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急遽決まったリモート登壇
全社員が参加する社内イベントの準備は順調に進んでいた。会場も決まり、参加者募集も開始。
登壇者との調整も終わり、残り1ヶ月でやるべき準備も概ね見えてきた。
そんなとき、社内イベントで講演予定の講師から一本の連絡が入った。「申し訳ありません。当日、出張が入ってしまい、リモートで登壇させていただけませんか？」。コロナ禍を経て、多くの企業がオンラインイベントを経験した。その結果、登壇者の講演場所は必ずしも会場だけではなくなった。リモートで登壇することも可能になったのだ。
しかし、イベント担当者にとっては新たな悩みが生まれる。「何を準備すればいいのだろう？」「オンライン接続だけ準備すればいいの？」「ネット環境は？」「音声や映像はどう出せばいい？」「トラブルが起きたらどう対応する？」
経験がなければ、どこまで準備すべきか判断するのは簡単ではない。
「Zoomをつなげば終わり」ではない
リモート登壇と聞くと、「ZoomやTeamsをつなげば大丈夫」と思われるかもしれない。しかし実際には、確認すべき事項は数多くある。
例えば、
登壇前
- 利用する配信ツールの確認
- 登壇者との事前接続テスト
- 通信環境の確認
- マイクやカメラの確認
- 資料共有方法の確認
- 緊急連絡先の確認
- 登壇開始のQ出し
- リモート登壇者に会場の状況を伝える方法
会場側
- 会場スクリーンへの映像投影
- 会場音響との接続
- 質疑応答の運用方法
- バックアップPCの準備
- 通信トラブル時の対応手順
当日運営
- 接続担当者の配置
- 登壇前の最終確認
- 音声レベル確認
- 登壇終了後のフォロー
など、多くの準備が必要になるのだ。
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本当に怖いのは「知らなかったこと」
イベント当日のトラブルは、機材故障よりも、「確認すべき項目を知らなかった」ことが原因で発生するケースが少なくない。
例えば、
- 登壇者の音声が会場に流れない
- 質疑応答の受け渡し方法が決まっていない
- 接続テストを実施していなかった
- 登壇資料の共有方法が曖昧だった
こうした問題は、事前にチェック項目を把握していれば防げるものばかりだ。しかし、初めて対応する担当者にとっては、「何を確認すればいいのか」そのものがわからないのだ。
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MICE Joyなら、リモート登壇対応に必要な準備をすぐに把握できる
イベントに特化したプロジェクト管理ツール「MICE Joy」では、イベント運営に必要なタスクやノウハウをテンプレートとして管理できます。
例えば、
リモート登壇対応チェックリスト
- 登壇者情報確認
- 利用ツール確認
- 接続テスト実施
- 音声・映像確認
- 資料共有方法確認
- 緊急連絡先登録
- バックアップ手段確認
- 当日接続担当者設定
など、必要な準備を漏れなく整理できる。担当者は、「何をすればいいかわからない」状態から、「やるべきことが一覧で見えている」状態へ変わるのだ。
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イベント運営を担当者の経験に依存させない
社内イベントでは、毎回同じ担当者が運営するとは限らない。ベテラン担当者であれば対応できることも、初めて担当する人にはわからない。
特に、
- リモート登壇
- ハイブリッドイベント
- ライブ配信
といった運営は経験値による差が出やすい分野だ。だからこそ重要なのは、ノウハウを個人ではなく組織で共有すること。MICE Joyは、イベント運営に必要な知識や手順を整理し、誰でも同じ品質で準備できる環境づくりを支援する。
「どうしよう」を「これをやればいい」に変える
急なリモート登壇依頼は、今や珍しいことではない。しかし、担当者にとっては毎回新しい課題だ。そんなとき必要なのは、経験豊富な担当者ではなく、「やるべきことがすぐにわかる仕組み」。
MICE Joyなら、リモート登壇対応に必要な準備や確認事項をすぐに確認でき、運営品質の標準化を実現できる。急な変更にも慌てないイベント運営へ。MICE Joyが、担当者の不安を安心に変える。
