懇親会はどの会場で行うのがよい？会場を探す際のポイントについても解説

こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。

懇親会を成功させるためには、会場選びが重要です。しかし、懇親会をどの会場で行うか迷っている人もいるのではないでしょうか。

この記事では、懇親会の会場候補や会場を探す際に考慮すべき項目などについて解説します。懇親会の会場選びに、ぜひ役立ててください。

懇親会の開催方法

懇親会の開催方法はいくつかあります。ここでは、懇親会の開催方法について解説します。

オフライン

オフラインでの懇親会は、従来から行われている一般的な形式です。この形式では、参加者同士が直接顔を合わせて交流するため、臨場感があり、自然なコミュニケーションが生まれやすい点が特徴です。初対面の参加者が多い場合でも、場の雰囲気を共有しつつ、リラックスした会話がしやすいでしょう。

オフラインの懇親会では、会場選びが成功のカギです。目的や人数に応じた適切な会場を選びましょう。

オンライン

懇親会はオンラインでも実施可能です。オンライン懇親会は、参加者がそれぞれ自宅やオフィスから、スマートフォンやパソコンなどのデバイスを使って気軽に参加できるため、移動の手間がかかりません。会場費や交通費の節約にもつながるため、コスト面でも大きなメリットがあります。参加者が移動する手間もなく、遠方の人とも簡単につながれます。

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懇親会の会場候補

懇親会が開催されている会場は、さまざまです。ここでは、懇親会の会場候補について解説します。

ホテルのパーティー会場

ホテルのパーティー会場は、多くの参加者を収容できるため、会社全体や大規模な懇親会に適しています。特に、従業員全員が集まる懇親会や異業種交流会など、多くの参加者が集まる場では、広さや設備が整ったホテルが便利です。

ホテルでは飲食物の提供だけでなく、必要に応じて宿泊や移動の手配もサポートしてくれるため、スムーズな運営が可能です。

オフィス

小規模な懇親会であれば、オフィスの一室を利用するのも効果的です。オフィスなら会場費を削減可能です。そのため、会場費を抑えたい場合に向いています。従業員にとっては移動の手間もないため、仕事の合間に気軽に参加できます。

貸し会議室

貸し会議室は、参加人数や予算に応じて最適な場所を選べる柔軟性が魅力です。レイアウトの変更がしやすいため、会議室としての使用だけでなく、さまざまな懇親会形式にも対応可能です。ただし、貸し会議室の場合には飲食のサービスが提供されていないことがほとんどであるため、別途手配が必要です。

体育館・多目的ホール

屋内スポーツや運動を取り入れた懇親会を開催したい場合には、体育館や多目的ホールが向いているでしょう。広いスペースで体を動かしながら交流できるため、アクティブな懇親会を計画する際におすすめです。しかし、食事の提供が難しい点には注意してください。どうしても施設内で食事をしたい場合には、別途食事の手配が必要になります。

キャンプ場

キャンプ場は、自然のなかでアクティビティと食事をどちらも楽しめる場所として人気です。ある程度の広さがあるだけでなく、キッチンスペースが用意されていることもあります。調理器具が用意されている場合もあるため、使いやすい点がメリットです。ただし、天候に左右されやすいため、事前に天候を確認し、悪天候時の対応策を考えておきましょう。

飲食店

貸し切り可能な飲食店を利用すれば、大人数でも懇親会をスムーズに開催できます。飲食物の準備や提供をお店側に任せられるため、主催者はイベント運営に集中できます。また、さまざまな料理や飲み物の選択肢があるため、参加者の好みに応じたサービスを提供できる点も魅力です。

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会場を探す際に考慮すべき項目

ここでは、会場を探す際に考慮すべき項目について解説します。

参加人数

懇親会の会場を選ぶ際には、まず参加人数の把握が重要です。人数が正確でなければ、会場費や飲食費に無駄なコストが発生する恐れがあります。たとえば、参加者が少ないのに大きすぎる会場を選ぶと、空間が広すぎて寂しい印象になり、会話が生まれにくくなります。

逆に参加者が多すぎると、会場のキャパシティを超えてしまい、窮屈で不快な状況になりがちです。このような状況を避けるためにも、会場の収容人数に合わせた適切な規模の場所を選びましょう。

食事提供の有無

懇親会で飲食を提供する場合、その会場で食事の準備が可能かどうかを事前に確認することが重要です。会場によっては、軽食しか提供できなかったり、持ち込みやケータリングが必要だったりすることもあります。また、提供する飲食物の種類が限られる場合もあるため、提供されるメニューの選択肢もチェックしておくとよいでしょう。

もし会場での提供が難しい場合は、デリバリーサービスの利用も検討してください。

機材・設備

懇親会の内容によっては、プロジェクターや音響設備などの機材が必要になることがあります。そのため、事前に会場に必要な機材や設備が揃っているか確認することが大切です。もし会場に備え付けの設備がない場合、外部から持ち込みが可能かどうかも確認しておくと安心でしょう。

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懇親会の会場を探す際のポイント

ここでは、懇親会の会場を探す際のポイントについて解説します。

実施目的を明確にする

懇親会の会場を選定する際には、まず懇親会の目的を明確にしましょう。リラックスした雰囲気で従業員同士の交流を深めたいのか、新しいプロジェクトの立ち上げにあたってチームの結束を強めたいのかなど、目的によって、適した会場の条件が異なります。

目的に応じた企画を実行できる環境を提供しているかどうかを考慮し、その条件をもとに会場を選定するよう意識しましょう。

予算を見積もる

懇親会を開催する際には、さまざまなコストがかかります。代表的なコストは、以下のとおりです。

・会場費

・飲食費

・企画費

など

多くのコストがかかるため、まず全体の予算をしっかりと見積もることが大切です。無駄な出費を抑えるためにも、あらかじめ予算を明確に決めておき、決めた範囲内で最適な会場を見つけるようにしましょう。会場によっては、予算に応じて飲食や設備に関するプランを提案してくれる場合もあります。

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懇親会におすすめの企画

ここでは、懇親会におすすめの企画を紹介します。

伝言ゲーム

伝言ゲームは、懇親会での定番ゲームの1つです。参加者が先頭から順に並び、先頭の人は進行役から聞いた内容を隣の人に一言一句間違えずに伝えます。最後尾の人まで内容が伝わり、最後の人が正しい答えを出せればクリアです。このゲームでは、伝える内容に参加者のエピソードや懇親会に関連する話題を含めることで、親睦を深めやすくなります。