こんにちは。会場・貸し会議室の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。
展示会への出展が決まったものの、何から手をつければいいのか分からない。そんな悩みを抱えている方は少なくありません。特に初出展の場合、準備すべき項目の多さに驚かれることもあるでしょう。
この記事では、展示会出展の準備について、申込から当日の運営、そして事後フォローまでを時系列で丁寧に解説します。
初めて展示会に出展する方でも、このマニュアルを読めば準備の全体像が掴め、自信を持って当日を迎えられるはずです。
まず知っておきたい！準備はいつから始めるべきか
初めての出展で最初に気になるのが「いつから準備を始めればいいのか」という点です。
結論から言うと、展示会の準備は開催日の3〜6ヶ月前から始めるのが理想的です。大規模展示会の場合は、申込締切が半年以上前に設定されていることも珍しくありません。
出展申込の締切日から逆算スケジュールを組み立てていくと、申込書類の提出だけでなく、ブースデザインの決定、販促物の制作、スタッフの手配など、やるべきことが山積みです。余裕を持った準備期間を確保することが、不安なく当日を迎えるための第一歩となります。
最初のステップ：出展申込と手続きの流れ
まずは申込書類の準備から
展示会への出展が決まったら、まず主催者から提供される出展者マニュアルを熟読しましょう。マニュアルには申込書類の記入方法から搬入搬出の注意事項まで、重要な情報が詰まっているので、忘れないように確認してください。
申込時には、希望する小間（ブースの区画単位）の位置や広さを選択します。会場の動線や来場者の流れを考慮して、できるだけ人通りの多いエリアを選ぶのがポイントです。
ただし、人気のある位置は早めに埋まってしまうため、申込締切よりも早めの手続きをおすすめします。
忘れずに！各種届出と申請
出展が確定したら、次は各種の届出や申請を進めます。「こんなに手続きがあるの？」と思うかもしれませんが、一つずつ進めていけば大丈夫です。具体的には以下のような手続きが必要になります。
- 施工届（ブースの装飾や什器設置に関する申請）
- 電気申込（ブース内で使用する電源の確保）
- インターネット申込（Wi-Fi環境が必要な場合）
- 搬入搬出申請（荷物の搬入・搬出時間の予約）
これらの申請には締切が設定されているため、タイムスケジュールをしっかり管理することが重要です。締切を過ぎると追加料金が発生したり、最悪の場合は申請自体ができなくなることもあるので注意しましょう。
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予算配分と費用の見積もり
展示会出展には想像以上に費用がかかります。出展費用の内訳を理解し、適切な予算配分を行いましょう。
主な費用項目は以下の通りです。
基本費用
- ブース代（小間割りに応じた出展料）
- 装飾費・施工費（ブースデザインと設営にかかる費用）
販促関連費用
- パンフレット、チラシ、カタログなどの制作費
- ノベルティや粗品の購入費
- ポスターやPOPの制作費
人件費
- スタッフの人件費
- コンパニオンやアテンダントの派遣費用
- 通訳が必要な場合の費用
物流・交通費
- 展示物や販促物の輸送費
- スタッフの交通費や宿泊費
その他
- 保険加入費
- 予備費（トラブル対応用）
初出展の場合、これらの費用を合計すると数十万円から数百万円規模になることも珍しくありません。見積もりを取る際は、複数の業者から相見積もりを取り、コスト削減の余地がないか検討しましょう。
ブースデザインとレイアウトの設計
展示会で最も重要なのが、来場者の目を引くブースデザインです。限られた展示スペースを最大限に活用し、製品の魅力を効果的に伝える工夫が求められます。
動線設計のポイント
ブース内の動線設計は、来場者がスムーズに入りやすく、製品を見やすい配置にすることが基本です。受付カウンターは入口付近に設置し、デモンストレーションエリアや商談スペースは奥に配置するのが一般的なレイアウトです。
バックヤードも忘れずに確保しましょう。スタッフの荷物や予備の販促物を置くスペースは意外と必要になります。
装飾と什器の選定
パネルやバックボード、カーペット、照明配置など、ブースの装飾には様々な要素があります。自社のブランドカラーを取り入れながら、統一感のあるデザインを目指しましょう。
什器レンタルを利用すれば、展示台やパーティションなどを必要な期間だけ借りることができます。購入するよりもコストを抑えられるため、特に初出展の場合は積極的に活用したい選択肢です。
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展示物と機材の準備
実機展示とデモ機の用意
当日は実機展示やデモンストレーションを行うことをおすすめします。製品サンプルやモックアップを実際に手に取ってもらうことで、来場者の理解が深まり、商談につながりやすくなります。
プロトタイプの段階でも、展示することで貴重なフィードバックが得られることもあります。
映像・音響機器の手配
モニターやディスプレイ、プロジェクターなどの映像機器を使って、製品紹介動画や会社案内を流すのも効果的です。ただし、音響機器を使用する場合は、隣接ブースへの配慮も必要です。
PCやタブレットを使った説明を予定している場合は、電源確保が必須です。延長コードも複数本用意しておくと安心です。
また、Wi-Fi環境が不安定な場合に備えて、モバイルWi-Fiルーターを予備として持参するのも賢明な判断です。
販促物と配布物の制作
来場者に配布する販促物は、展示会後も自社を思い出してもらうための重要なツールです。
必須の配布物リスト
- 会社案内・パンフレット: 自社の概要や強みを伝える基本資料
- 製品カタログ: 展示製品の詳細情報や価格表
- チラシ・リーフレット: 特定の製品やキャンペーン情報
- 名刺: スタッフ全員分を十分な枚数用意
- 手提げ袋: 配布物を入れるための袋（ブランドロゴ入りだと効果的）
ノベルティの選び方
粗品やノベルティは、来場者の記憶に残りやすいアイテムです。実用的で持ち帰りやすいものが喜ばれます。ボールペンやクリアファイル、エコバッグなどが定番ですが、自社の製品やサービスに関連したアイテムを選ぶと、より印象に残りやすくなります。
配布物は余裕を持った数量を用意しましょう。想定以上に来場者が多い場合、途中で在庫切れになると機会損失につながります。
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スタッフ配置とシフト管理
展示会の成功は、スタッフの対応力にかかっていると言っても過言ではありません。
人数配分の目安
小間の広さや想定来場者数に応じて、適切なスタッフ数を配置します。一般的には、1小間あたり2〜3名のスタッフが必要とされています。
役割分担も明確にしておきましょう。受付担当、接客担当、説明員、技術担当など、それぞれの得意分野に応じた配置が理想的です。営業担当者は商談に集中できるよう、受付業務は別の担当者に任せるのも有効です。
シフト表と休憩ローテーション
展示会は開催期間中、長時間立ちっぱなしになることが多く、体力的にも負担が大きいものです。シフト表を作成し、休憩ローテーションを組むことで、スタッフが常に最高のパフォーマンスを発揮できるようにしましょう。
特に複数日にわたる展示会では、疲労が蓄積しやすいため、宿泊費も予算に含めて計画を立てることが大切です。
服装と身だしなみ
スタッフの服装は、企業イメージに直結します。ユニフォームや制服を用意するか、スーツで統一感を出すのが一般的です。名札や社章も忘れずに着用しましょう。
身だしなみの基準も事前に共有しておくと、当日の混乱を避けられます。
搬入・搬出の段取り
荷物発送と事前搬入
展示物や販促物は、事前搬入を利用して会場に送ることができます。宅配便や運送業者を利用する場合は、搬入日と搬入経路を確認し、確実に届くように手配しましょう。
梱包は丁寧に行い、段ボールには中身を明記しておくと、設営時の作業がスムーズになります。台車があると重い荷物の運搬に便利ですが、会場によってはレンタルできる場合もあります。
直送する場合は、荷受代行サービスを利用すると便利です。主催者や会場が提供する保管サービスもあるので、出展者マニュアルで確認しておきましょう。
前日準備と設営作業
前日に設営が許可されている場合は、できるだけ前日のうちに準備を済ませておきましょう。当日朝は来場者の対応に集中できるよう、ブースの最終チェック程度に留めるのが理想です。
設営時間は限られているため、事前に作業手順を決めておくとスムーズです。照明配置や什器の組み立てなど、時間がかかる作業から優先的に取り組みましょう。
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集客と事前告知の戦略
展示会への出展が決まったら、できるだけ多くの人に来場してもらうための告知活動を行いましょう。
既存顧客へのアプローチ
既存顧客には、招待状やDM送付を行い、ブースに立ち寄ってもらえるよう案内します。メルマガ配信も効果的です。「展示会限定の特典」などを用意すると、来場促進につながります。
Web告知とSNS発信
自社のWebサイトやSNSでも積極的に情報発信しましょう。出展情報を早めに告知することで、見込み客の来場を促すことができます。
プレスリリースを出すことで、メディアに取り上げられる可能性も高まります。特に新製品の発表などがある場合は、積極的に広報活動を行いましょう。
ターゲット選定とリスト作成
事前に来場を促したい見込み客リストを作成しておくと、効率的なアプローチが可能になります。BtoB展示会の場合は、特定の業界や企業に絞った案内が効果的です。
当日の運営とリード獲得
来場者対応の基本
展示会当日は、積極的な声掛けが重要です。ただし、押し付けがましい接客は逆効果になることもあるため、来場者の様子を見ながら適切なタイミングで声をかけましょう。
名刺交換は商談の第一歩です。いただいた名刺には、話した内容や関心事項をメモしておくと、後のフォローがしやすくなります。
アンケート回収と顧客情報の収集
アンケート用紙を用意して、来場者の情報やニーズを収集しましょう。アンケート回収はリード獲得の有効な手段です。回答者にノベルティをプレゼントするなど、協力してもらいやすい工夫も効果的です。
商談件数と来場者数のカウント
展示会の効果測定のため、商談件数や来場者数カウントを行いましょう。名刺枚数も重要な指標になります。これらのデータは、ROI測定や次回の改善に役立ちます。
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トラブル対応と予備品の準備
展示会では予期せぬトラブルが発生することもあります。
緊急時の対応体制
緊急連絡先をスタッフ全員で共有し、トラブル対応マニュアルを用意しておきましょう。機材故障対策として、予備のPCやモニターを用意しておくと安心です。
補修用具と応急処置キット
パネルが破損したり、装飾が剥がれたりした場合に備えて、補修用具を持参しましょう。テープ、接着剤、ドライバーなどの基本的な工具があると、簡単な修理は自分たちで対応できます。
天候対策も忘れずに。屋外展示がある場合は特に注意が必要です。
盗難防止のため、貴重品やサンプル品の管理も徹底しましょう。セキュリティ面での配慮は、展示会運営の基本です。
撤収作業と事後フォロー
搬出日の段取り
展示会終了後の撤収作業は、設営以上に慌ただしくなります。搬出日の時間制限を確認し、効率よく作業を進めましょう。
段ボールや梱包材を事前に用意しておくと、スムーズに撤収できます。展示物や什器を分類しながら梱包すると、後片付けが楽になります。
お礼メールと営業連携
展示会後は、できるだけ早く（理想は翌営業日中）にお礼メールを送りましょう。名刺交換をした方や商談をした方には、個別にフォローすることで、商談の成約率が高まります。
獲得したリードは営業担当に引き継ぎ、継続的なフォローを行う体制を整えましょう。展示会での出会いを、確実な成果につなげることが重要です。
反省会と改善点の洗い出し
展示会が終わったら、スタッフ全員で反省会を開きましょう。成果報告とともに、うまくいった点、改善が必要な点を共有することで、次回の出展に活かすことができます。
来場者数や商談件数、アンケート集計結果などをもとに、ROI測定を行い、出展の効果を数値で評価することも大切です。
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会場探しはMICE会場マッチにお任せください
展示会の準備では、事前の打ち合わせや社内での説明会、スタッフ研修など、会議室やイベントスペースが必要になる場面が多くあります。
そんな時に便利なのが「MICE会場マッチ」です。貸し会議室やイベント会場を簡単に検索・予約できるマッチングサイトで、用途や人数、立地条件などから最適な会場を見つけることができます。
展示会前の準備段階から、事後の反省会まで、様々なシーンでご活用いただけます。会員登録は無料ですので、ぜひこの機会に登録して、理想の会場を見つけてください。
まとめ
初めての展示会出展は、準備することが多く大変に感じるかもしれません。しかし、この記事で紹介した流れに沿って準備を進めていけば、必ず成功に近づけるはずです。
重要なのは、余裕を持った準備期間を確保し、タイムスケジュールをしっかり管理すること。そして、来場者目線でブースづくりや接客を行うことです。
展示会は、新規顧客との出会いや既存顧客との関係強化、ブランド認知度向上など、多くのメリットをもたらします。しっかりと準備をして、ぜひ展示会出展を成功させてください。
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