。

参加率は約81％だった。

欠席者のうち4人は、所属部署の業務が長引いたことが理由だった。残り2人は、参加案内を見落としていた。

さらに、先輩社員の参加には部署ごとの偏りがあった。

営業部からは多く参加しているが、開発部からは2人だけ。

新入社員の配属先によっては、当日話せる先輩がほとんどいなかった。

会場には50人以上集まっていた。

美咲は、それだけで十分だと思っていた。

しかし重要なのは、人数だけではない。

誰に来てほしいイベントだったのか。

その人たちは実際に参加したのか。

参加した人同士に、どのような接点が生まれたのか。

参加者数の内側まで見なければ、目的を達成したかは分からない。

90万円の価値

美咲は実施報告書を書き直した。

最初の報告書には、開催日時、会場、参加人数、費用、当日の進行が記載されていた。

新しい報告書には、目的と成果を追加した。

開催目的

  • 新入社員を会社全体で歓迎する
  • 新入社員同士の相互理解を促進する
  • 新入社員と先輩社員の交流機会をつくる
  • 入社後の不安を軽減する

実施結果

  • 新入社員参加率：100％
  • 社内招待者参加率：約81％
  • 全体満足度：4.5／5.0
  • 会社への理解が深まった：81％
  • 同期について知ることができた：92％
  • 入社後の不安が軽減された：73％
  • 先輩社員と十分に交流できた：65％

次回への改善点

  • 部署ごとの参加人数を調整する
  • 新入社員と先輩社員が会話できる交流企画を設ける
  • 役員挨拶の時間を事前に調整する
  • 開催直後にアンケートを実施する
  • イベントの目的と評価項目を企画段階で決める

美咲は報告書を高橋へ提出した。

高橋は数字を見ながら、ゆっくりとうなずいた。

「これなら役員会で説明できる」

その一言に、美咲は胸をなで下ろした。

「先輩社員との交流は65％か。次は、ここを改善したいね」

「はい。席を自由にするだけではなく、部署を越えて話せる仕掛けが必要だと思います」

「なるほど」

高橋は、報告書の最後のページをめくった。

「90万円かかった、ではなく、90万円で何を生み出したのか。そこまで説明できると、イベントも会社の施策として考えやすくなるな」

美咲は、その言葉をノートに書き留めた。

費用だけを見れば、イベントは支出だ。

しかし、人の理解や行動が変われば、それは会社への投資になる。

問題は、その変化をどう捉え、次へつなげるかだった。

参加者の声だけでは見えないもの

アンケート結果を眺めていると、人事部の担当者が美咲の席へやってきた。

「歓迎会のアンケート、面白かった。来年も同じ項目で取れば、比較できそうだね」

「来年は、イベントの前にも聞いてみたいです」

「前にも？」

「会社への理解度や不安について、開催前と開催後で同じ質問をすれば、歓迎会によってどのくらい変化したか分かると思って」

担当者は少し驚いた後、笑った。

「相原さん、すっかりイベント担当者だね」

「まだ、失敗ばかりです」

「でも、去年は誰もそこまで考えていなかったよ」

美咲は、最初に共有フォルダで見つけた前年の資料を思い出した。

進行表、座席表、見積書、司会台本。

当日の運営資料は残っていた。

しかし、なぜその内容にしたのか、参加者がどう感じたのか、次回何を改善すべきかは残っていなかった。

イベントが終わるたびに、ノウハウも一緒に消えていたのだ。

美咲は共有フォルダに「実施後振り返り」というフォルダを作り、報告書とアンケート結果を保存した。

さらに「次回への申し送り」という文書を作った。

来年の担当者が、自分と同じところから始めなくて済むように。

次の依頼

その日の午後、高橋から会議室へ呼ばれた。

テーブルには、見慣れない企画書が置かれていた。

表紙には、こう書かれている。

創立30周年記念イベント

「今年、うちの会社が創立30周年を迎えるのは知っているよね」

「はい」

「11月に、記念イベントを開催することになった」

高橋が企画書を美咲の前へ滑らせた。

想定参加者は200人。

社員だけではない。

取引先、OB・OG、関係会社、役員、来賓。

会場では、社長の基調講演、会社の歴史を振り返る映像、社員表彰、懇親会を実施する予定だという。

準備期間は4カ月。

予算は800万円。

歓迎会とは、規模も内容も桁が違う。

「このプロジェクトに、相原さんにも入ってもらいたい」

「私が、ですか？」

「歓迎会の報告書を役員会で見せたら、社長が名前を覚えていてね。担当の一人に加えるように言われた」

美咲は企画書を見つめた。

歓迎会では、50人規模でも何度も行き詰まった。

200人になれば、会場も、スタッフも、映像も、進行も、関係者も増える。

管理する資料も、比較する見積書も、確認すべき期限も増えるだろう。

「もちろん、相原さん一人に任せるわけじゃない」

高橋はそう言った。

「プロジェクト責任者は経営企画部の佐伯さん。人事、広報、営業からもメンバーを出す。外部の協力会社にも依頼する予定だ」

一人ではない。

その言葉に安心するはずだった。

しかし、美咲の頭には別の不安が浮かんだ。

複数の部署。

複数の協力会社。

複数の資料。

複数の判断者。

関係者が増えれば、情報共有はさらに難しくなる。

「どうする？」

高橋が尋ねた。

断ることもできる。

歓迎会を一度担当しただけだ。

経験が足りないと言っても、誰も責めないだろう。

それでも美咲は、企画書の表紙をめくった。

「やります」

声は、思っていたよりもはっきり出た。

怖さはある。

だが、歓迎会の前とは違う。

今の美咲は、イベントが単なる社内行事ではないことを知っている。

一つの場が、人の気持ちを変えることも知っている。

そして、失敗から次の方法を考えられることも知った。

「ただし、一つお願いがあります」

「何？」

「最初に、このイベントで何を実現したいのかを決めさせてください」

高橋は少し驚いた顔をした後、笑った。

「それは、佐伯さんにも伝えておくよ」

美咲は企画書を抱え、会議室を出た。

30人の新入社員から始まったイベント担当者の仕事は、200人の舞台へ進もうとしていた。

今回の舞台裏から学ぶこと

イベントの目的を「開催すること」にしない

イベントの開催自体を目的にすると、終了した時点で成功と判断され、成果や改善点が見えなくなります。

企画段階で、参加者にどのような変化を生み出したいのかを明確にしましょう。

  • 何を知ってほしいか
  • どのように感じてほしいか
  • 誰とつながってほしいか
  • イベント後に、どのような行動を取ってほしいか

目的に合った評価指標を決める

参加者数や満足度だけでは、イベントの成果を十分に測れない場合があります。

目的に応じて、次のような指標を組み合わせます。

  • 招待者数・申込者数・参加者数
  • 参加率・欠席率
  • 全体満足度
  • 内容理解度
  • 推奨意向
  • 交流できた人数
  • 参加前後の意識変化
  • イベント後の行動変化
  • 次回参加意向

アンケートは企画段階で設計する

イベント終了後に質問を考えると、測定したかった情報を取得できない可能性があります。

イベントの目的を決めた段階で、アンケート項目や測定方法も設計しましょう。必要に応じて開催前にも調査を行い、参加前後の変化を確認します。

振り返りを次回の資産にする

実施後は結果を記録し、次回の担当者が活用できる形で残すことが重要です。

  • 目標と実績
  • 参加者の評価
  • 発生したトラブル
  • うまくいった施策
  • 改善すべき点
  • 見積額と最終金額
  • 協力会社の対応
  • 次回への申し送り

イベントを一度きりで終わらせず、経験を組織のノウハウへ変えていきましょう。

美咲が今回学んだこと

「楽しかった」は大切な成果。
その先にある理解や行動の変化まで捉えて、イベントの価値になる。

次回予告

Vol.7　200人のプロジェクト

創立30周年記念イベントのメンバーに選ばれた美咲。

最初の会議には、経営企画、人事、広報、営業など、異なる部署の担当者が集まる。

しかし、社長が求めるのは「30年の感謝が伝わるイベント」。経営企画は企業理念の浸透、営業部は取引先との関係強化、広報部は社外発信を重視していた。

目的が違えば、必要な企画も会場も変わる。

さらに美咲のもとには、会場、映像、音響、装飾、ケータリング、運営スタッフなど、次々と手配項目が押し寄せる。

参加者は200人。準備期間は4カ月。

一人で走るだけでは、もう間に合わない。