こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。
イベントの成否は、運営担当者や運営チームにかかっているといっても過言ではありません。しかし、イベント準備に必要なことが分からず、頭を抱えている人もいるでしょう。
本記事では、イベント運営で必要なことや大切なポイントなどを解説します。イベント運営マニュアルの作成についても解説するので、ぜひ参考にしてください。
イベント運営チームに必要な人数
イベントの規模や内容によって、運営チームに必要な人数は異なります。たとえば展示会へのブース出展であれば、少人数で済むことも多いでしょう。一方、参加者が数十人、数百人規模になる場合は少なくとも5～10人ほどのスタッフが必要です。大規模なイベントでは、運営スタッフが20～30人必要になることもあります。
イベント準備で必要なこと・役割分担
イベントの準備は多岐に渡り、効率的に進めるためには役割分担が重要です。また、イベントの準備を進めるメンバーとは別に、チームをまとめるリーダーが必要です。リーダーは、予算管理やスケジュール管理などの役割も担います。ここでは、イベントの準備に必要な作業や役割について解説します。
イベント会場の手配
イベントに合わせて最適な会場を探し、会場の動線や収容人数、空き状況などを確認しましょう。チームリーダーなどとともに、会場の下見を行います。また、会場側との調整も会場担当者の役割です。
イベントに必要なヒト・モノの手配
司会者や登壇者、販売スタッフなど、イベントに必要なヒトを手配する役割です。景品や装飾品、衣装やトロフィー（表彰がある場合）など、イベントに必要なモノの手配も担当します。
機材・備品の手配とリスト化
スクリーンやプロジェクターなどの機材や、備品などを手配する役割です。使用する会場にあるものと、持ち込まなくてはいけないものを把握し、必要なものをリスト化します。
制作物の準備
イベントの看板やポスター、配布用のカタログなどの制作物を準備する役割です。また、イベントで使用するスライドも、制作物担当が作成する場合が多いでしょう。デザインが関わる作業が多いので、なるべくクリエイティブ職の人に依頼することをおすすめします。
イベントの告知・集客
自社のホームページやSNS、チラシなどでイベントを告知し、集客につなげる役割です。社内向けイベントの場合は、社内イントラやメールで情報を発信します。また、イベント当日や終了後のアンケート調査を兼任する場合も多いでしょう。
セミナーやイベントの会場予約・ご相談はMICE会場マッチにお任せ！
＼カンタン1分！登録料・利用料無料／
当日のイベント運営で必要なこと・役割分担
準備段階と同じく、イベント当日は全体を統括するリーダーが必要です。基本的には、準備段階でのリーダーが、そのまま当日の運営リーダーも担当する方がよいでしょう。ここでは、イベント当日の運営に必要なことや役割を紹介します。
司会進行
司会者として、イベントステージの進行を担う役割です。イベントの演出に関わり、会場の空気を左右する重要なポジションです。イベントを予定通りに進行させるため、時間にも注意しながら司会をする必要があります。
ステージの各種準備
プログラムが行われるステージの各種準備を担当する役割です。ステージの袖で待機して、マイクのセッティングやステージ転換など、各プログラムに必要な準備をします。
設営・撤去作業
イベントの設営と終了後の撤去作業も、重要な役割です。会場をレンタルする場合は使用時間が決まっているので、スムーズに作業を終えられるよう十分な人数を確保する必要があります。ただし、設営や撤去作業はメンバーへの肉体的負担が大きく、レイアウトや装飾などのノウハウも必要なので、プロに任せることも検討しましょう。
会場側との連携
イベント当日は、チームから会場の担当者とやりとりをする係を選出します。トラブルが起きたときは会場側に連絡をとり、的確に対応する必要があります。不足の事態が起きたときにリカバリーするため、会場の担当者と密に連携することが大切です。
イベント参加者の誘導
イベント当日は、参加者が迷ったり混雑により混乱したりしないよう、適切に誘導する必要があります。とくに、道順を間違えやすそうな場所には、誘導担当者を配置するとよいでしょう。
受付
会場で参加者の受付をしたり、配布物を渡したりする役割です。なお、来場者数が多いイベントや、受付時間が短い場合は、受付スタッフを多めに配置することをおすすめします。
アンケート調査
イベントの参加者にアンケートを募り、感想や意見などを集める役割です。アンケートの内容は、チームで共有し、次回のイベントに活かされます。
機材担当
照明や音響など、機材の管理を担う役割です。専門性が求められるので、外部に依頼する場合が多いものの、タイミングの指示などは運営チームのメンバーが行う必要があります。
撮影担当
イベント当日の様子を写真や動画で記録しておくと、後から振り返るだけでなく、広報用の素材としても活用できます。運営チームにカメラが得意な人がいなければ、プロに依頼するとよいでしょう。
セミナーやイベントの会場予約・ご相談はMICE会場マッチにお任せ！
＼カンタン1分！登録料・利用料無料／
イベント運営を成功させるポイント
イベント運営を成功させるためには、次の3つのポイントを押さえることが大切です。
参加者目線のプランを立てる
当日のタイムスケジュールは、参加者の目線に立って設定することが重要です。
たとえば、女性用トイレは男性用と比べて混雑しやすいので、女性の参加者が多い場合は、休憩時間を多めに確保するなどの配慮が求められます。
一方で、待ち時間が長すぎると参加者が退屈してしまう可能性があるので、時間を適度に調整することも大切です。
トラブルの発生を想定しておく
イベント当日は、なにかと不測の事態がつきものです。トラブルは起こるものと考えて、想定されるリスクについてはあらかじめ対策を立てておきましょう。
たとえば、公共交通機関の運休・遅れの可能性がある場合は、会場の利用時間に余裕を持たせるという対策が考えられます。
また、トラブルが起きたときの意思決定ルートを決めておくことも重要です。
必要に応じて外部に協力を依頼する
イベントには多くのリソースが必要であり、自社スタッフだけでは対応が難しいこともあります。リソースが不足しているときは、イベント運営会社に運営を依頼することも検討してみましょう。スタッフの業務負担を軽減でき、イベントのクオリティアップにもつながります。
そのほか、イベントコンサルティングやイベント会場の情報サイトなど、イベント開催に活用できる便利なツールやサービスは積極的に活用しましょう。
イベント運営マニュアルの作成がおすすめ
イベント運営マニュアルとは、イベント当日のスケジュールや、スタッフの役割・配置や動きなどを記載した資料のことです。情報を一元化することで、円滑なイベント運営が可能となります。
また、あらかじめマニュアルが用意されていれば、当日に不測の事態が起こった場合もスムーズに対応できるでしょう。
イベント運営マニュアルの主な記載内容
イベント運営マニュアルの主な記載内容は、以下のとおりです。
・イベント概要：イベント名や日時、会場やゲストなどの基本情報 ・組織図：イベント運営チームの体制 ・当日のプログラム：イベント当日のプログラム内容 ・タイムスケジュール：当日の各スタッフの動きを時系列順にまとめたもの ・機材、設備：使用する機材や設備のリスト ・オペレーション：それぞれのセクションにおける作業内容や作業手順 ・安全対策：火災など、緊急事態が起きた場合の対応策や安全管理の手順など |
セミナーやイベントの会場予約・ご相談はMICE会場マッチにお任せ！
＼カンタン1分！登録料・利用料無料／
イベント運営マニュアルを作成する主な目的
イベント運営マニュアルを作成する主な目的は、次の3つです。
イベントの全体像を共有する
マニュアルを作成すれば、イベントに携わる人全員に対して、イベントの全体像を共有することができます。それぞれのスタッフが全体の流れを踏まえたうえで動けるようになり、イベントをスムーズに運営できるでしょう。
作業の重複や抜け・漏れを防ぐ
自分やほかのスタッフの役割、動きを把握できる点もメリットです。各々の業務範囲を明確化することで、作業の重複や抜け・漏れを防ぐことにつながります。
ノウハウの蓄積
運営マニュアルは、次回近しい内容のイベントを開催するときにも活用することが可能です。また、ある程度のひな型ができるので、1からマニュアルを作成する必要がなくなります。
イベント運営マニュアルを作成する際の注意点
イベント運営マニュアルを作成する際は、次のポイントに注意しましょう。ここでは、イベント運営マニュアルを作成する際の注意点について解説します。
準備の精度を高める
完璧に準備ができたと思っても、イベント当日にはなにかしら不足している物事が見つかるケースは珍しくありません。マニュアルの作成段階でシミュレーションを細かく行っておけば、過不足を事前に洗い出すことができます。
特定の人に役割を集中させない
特定の人に役割を集中させると作業が属人化し、「その人がいないと作業が進まない」という事態に陥るリスクがあります。役割はなるべく分散し、共有すべき情報はマニュアルに書いておきましょう。
最新の情報を反映させる
イベント運営マニュアルには、常に最新の情報を反映させることが大切です。情報が古いままだと、スタッフに誤った対応や判断を招く恐れがあるので、十分注意しましょう。
セミナーやイベントの会場予約・ご相談はMICE会場マッチにお任せ！
＼カンタン1分！登録料・利用料無料／
まとめ
イベント運営にはさまざまな作業が必要であり、運営チーム内の役割分担を明確化することが大切です。また、イベントの規模に合わせて、十分な数のスタッフを手配することも重要になります。イベントの準備〜当日の運営までに必要な作業を把握し、イベントを成功に導きましょう。
イベント運営のサポートやイベントの会場探しには、ぜひ弊社をご活用ください。MICE会場マッチは、イベント会場の検索・比較・予約を手軽に行えるサービスです。高級ホテルのバンケットから貸し会議室、おしゃれなスペースまで、豊富なラインナップのなかから、イベントの目的に合った会場をお選びいただけます。
会場ごとの折衝状況はMyPageで簡単に把握でき、カリスマイベンターによる支援も提供しているのが特徴です。以下から無料で会員登録いただけます。
セミナーやイベントの会場予約・ご相談はMICE会場マッチにお任せ！
＼カンタン1分！登録料・利用料無料／
