こんにちは。貸し会議室予約管理システム「MICEEE」運営のライターチームです。
需要の高まりを受けて、宴会場・貸し会議室は年々室数が増えています。自社で運営している人や運営を検討している人も珍しくありません。この記事では、市場動向や運営のメリット・デメリットなど、宴会場・貸し会議室の運営を成功させるためのポイントを解説します。収益を可能な限り大きくしたいと考えている人は、参考にしてください。
宴会場・貸し会議室とは
宴会場・貸し会議室とは、イベント、会議や打ち合わせなどに利用できる、自由度の高いスペースを提供するサービスです。スペースを貸すだけでなく、運営に必要な設備も整っています。
さまざまな広さの宴会場・貸し会議室があり、一定時間ごとに料金が設定されているため、必要な時間分の利用が可能です。近年では、会議や打ち合わせに加えて、就職説明会や採用試験、社内研修、セミナーなど幅広い用途で活用されています。
宴会場・貸し会議室の市場動向
近年、広がりをみせる宴会場・貸し会議室ですが、徐々に変化が起きています。ここでは、市場動向を3つに分けて解説します。
テレワークの普及
コロナ禍によって、新しい働き方としてテレワークが急速に普及しました。テレワークにより、オフィスへ出社せず、好きな場所で働けるようになりました。柔軟な働き方ができるテレワークは、コロナが落ち着いた後も多くの企業で採用されています。テレワークではオフィスの会議室を利用できないため、企業や個人が貸し会議室を利用するケースが増えています。
需要の変化
テレワークが普及し、オフィスの利用頻度が減少したことで、オフィスを縮小しコストを削減する企業が増加しました。なかでも、会議室を削減したり、フリーアドレスで従業員の数より少ない座席数を配置したりする企業が目立ちます。
しかし、コロナが落ち着き、徐々にオフィスへの出社が増えたことで、会議室が足りなくなるケースがあり、貸し会議室の需要が増えています。また、同じくスペースビジネスに該当する宴会場も利用が増えています。
将来の見通し
以前は大企業や公共団体の利用が多かったものの、テレワークが普及し、働き方が柔軟になるなかで、中小企業や個人が貸し会議室を利用するケースが増えています。
時間制だけでなく、長期間利用できる会議室やコワーキングスペースなど多様化しており、今後も貸し会議室の需要は高まると予想されています。また、宴会場の特性を利用して社内イベントを開催したのち、懇親会を開催するケースも増えるでしょう。
宴会場・貸し会議室を運営する際のポイント
宴会場・貸し会議室を選定・運営する際は、立地だけでなくレイアウトや予約システムも重要です。以下では、重要なポイントを5つ解説します。
1.立地
宴会場・貸し会議室では、立地が最も重要です。駅から遠い場合は、バスやタクシーなどで向かう必要が出てきます。最寄り駅から徒歩圏内のようにアクセスがよく、周辺にオフィスの多い立地にある貸し会議室は、ニーズが高くなるでしょう。
多くの路線が乗り入れているターミナル駅であれば、より多くの地域からアクセスしやすくなります。ただし、オフィス街には貸し会議室が多く、競争が激しくなりやすいため、注意が必要です。
2.レイアウト・環境
建物内部のレイアウトや環境も重要です。建物が分かりやすく、会議室まで迷うことなく容易にアクセスできる構造で、用途に合わせて会議室内の机や椅子を動かしやすい物件は、人気を集めやすいでしょう。また、会議室だけでなく、休憩できるロビーや喫煙所があると好まれやすくなります。
3.備品の手配
宴会場・貸し会議室には基本的にテーブルや椅子、ホワイトボード、インターネット環境、電源タップ・延長コード、プロジェクター・スクリーンなど、業務に必要な備品が準備されています。最低限の文房具が備えられていることもあります。
ただし、パソコンでの作業に使用する備品や文房具などが不足する可能性もあるでしょう。会議室での業務に必要な備品を手に入れやすい環境だと、利用者に好まれます。
4.飲食物の手配
イベントや会議は、時間が長引いたり休憩を挟んだりするケースも珍しくありません。その場合に、飲食物を近隣で手配できると便利です。コンビニエンスストアやカフェ、お弁当屋、飲食店、ケータリングサービスを提供する業者などがあると、さまざまな状況に対応でき、利用者に喜ばれます。あらかじめ、周辺にどのような店舗があるか確認しておきましょう。
5.予約システム
宴会場・貸し会議室の安定的な稼働には、集客が欠かせません。集客方法の1つであり、業務の効率化につながる手段が予約システムです。予約システムとは、オンラインでの予約や決済を可能にし、予約情報や顧客の管理を担うツールです。利用者と貸し会議室の運営者をつなぐプラットフォームといえるでしょう。
宴会場・貸し会議室を運営するメリット
宴会場・貸し会議室であれば、従来の貸事務所と比較して収益の向上が狙えます。貸事務所は安定的な収益の確保が強みでしたが、近年はテレワークの普及によってオフィスの面積を削減する傾向にあり、空室率が高くなっています。
宴会場や貸し会議室であれば不特定多数が利用するため、より大きな収益を得られる可能性があるでしょう。また、貸し会議室は公共スペースであり、ビルの容積率が緩和されます。敷地面積が同じでも総床面積を広くできるため、テナントの数を増やせます。
宴会場・貸し会議室を運営するデメリット
不特定多数が利用する宴会場や貸し会議室では、常に集客力を高めて新規利用者を確保し、継続利用者につなげる努力を続けなければなりません。集客力によって売上が大きく左右されるため、安定的な収益を見込むのは難しいでしょう。また、備品の盗難や破損を防ぎ、清潔な環境を保つための管理も必要です。
宴会場・貸し会議室の運営に適したDX
DX化とはデジタル化を浸透させ、時代に適した新たな価値を作り出し続け、生活をよりよいものに変革することです。予約システムを導入し、デジタル化して一元管理することもDX化の一例です。DX化によって受付を無人化したり、効率的な運営を実現したりするなど、新たな価値の創出ができるでしょう。
宴会場・貸し会議室の予約システムを選ぶポイント
予約システムには、多くの種類があります。ここでは、自社で貸し会議室を運営する際の、選ぶポイントを5つ解説します。
1.自社に適しているか
多様な業種に対応したものから、貸し会議室をはじめ施設予約に特化したものまで、予約システムには多様な種類があります。自社の規模や目的に適したサービスであるかを確認しましょう。また、予約状況を確認できるか、カレンダーと連携できるかなど、利用したい機能が搭載されているかも重要です。
2.コストはどれくらいか
導入する際のコストや運用するためのコストがどれくらいか、予算内に収まっているかどうかも重要なポイントです。料金形態はシステムごとに異なるため、トータルでどれくらいの費用がかかるかを計算します。ただし、費用だけで比較するのではなく、機能や目的などを含めコストパフォーマンスとして考えましょう。
3.どのシステムと連携可能か
自社で他のシステムを導入している場合、連携できるかを確認しましょう。GoogleカレンダーやOutlookとの同期、勤怠管理システムとの連携などができると、利便性を高められます。一方で、導入した予約システムと連携できない場合、手間が大きくなる恐れがあるため、注意が必要です。
4.操作が容易か
予約システムは多くの従業員が使用するため、操作が容易で誰にとっても使いやすいかもポイントです。シンプルな操作性で直感的に操作できると、ストレスなく活用できます。導入前に、トライアル期間やデモ版で確認すると安心です。また、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどからも管理できると、利便性が高くなります。
5.セキュリティが万全か
利用者の個人情報を扱うため、システムには万全なセキュリティ対策が求められます。万が一予約情報が漏えいしたり、不正なアクセスを許したりすると、自社の信用に関わる大きな問題です。また、ユーザーごとにアクセス権限を設定できると、セキュリティ対策に加えて貸し会議室の不正利用を防ぐことにもつながります。
宴会場・貸し会議室の予約にMICEEEがおすすめな理由
宴会場・貸し会議室の予約には、MICEEEの利用がおすすめです。以下では、3つのおもな理由を解説します。
詳細な情報を掲載できる
MICEEEなら、料金を含む詳細な情報を掲載できます。検索機能があるため、利用者に適した貸し会議室を見つけてもらえます。累計5,000室を超える会場を掲載していることや、利用者の多さもポイントです。
利用者とコミュニケーションを取れる
利用者は、MICE Platformを通して会場担当者と問い合わせができます。ひと目で情報が分かる掲示板機能が搭載されています。疑問点を解消したうえで予約してもらえるため、トラブルの防止につながるでしょう。
金額や空き情報を確認したうえで予約してもらえる
MICE Platformを活用すれば、会場の予約から料金の支払いまでMICE Platform1つで完結できます。空き状況に加え、金額もひと目で分かるため、利用者にとっては利用しやすく、管理者にとってはトラブルやリスクを避けられるでしょう。
まとめ
テレワークの普及や会議室の不足、懇親会のニーズなどにより、宴会場・貸し会議室が人気を集めています。中小企業や個人の利用も増えており、需要は今後も大きくなるでしょう。宴会場や貸し会議室を運営し、収益を大きくするには、立地やレイアウト・環境だけでなく、予約システムも重要です。
ソフトバンクイノベンチャー発のMICEプラットフォーム株式会社が運営する「MICEEE」では、スペース予約業務の全てをカバーできるクラウドサービスを提供しております。貸し会議室を運営し、予約システムを検討している人は、お気軽にお問い合わせください。
