こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。
セミナーには社内向け、社外向けのものがあります。いずれのセミナーも開催するためには、会場や機材などを手配する費用がかかります。
この記事では、初めて自社でのセミナー開催を検討している人のために、セミナーを開催する際の費用項目やその勘定科目について解説します。この記事を参考にセミナー開催の計画を進めてみてください。
セミナーの開催にかかる主な費用項目
セミナーを開催するには、会場の手配はもちろんのこと、そのほかにもさまざまな手配が必要になり、それぞれに費用がかかります。以下で9つの項目に分けて、セミナー開催に必要な費用を紹介します。
プランニング費
セミナーのプランニングを外注して対応する場合には、コンサルティング料金が必要です。コンサルティングにかかる費用は、セミナーのどこまでを外注先に任せるかによって異なります。
なお、プランニング費用は必ずしも発生するものではなく、社内の従業員がプランニングする場合には、このコストを省くことができます。
事務費
事務費とはセミナーへの参加の受付や問い合わせへの対応、セミナー用Webサイトの運用などに必要な費用です。業務は社内で行うことが多いものの、外注する場合もあり、その場合も費用が発生します。
セミナーを開催するためには、当日の業務以外にもこのような準備段階から必要な業務があります。想定しておきましょう。
集客費
社内向けのセミナーであれば、集客費はかかりません。しかし、社外向けのセミナーを開催する際には、参加者を募集するための広告や宣伝に費用が発生することもあるでしょう。
集客にかかるコストは、宣伝方法によって異なります。見込み客や既存顧客に対する集客の場合、メール配信システムを利用したり、手作業でメールを送ったりします。新規の見込み客に対する集客の場合は、リスティング広告やプレスリリース、専門誌への出稿などの方法もありますが、いずれも少なくない費用がかかります。
会場費
セミナーを社内ではなく、別会場で開催する場合は、貸し会議室やレンタルスペース、イベントスペースを利用するための費用が発生します。
会場費は、立地や広さ、収容人数や利用時間によって金額が異なるため、用途に合った場所を選ぶ必要があります。また、会場で利用できる備品も忘れずに確認しておきましょう。
講師料
自社の従業員がセミナーの講師を務める場合には、講師料は不要です。しかし、外部から講師を招く場合には、講師へ支払う費用が発生します。講師料は、実績や専門性、知名度によって異なるため、相場を把握した上で講師探しをしたり、依頼したりするようにしましょう。
運営スタッフの費用
セミナーでは、進行するための人員にも費用がかかります。管理責任者や進行役以外にセミナーの規模や用途によって、参加者の誘導や受付などのスタッフが必要になる場合があります。
自社の従業員でスタッフをまかなえる場合は費用を抑えられるものの、人手が足りない場合などは派遣スタッフの手配が必要になり、費用がかさむ可能性があります。費用の内容は、人件費や交通費、食事代などです。
配布物の準備費用
セミナーの参加者へ資料や当日の進行表、アンケートなどの配布物がある場合、それらを準備するための費用が発生します。
セミナーの参加人数に応じて、印刷費が発生するほか、資料を製本して配布する場合は、印刷費とは別に費用が必要です。また、資料は開催当日に部数が足りなくなることのないよう、余裕をもって準備しておきましょう。
什器や機材の費用
セミナーの開催には、会場手配のほかにも、セミナーの内容によって必要な什器や機材の用意があります。会場にない場合はレンタルしたり、会場で別途料金を払ったりして手配しなければなりません。なお、会場に無料で備わっている場合もあります。
セミナーの開催に必要なものの一例としては、音響設備やプロジェクター、机やテーブルなどが挙げられます。
その他の費用
ここまでに挙げたもの以外にも、セミナーの内容や目的によって必要な費用が発生します。例えば、セミナーの内容を撮影したり録音したりする場合には、録画・録音機材や配信のための機材をそろえる費用も必要です。
また、セミナーで使用する物品の搬送にも費用がかかるでしょう。さらにセミナーのあとに懇親会を開催する場合、懇親会にかかる費用が別途必要です。
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勘定科目の基礎知識
勘定科目とは、経営状況を把握するために、事業で発生するお金の入出金を分かりやすく示すためのものです。勘定科目を使えば、財務諸表を正確に作成できるようになります。
勘定科目は、資産・負債・純資産・収益・費用の5つのグループに分けられます。勘定科目の設定には、法律による決まりはなく、企業が自由に決められます。そのため、事業内容や目的に応じた仕訳が必要です。
セミナーの開催にかかる会場費や人件費は利用目的で勘定科目が異なる
セミナーの開催では、勘定科目をどのように設定すべきでしょうか。
勘定科目は、出費の名目で決めるのではなく、どのような目的の出費かで決める必要があります。なお、一度設定した勘定科目は、セミナーごとに変えず同じ科目を使い続けるようにしましょう。勘定科目を目的ごとに統一して設定することで、経費の内容を把握しやすくなります。
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セミナーの開催にかかる会場費・施設利用料の勘定科目
セミナーの会場費の勘定科目は、執り行われる会の内容で決めるようにしましょう。例えば、セミナーの目的が従業員の教育のための場合は、教育訓練費に仕訳をするとよいでしょう。また、自社サービスの販促が目的のセミナーの場合は、広告宣伝費や販売促進費とするケースが一般的です。
会場費以外でセミナーの開催にかかる費用の仕訳例
セミナー開催で必要になる経費の勘定科目は、目的によって設定していく必要があります。以下では、セミナー開催にかかる費用の仕訳の例を紹介します。
販売促進費
販売促進費とは、自社の商品の販売促進のためのキャンペーン費用や、直接販売促進になる費用です。
一例として、消耗品や配布物、ノベルティの準備にかかる費用がこれに該当します。ただし、これらは広告宣伝費に該当する場合もあるため、自社の目的によってどちらに仕訳をするか検討しましょう。
教育訓練費・研修費
社内向けのセミナーにかかる費用は、教育訓練費や研修費として仕訳をするとよいでしょう。これには自社が主催するセミナーの講師への謝礼金や交通費、配布物の準備費用、運営費などが該当します。
セミナーは開催する会場によって、駐車場料金が必要になることもあります。社内向けのセミナーであれば、この費用も研修費に該当します。
給与手当
給与手当には、セミナー当日の司会進行や運営を担当した従業員、受付対応や事務を担当した従業員の人件費が該当します。
広告宣伝費
広告宣伝費は、セミナー開催の集客のために利用したDMやファックスの送付、新聞や雑誌への出稿、宣伝用のWebサイトの構築にかかった費用のことです。イベントのプランニングを外注した際は、その費用も広告宣伝費とします。
またセミナーの講師を外部から招いた場合にかかる費用も、広告宣伝費に該当します。加えて、講師を招く際に必要となった交通費や、セミナー中の飲食代も広告宣伝費です。ただし、目的に応じて、販売促進費に仕訳をする場合もあります。
交際費
交際費の一例は、飲食を伴うセミナーや、セミナーのあとに行う懇親会の費用などが挙げられます。交際費に仕訳をする場合は、請求書をセミナーの費用と懇親会の費用に区分して、発行してもらうようにしましょう。
また、特定の人物に対して準備する販促品も、交際費に該当します。
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まとめ
セミナーを開催する際には、会場費のほか、実施する会の内容に応じてさまざまな費用が発生します。それぞれの費用は、目的に応じて適切な勘定科目に振り分けて経費精算をしましょう。
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