「写真で見た印象と違った…」

イベント担当者から、このような声を聞くことは珍しくありません。会場のホームページやパンフレットだけでは、実際の使い勝手までは分からないものです。だからこそ重要なのが**会場見学（内覧）**です。

しかし、いざ内覧に行っても、「何を質問すればいいのか分からない」という担当者も多いのではないでしょうか。今回は、イベント制作会社が実際に内覧時に確認している15の質問をご紹介します。

★会場下見で確認した内容を整理し関係者に簡単に共有できる便利ツール「MICE Joy」

必ず確認したい15の質問

① この会場で最も多いイベントは何ですか？

その会場が得意とするイベントを知ることで、自社イベントとの相性が見えてきます。

② 最大何名まで快適に利用できますか？

定員ではなく、「快適に運営できる人数」を確認しましょう。

③ 搬入は何時から可能ですか？

設営時間が足りず、本番直前まで作業…。というケースを防げます。

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④ 搬入口に制限はありますか？

・高さ

・幅

・車両制限

・搬入ルート

まで確認しましょう。

⑤ 控室は何部屋ありますか？

VIP

司会者

登壇者

運営スタッフ

用途ごとに分けられるか確認します。

⑥ Wi-Fiは何人まで利用できますか？

無料Wi-Fiだけでは不足するケースもあります。専用回線の有無も聞いておきましょう。

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⑦ 音響・照明はどこまで標準設備ですか？

追加料金が発生する設備も多いため、見積もり前に確認しておくことが重要です。

⑧ 電源容量は十分ですか？

大型スクリーン

配信

照明

などを使用する場合は必須項目です。

⑨ ケータリングの持ち込みは可能ですか？

施設指定業者のみの場合もあります。懇親会を予定している場合は必ず確認しましょう。

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⑩ レイアウト変更は自由ですか？

スクール形式

シアター形式

島型

立食

変更可能な範囲を確認します。

⑪ 駐車場は何台利用できますか？

来賓や搬入車両の利用も考慮しましょう。

⑫ 前日の設営は可能ですか？

大型イベントでは前日設営ができるかどうかで、当日の運営負荷が大きく変わります。

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⑬ 当日のサポート体制は？

会場スタッフがどこまで対応してくれるかも重要です。

⑭ 過去に似たイベントの開催実績はありますか？

写真や事例を見せてもらえる場合もあります。レイアウトの参考にもなります。

⑮ 「この会場で一番よくある失敗は何ですか？」

最後にぜひ聞いてほしい質問です。施設担当者だからこそ知っている

“注意点”

を教えてもらえることがあります。

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編集部の考察

内覧は「設備を見る場」ではありません。**”イベント当日をシミュレーションする場”**です。受付に人が並ぶ様子。登壇者が控室へ移動する動線。スタッフが機材を搬入するルート。参加者が休憩するスペース。

こうしたシーンを想像しながら歩くだけで、気付けることは格段に増えます。プロのイベント担当者ほど、「質問すること」を重視しています。

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今日から使えるワンポイント

内覧の際は、施設担当者に「この会場でイベント運営をするなら、一番気を付けるポイントは何ですか？」と聞いてみましょう。

経験豊富な担当者だからこそ分かる”現場ならではの注意点”を教えてもらえることがあります。

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次回予告

第5回

「イベント会場の見積書で必ず確認したい10項目」

「思ったより費用が高くなった…」

そんな失敗を防ぐために、見積書の見方や追加費用が発生しやすいポイントを分かりやすく解説します。

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