こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。
自社でイベントを開催することが決まったら、まずは企画書の作成が必要になります。初めてイベントを実施する際や、イベントの担当になった場合、企画書はどのように作成すればよいかわからないこともあるでしょう。
そこで本記事では、イベントの企画書を作成するために情報収集している人に向け、その重要性や作成の流れを解説します。イベント企画書に記載する内容も解説するため、ぜひ参考にしてください。
イベント企画書の基礎知識
作成に取り掛かる前に、イベント企画書の基本をおさえておきましょう。ここでは、イベント企画書の基礎知識を解説します。
イベント企画書とは
イベント企画書はイベントの設計図で、イベントのアイデアをまとめて具体化し、実行可能な計画に落とし込んだ書類でもあります。イベント企画書の完成度が、イベントの成功確率につながるため、企画書制作はイベントを開催するにあたって非常に重要です。
イベント企画書を作成する目的
企画書はイベントの企画時だけでなく、さまざまなシーンで作成されます。どの企画書にも共通する目的は、企業や人に対して計画を伝えることです。
なお、イベント企画書は社内向けと社外向けがあります。社内向けの場合は、上司の決裁を得て、イベントに関わる同僚にイベントについて理解してもらうことなどが目的です。一方で社外向けの場合、スポンサー企業にイベントの趣旨や内容、協力するメリットを理解してもらうことが目的です。
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イベント企画書の重要性
イベントを開催する目的はさまざまですが、イベントは自社をアピールするための有効な手段で、広告効果も高い施策となります。そのため、イベント企画書は広告・宣伝を成功させるためにも重要です。
そのため事前にイベント関係者に情報を共有し、認識をあわせるためにも、イベント企画書は大切なものになります。また、イベントのスケジュール管理を円滑に進めるためにも必要です。
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イベント企画書における適正枚数
従来の企画書は、詳細がきちんと盛り込まれた複数枚の企画書が一般的でした。しかし、現在は、「1枚企画書」とよばれる企画の全体像を、1枚の資料で端的に伝える形式が採用されるケースも少なくありません。
イベントのコンセプトやターゲットを分かりやすく伝えられる一方で、イベントまでのスケジュールや当日の流れなど、細かい内容を伝えきれないという欠点もあります。そのため、イベント企画書の場合は、現在も複数枚の企画書を作成するケースが多いです。
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イベント企画書を作成する流れ
社内向けのイベント企画書を作成する場合は、次のような流れで進めていきましょう。
企画の内容を検討する
イベントは、展示会やセミナーなどさまざまな種類があります。そして、種類によってイベントのゴールは異なります。そのため、企画書を作成する前にイベントの種類や目標を考えなければなりません。まずは自社の現状を分析し、現状分析によって課題を明確にしたうえで、開催するイベントの種類や目標を決めましょう。
企画書を作成する
現状分析や目標設定ができたら、実施するイベントの企画書を作成します。イベント企画書を作成する目的は、社内での承認です。そのため、承認者がイベント開催の可否を判断できるように、開催目的や概要、予算などを記載しておきましょう。承認を得るためには、イベントの実施による自社の利益が伝わるよう、目標達成によるメリットも記します。
社内承認を得る
イベント企画書を提出して、社内承認を得ます。イベント企画書は、差し戻されることもあり、一度で承認されない場合もあります。差し戻しがあれば、都度修正して、企画の完成度を高めることが重要です。無事に社内承認が得られたら、イベント本番に向けた準備を進めていきましょう。
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イベント企画書の記載項目
ここでは、イベント企画書を作成するにあたって、どのような内容を記載するとよいかを解説します。
目的やテーマ
まずは、イベントを開催する目的やテーマを設定します。過去に開催実績があるイベントを再度開催する場合は、過去の成功点や改良点を参考にテーマを決めるとよいでしょう。一方で、新しいイベントを提案する場合は、企画の背景や理由などを詳細に記すようにします。
ゴールやKPI
イベントの目的やテーマを設定したら、次はゴールやKPI（数値目標）の策定です。ゴールやKPIを設定しておくと、イベントを実施し終えた際に成否を把握できるようになります。加えて、イベントのターゲットや内容の設定にも役立つでしょう。ゴールやKPIの設定には、参加者数、来場者のアップセルやクロスセル数、アンケートの高評価割合などを参考にします。
ターゲットやペルソナ
ターゲットは、イベントの目標とする顧客層のことで、性別や年齢などのざっくりとしたグループのことです。そしてペルソナは想定する架空の人物のことで、居住地や職業、趣味などを具体的に設定します。ペルソナを考える際は、できるだけ具体的な部分まで作りこむようにしましょう。
方針や概要
イベントの詳細は、企画が採用されたあとにチームで決めていきます。そのため、イベント企画書には、イベントの方向性や概要を記載しておきましょう。どのようなイベントにしたいか、いつ、どこで開催するかなどのアイデアを具体的に盛り込みます。もし開催時期や場所が確定していない場合は、現段階で決まっている開催予定時期や会場予定地などを記します。
効果測定
イベントは開催して終わりではなく、次回以降のイベント開催のために、イベントの効果測定を実施することも大切です。効果測定の方法を、企画書にもあらかじめ記しておくことで、イベント終了後の作業を円滑に進められます。効果測定には、数値化できる方法と、数値化が難しい内容を測る方法の2つがあるため、イベントの目的に応じて選びましょう。
予算
イベントの実施に必要なものを洗い出し、費用の総額や内訳を企画書に記載します。例えば、予算の項目にはイベント会場や機材の費用、当日運営する従業員の人件費などを盛り込む必要があります。費用が多くなっていないか、無駄なコストがかかっていないかなども、企画書の段階で確認しておきましょう。
集客方法
どれだけイベントの企画や内容が良くても、事前に効果的な宣伝が行えていなければ、イベント当日に見込んだ人数を集めることはできません。どのような方法で宣伝するかや、どのチャネルに予算をかけ、集客目標人数はどれくらいなのかなどを明確にし、企画書へ明記します。
なお、集客のアプローチ方法は顧客の状態によって異なります。例えば、新規顧客の場合、初回購入で終わらないように継続的なアプローチが必要です。また、既存顧客にはリピーターになってもらう、リピーターには自社により愛着を持ってもらうアプローチが必要でしょう。
方法の具体例としては、新聞やSNS、チラシの配布などがあります。また、DMやホームページ、メルマガやテレアポ、顧客からの紹介なども集客方法に挙げられます。イベントのターゲットが利用している媒体を選ぶことが重要です。
スケジュール
イベント当日のタイムスケジュールに加え、準備期間やイベント後の施策に関するスケジュールも記載しましょう。なお、イベントが押したり、トラブルやイレギュラーな事態が起きたりすることを想定し、スケジュールには余裕を持たせておくようにします。
組織図
イベントには、運営や準備に社内外から多くの人員が関わります。そのため、担当者や関係者の役割や配置を組織図にまとめて、指揮系統も記しておきましょう。
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イベント企画書を作成する際の注意点
イベント企画書を作成する際は、次の4つに気をつけて進めるとよいでしょう。
早めに作成する
イベントの準備には時間がかかり、イベント開催までのスケジュールを組んでいても、予定通りに準備を進められるとは限りません。イベントの詳細を確定させて早めに準備に入るためにも、イベントの企画書は早めに作成して提出する必要があります。
独自性のあるコンテンツを意識する
イベントを実施するタイミングと同時期に、競合他社がイベントを実施する可能性もあります。そのなかでも自社のイベントに来てもらうには、他社にはない独自性のあるコンテンツを用意する必要があります。独自企画は、他社のコンテンツを参考にしても問題ありません。既存のイベントや成功事例を参考にしながら、自社の持つ強みを入れるとよいでしょう。
予算についてできる限り詳細に記す
イベント企画書には、予算とそれぞれの使い道を明記しておきます。予算を項目ごとにできる限り詳しく記しておけば、企画の承認を得られやすくなるでしょう。少ない予算でクオリティを最大限に高めることを意識しつつも、目標として定めたことが達成できるように、アイデアを出しながら予算を組んでいきます。
リスクを想定して対策を考えておく
問題が起きた際も被害を最小限に抑えられるよう、イベントで起こり得るトラブルを事前に洗い出し、それらの対策を事前に練っておくようにします。例えば、会場設営時のけが人発生、不審者、当日の天候不順、熱射病などを想定し、対応方法をまとめておきましょう。
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まとめ
イベント企画書の作成は、イベントの準備を円滑に進め、イベントを成功に導くために重要な作業です。イベントの準備に十分な時間を設けられるよう、早めに企画書を作成し、社内承認を得られるように進めましょう。
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