【会場選びでイベントは決まる】第7回　会場探しをプロに任せると何が変わる？イベントコンシェルジュ活用術

イベントの開催が決まった。

参加予定は300名。
都内で駅から近く、セミナー終了後には懇親会も開催したい。オンライン配信も必要――。

さて、ここからどうやって会場を探しますか？

検索サイトで候補を探し、それぞれの施設へ問い合わせ、空き状況を確認し、見積書を取り寄せて比較する。もちろん、自分で探すことはできます。しかし実際に始めてみると、会場探しには想像以上の時間と手間がかかります。

そこで今回は、「自分で会場を探す場合」と「イベントコンシェルジュを活用する場合」では何が変わるのかを、具体的なケースをもとに比較してみます。

今回のイベント条件

例えば、次のような企業カンファレンスを開催するとします。

一見すると、それほど難しい条件には見えないかもしれません。しかし、実際に会場を探し始めると確認事項は一気に増えていきます。

STEP1　候補会場を探す

まず必要なのが、候補となる会場探しです。

検索エンジンや会場検索サイトを使って、

「東京 300名 セミナー会場」

「カンファレンス 会場 東京」

「懇親会 会場 300名」

などと検索します。候補が10施設見つかったとしても、そこから、

・本当に300名入れるのか

・希望レイアウトで300名なのか

・懇親会も開催できるのか

・配信設備はあるのか

・希望日に空いているのか

を一つずつ確認する必要があります。「検索結果に出てきた＝条件に合う」ではないのが、会場探しの難しいところです。

STEP2　空き状況を確認する

候補会場が見つかったら、次は空き確認です。

会場Aへ問い合わせ。

会場Bへ問い合わせ。

会場Cへ問い合わせ……。

5施設比較するだけでも、最低5回の問い合わせが必要になります。

さらに、

「その日は空いていませんが翌週なら可能です」

「メイン会場は空いていますが懇親会場がありません」

といった回答が返ってくれば、再び候補探しからやり直しになることもあります。

STEP3　同じ条件を何度も説明する

問い合わせのたびに、

• 開催日時
• 参加人数
• イベント内容
• 希望レイアウト
• 必要設備
• 飲食
• 配信
• 搬入条件

などを説明します。施設によって問い合わせフォームの項目も異なるため、単純なコピー＆ペーストだけでは済まないこともあります。

会場が増えるほど、この作業も増えていきます。

STEP4　見積書を比較する

候補が絞れてきたら、次は見積比較です。

ここが意外と難しいポイントです。

例えば、

会場A：90万円

会場B：100万円

会場C：105万円

だったとします。

金額だけを見ると、会場Aが最も魅力的です。しかし、

会場Aは音響設備が別料金。

会場Bは音響・スクリーン込み。

会場Cはさらに控室とWi-Fiも含まれている。

こうなると、単純に90万円、100万円、105万円を比較することはできません。「同じ条件にそろえた場合、最終的にいくらなのか」まで確認する必要があります。

STEP5　会場として本当に使いやすいか判断する

価格や設備条件がそろったとしても、まだ決定ではありません。

例えば、

300名収容可能でも受付スペースが狭い。

配信可能でも専用回線がない。

懇親会場はあるものの、セミナー会場からの移動に時間がかかる。

搬入口から会場まで距離がある。

こうした情報は、施設のスペック表だけでは判断できない場合があります。

必要なのは、**「このイベントを実際に開催したらどうなるか」**という運営視点です。

では、コンシェルジュに相談すると？

ここまでの作業を、イベント担当者がすべて自分で行う必要はありません。MICEプラットフォームでは、会場探しをサポートするコンシェルジュサービスを提供しています。

例えば先ほどの条件なら、

「300名、東京都内、駅近、セミナー＋懇親会、配信あり」

といった希望を伝えるところから相談できます。その条件をもとに、イベント経験を持つスタッフが候補となる会場を探します。

自分で探す場合とコンシェルジュ活用を比較

作業	自分で探す	コンシェルジュ活用
候補会場探し	自分で検索	条件に合わせて提案
空き確認	各施設へ問い合わせ	まとめて確認
条件説明	施設ごとに説明	一度条件を共有
見積取得	各施設へ依頼	まとめて手配
見積比較	自分で項目を整理	比較しやすく整理
条件調整	各施設と交渉	調整をサポート
運営面の判断	自分で確認	イベント会社目線でアドバイス

コンシェルジュを利用する最大のメリットは、単に**「会場を探してくれること」ではありません。**

会場選定に伴うさまざまな作業を減らしながら、イベント運営の視点も含めて比較できることにあります。

「条件交渉」も会場選びの重要な仕事

意外と知られていませんが、会場選定では条件調整が発生することもあります。

例えば、

「搬入をもう少し早くできないか」

「控室を追加できないか」

「レイアウト変更に対応できないか」

「この備品を料金内にできないか」

「キャンセル条件を確認したい」

など。

直接会場へお願いしづらい内容もあるでしょう。

こうした調整も、第三者であるコンシェルジュが間に入ることで進めやすくなる場合があります。

最大の違いは「イベント会社の視点」

そして、MICEプラットフォームのコンシェルジュサービスの特徴は、イベント運営の現場を知っていることです。

単に、

「300名入れます」

という情報だけを見るのではありません。

例えば、

「300名が来場した時、受付は混雑しないか？」

「講演終了後、300名が懇親会場へスムーズに移動できるか？」

「オンライン配信に必要な環境を確保できるか？」

「搬入から撤去まで無理のないスケジュールを組めるか？」

といったところまで考えます。会場のスペックではなく、イベント当日から逆算して会場を考える。ここに、イベント会社が会場選びをサポートする価値があります。

時間だけでなく「失敗コスト」を減らす

コンシェルジュを利用する価値を「会場探しの時間短縮」だけで考えるのは、少しもったいないかもしれません。

より重要なのは、失敗する可能性を減らすことです。

例えば、会場費を数万円抑えることができても、

・受付が混雑する

・必要な機材が入らない

・控室が不足する

・配信環境が不十分

・設営時間が足りない

といった問題が起きれば、追加費用やスタッフ工数だけでなく、参加者の満足度にも影響します。会場選びで考えるべきなのは、「一番安い会場はどこか？」だけではなく、「イベント全体で最もリスクが少ない会場はどこか？」という視点なのです。

こんな時こそコンシェルジュを活用

特に、次のようなケースではプロへの相談が有効です。

・初めてイベントを担当する

・短期間で会場を決めなければならない

・300名以上など規模が大きい

・複数会場を比較したい

・懇親会や展示など複数の用途がある

・配信設備など専門的な条件がある

・社内へ複数候補を提案する必要がある

・条件が多く、自分では探しきれない

そして何より、

「何から決めればいいか分からない」

という段階でも相談できます。

編集部の考察

これまで会場探しは、

「担当者自身が検索して問い合わせる仕事」

と考えられてきました。

しかし、イベント担当者の仕事は会場探しだけではありません。

企画、予算管理、集客、登壇者調整、制作物、社内調整、当日運営――。

本来、担当者が時間を使うべきなのは、イベントそのものの価値を高める仕事ではないでしょうか。

会場探しや空き確認、見積取得といった作業はプロに任せ、自分は企画や参加者体験に時間を使う。

それも、イベントを成功させるための一つの方法です。

今週の実践ポイント

この5つが整理できれば、会場探しはかなり進めやすくなります。

そして、

「この条件でどこを探せばいいか分からない」

となったら、その段階でプロへ相談するのも一つの選択肢です。

会場探しに、プロのイベントコンシェルジュを。

候補探し。

空き確認。

見積取得。

比較。

条件調整。

そしてイベント運営を考えた会場選定まで。

MICEプラットフォームのコンシェルジュサービスが、まとめてサポートします。

会場探しで困ったら、まずはお気軽にご相談ください。

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