「前回のイベントって、どうやって進めましたか？」企業イベントの準備を始めたとき、こんな会話が交わされることは珍しくない。すると、「前回の担当者が異動してしまって……」「たしかExcelがどこかにあったはずです」「制作会社の担当者なら分かるかもしれません」という答えが返ってくる。

数百万円、場合によっては数千万円をかけて開催したイベントでも、そこで得られた経験やノウハウが組織に残っていない。これは、多くのイベント現場が抱える大きな課題である。

イベントは、なぜ属人化しやすいのか
「あの人がいないと分からない」はリスクになる
引き継がれているのは「ファイル」であって「ノウハウ」ではない
イベントを「プロジェクトデータ」として残す
毎回「ゼロから始める」をやめる
「経験者がいる会社」から「経験が残る会社」へ
AI時代には「蓄積されたデータ」がさらに重要になる
属人化をなくすことが、参加者体験につながる
編集部より
イベントの経験を「担当者の記憶」から「会社の資産」へ

イベントは、なぜ属人化しやすいのか

イベントは一般的な定型業務とは少し性質が異なる。イベントごとに目的も、参加人数も、会場も、関係者も違う。

さらに準備期間中には、

会場とのメール
制作会社とのチャット
Excelの進行管理表
PowerPointの企画書
オンライン会議の議事録
進行台本
運営マニュアル

など、さまざまな場所で情報が生まれる。その結果、「最新情報がどこにあるのか分からない」という状態が生まれやすい。そして最終的には、担当者本人だけが全体像を把握している。これがイベント運営における属人化の正体だ。

「あの人がいないと分からない」はリスクになる

イベントでは開催日を延期できない。担当者が突然休んだとしても、イベントの準備は止められない。ところが情報が個人に集中していると、「この制作物は誰が確認するのか」「登壇者への連絡は済んでいるのか」「このタスクは誰が担当しているのか」といったことが分からなくなる。

特定の担当者への依存は、単なる業務効率の問題ではない。イベント開催そのものに関わるリスクなのである。

＊「あの人がいないとわからない」リスクを回避するMICE Joy

引き継がれているのは「ファイル」であって「ノウハウ」ではない

イベント終了後、多くの企業では資料を保存している。

企画書。

WBS。

進行台本。

運営マニュアル。

アンケート結果。

写真や映像。

しかし、ファイルを保存するだけでは十分ではない。本当に次回の担当者が知りたいのは、「なぜこの会場を選んだのか」「どのタスクで遅れが発生したのか」「参加者から何が評価されたのか」「当日どんなトラブルが起きたのか」「次回は何を改善すべきなのか」といった判断の背景や経験だからだ。

完成した資料だけを保存しても、そこに至るプロセスまでは残らない。

＊イベントノウハウを引き継ぐ

イベントを「プロジェクトデータ」として残す

そこで重要になるのが、イベントを単なるファイルの集合ではなく、一つのプロジェクトとして記録するという考え方だ。例えば、「2026年度社員表彰式」というプロジェクトの中に、企画、スケジュール、タスク、担当者、会議内容、資料、変更履歴、運営マニュアル、アンケート結果などがまとまっている。

そうすれば翌年の担当者は、「去年はどんなスケジュールだったのか」「いつから会場選定を始めたのか」「どんな準備に時間がかかったのか」を確認できる。イベントを開催するたびに、組織にノウハウが蓄積されていく。

★イベントをプロジェクトデータ化して残す

毎回「ゼロから始める」をやめる

イベントの属人化を解消する最大のメリットは、次の担当者がゼロからスタートしなくて済むことだ。例えば、前年の表彰式で120個のタスクが発生したとする。翌年も同様のイベントを開催するのであれば、その120個をもう一度ゼロから考える必要はない。

前年のプロジェクトを参考にしながら、「今年はこのタスクを追加しよう」「これは不要だった」「去年遅れたので、今年は2週間早めよう」と改善すればいい。

イベントを開催するたびに、準備の精度が高まっていく。これこそ、イベントDXによって実現したい状態である。

「経験者がいる会社」から「経験が残る会社」へ

これまでイベント品質は、担当者の経験に大きく左右されてきた。経験豊富なプロデューサーなら成功する。経験の浅い担当者なら苦労する。

しかし、組織としてイベントデータとノウハウを蓄積できれば、この構造は変わる。経験の浅い担当者でも、過去のWBSを参考にする。過去の運営マニュアルを見る。過去に発生したトラブルを確認する。過去のアンケートから改善点を学ぶ。

つまり、組織の経験を借りながらイベントを運営できるようになる。重要なのは「経験豊富な人を増やす」ことだけではない。経験そのものを会社に残す仕組みをつくることなのである。

★イベント経験者がいる会社から経験が残る会社へ。」MICE Joyで実現

AI時代には「蓄積されたデータ」がさらに重要になる

そして、この考え方は第7回で取り上げたAIとも密接につながっている。AIがイベント担当者を支援するためには、学習・参照できる情報が必要だ。過去のイベントデータが蓄積されていれば、将来的には、「300人規模の表彰式では、どんなタスクが必要？」「過去に遅延しやすかった工程は？」「去年の参加者アンケートで改善要望が多かった項目は？」「過去の運営マニュアルを参考に今年版を作って」といった活用も考えられる。

つまり、イベントデータの蓄積 × AIによって、イベント運営の知識そのものを組織で活用できるようになる。

★イベント経験者がいる会社から経験が残る会社へ。」MICE Joyで実現