【イベント担当になりまして。】Vol.11　リハーサルで、計画の穴が見えた

進行台本は完成した。

搬入時間も、登壇者の動線も、映像を流すタイミングも決めた。

関係するサプライヤーには、MICE Joyを通じて最新版の資料を共有している。

美咲は、これで準備はほぼ終わったと思っていた。

だが、実際の会場で人と機材を動かしてみると、資料の上では見えなかった問題が、次々と姿を現した。

リハーサルは、計画どおりに進むことを確認する時間ではない。

計画の穴を、本番前に見つけるための時間だった。

※本連載は、企業のイベント担当者を主人公にしたフィクションです。登場する企業名・人物名・出来事は架空のものです。

本番前日、初めて会場で動かす

2027年2月18日、午後1時。

青嶺テクノ創立30周年記念イベントの本番を、翌日に控えていた。

美咲は、会場となるホテルの宴会場に立っていた。

午前中から、ステージ、スクリーン、映像・音響、照明などの設営が進められている。会場後方にはオペレーション卓が組まれ、技術スタッフがケーブルや機材を確認していた。

リハーサルを本番より早い別日に行えば、その日にも会場使用料が発生する。映像・音響・照明などの機材費や、設営・操作を担当するスタッフの費用も、基本的には本番と同じように必要になる。

そのため今回は、前日に会場設営と機材調整を行い、そのままリハーサルを実施するスケジュールにしていた。

本番と同じ会場、同じステージ、同じ機材で確認できる。

一方で、問題が見つかっても、修正できる時間は翌日の本番までしかない。

前回の全体会議で、発注先ごとの役割と作業時間は整理した。

会場、運営スタッフ、映像・音響、照明、装飾、ケータリング、司会者。各社の担当者はMICE Joyのプロジェクトに招待され、自社に関係するタスクと資料を確認できるようになっている。

「進行台本は昨日更新した第7版が最新版です」

美咲が声をかけると、司会者がタブレットを見せた。

「こちらでも確認できています」

映像・音響会社の担当者も、オペレーション卓から手を上げた。

「オープニング映像も受領しています。再生チェック済みです」

準備は整っている。

今日は、オープニングから社長講演、乾杯までを通して確認する予定だった。

美咲は客席中央に立ち、手元の進行台本を開いた。

紙面には、時刻、登壇者、司会コメント、映像、音響、照明の指示が細かく書き込まれている。

何度も確認した台本だ。

これなら問題ない。

美咲は、そう思っていた。

映像が終わっても、誰も動かなかった

午後1時30分。

最初の通しリハーサルが始まった。

会場が暗転する。

スクリーンに、青嶺テクノの30年を振り返るオープニング映像が流れ始めた。

創業当時の写真。

最初に開発した製品。

全国へ広がった拠点。

社員や顧客の笑顔。

映像の最後に、青嶺テクノの周年メッセージが大きく表示された。

音楽が静かに消えていく。

映像が終わった。

だが、会場は暗いままだった。

司会者も話し始めない。

ステージ袖に立っていた黒田社長役のスタッフも動かなかった。

暗闇のなかで、数秒間の沈黙が続いた。

「止めます！」

進行ディレクターの声が響いた。

照明がつき、美咲は台本を確認した。

「どうして止まったんでしょうか」

照明担当者が答えた。

「映像終了後、司会者のコメントをきっかけに明るくする認識でした」

司会者が首を振る。

「私は、照明が明るくなったら話し始めると伺っていました」

映像担当者も加わった。

「こちらは映像を終了したところまでが担当です。その後の合図は、進行側から出ると思っていました」

誰も間違ってはいなかった。

それぞれが、自分に伝えられた指示どおりに待っていた。

問題は、最初に誰が動くのか決まっていなかったことだった。

進行台本には、こう書かれていた。

「映像終了後、照明転換。司会者コメント」

順番は書かれている。

だが、何をきっかけに、誰が合図を出し、誰が実行するのかまでは書かれていなかった。

予定の15秒では、社長は登壇できない

リハーサルを再開した。

司会者が黒田社長を紹介する。

登壇曲が流れ、ステージ袖から社長役のスタッフが歩き始めた。

進行台本では、紹介コメントの終了から演台到着まで15秒。

しかし、実際に歩いてみると、演台まで25秒近くかかった。

途中にはケーブルを保護するためのカバーがあり、その上を慎重に歩かなければならない。ステージへ上がる階段にも手すりがなく、急いで上るのは危険だった。

「社長ご本人なら、もう少しゆっくり歩かれると思います」

高橋部長が客席から言った。

「そうすると、30秒は見ておいた方がいいですね」

司会者が進行台本に書き込む。

映像・音響会社の担当者が尋ねた。

「登壇曲は、30秒に合わせて編集し直しますか。それとも途中でフェードアウトしますか」

美咲はすぐに答えられなかった。

時間を延ばせば、後ろの進行もずれる。

曲を短く切れば、社長が歩いている途中で音楽が終わるかもしれない。

資料上では、たった15秒の項目だった。

だが、その15秒には、登壇者の歩く速さ、動線の距離、階段の安全性、音楽の長さ、照明の切り替えが、すべてつながっていた。

演台に立つと、社長の顔が暗くなった

黒田社長役のスタッフが演台に立つ。

講演スライドがスクリーンに表示された。

しかし、美咲は違和感を覚えた。

「社長の顔、少し暗くないですか」

照明担当者がステージを確認する。

「演台の位置が、想定より30センチほど後ろですね。今の位置だと、顔に当たる光が弱くなります」

演台を前へ動かすと、今度は別の問題が起きた。

客席の左側から、スクリーンの一部が演台で隠れてしまう。

さらに、演台のマイクケーブルが、社長の退場動線と交差した。

「演台を右へずらすと、スクリーンは見えます」

「でも、そうするとカメラの正面から外れます」

「社長の立ち位置を変えるなら、返しモニターの角度も調整が必要です」

一つを直すと、別の場所に影響が出る。

美咲は、手元の進行台本を閉じた。

紙面だけを見ていても、答えは出ない。

会場に立ち、登壇者の目線で歩き、客席からステージを見て、カメラ映像まで確認しなければ分からないことがある。

美咲はステージへ上がり、演台の前に立った。

客席を見る。

照明がまぶしい。

正面のカメラは見えるが、司会者が立つ位置は視界に入りにくい。

足元を見ると、暗転中には階段の端が分かりづらかった。

「階段に目印をつけましょう。あと、社長が登壇するときは、ステージ袖のスタッフが階段の手前まで案内してください」

運営スタッフ会社の担当者がうなずいた。

「誘導担当を一名配置します」

美咲は初めて、進行表の時間だけではなく、その時間を動く人の目線で会場を見ることができた。

静かな講演中に、食器の音が響く

リハーサルが社長講演に入ったところで、会場後方の扉が開いた。

ケータリングスタッフが、料理を載せるワゴンを押して入ってくる。

床の継ぎ目を越えるたびに、グラスが小さく揺れた。

カチャ、カチャ。

静かな会場では、その音が想像以上に響いた。

「すみません。一度止めてください」

美咲が声をかける。

ケータリング会社の担当者は、驚いた様子で立ち止まった。

「料理のセッティングは、社長講演中に始める予定でしたよね」

「はい。その予定でした。ただ、これだけ音が聞こえるとは思っていませんでした」

扉を開ければ、バックヤードの明かりも客席へ差し込む。

スタッフが動けば、後方の参加者は振り返る。

講演中に料理を並べれば、参加者の集中を妨げる可能性がある。

かといって、講演終了後から乾杯までの時間だけで、200名分の料理とドリンクを準備するのは難しい。

ケータリング会社、会場担当者、進行ディレクターが、その場で代替案を話し合った。

料理の大部分は事前にバックヤードへ搬入する。

会場内へのセッティングは、映像上映中とプログラム転換中に分けて行う。

グラス類は、音が出ないよう専用ラックのまま運ぶ。

客席から見えにくい扉を使い、スタッフの移動ルートも変更する。

会議室でスケジュールを見ていたときには、「社長講演中に料理を準備する」で終わっていた。

だが、現場では、音、光、人の視線まで考えなければならなかった。

台本に必要なのは、文章だけではなかった

一回目の通しリハーサルが終わった。

予定では45分だったが、実際には1時間半近くかかっていた。

修正項目は、すでに30を超えている。

美咲は空いている客席に座り、赤字だらけの台本を見つめた。

「全然できていませんでしたね」

隣に座った高橋部長が言った。

「そうか？」

「止まってばかりでした。予定どおり進んだところの方が少ないです」

「でも、今日止まらなかったら、本番で止まっていた」

美咲は顔を上げた。

高橋はステージを見ながら続けた。

「リハーサルで問題が出るのは、準備が失敗したからじゃない。見つけるべき問題を、ちゃんと見つけられたということだ」

美咲は、もう一度台本を開いた。

これまで、リハーサルは完成したものを確認する場だと思っていた。

だから、止まるたびに焦った。

だが、本番前に失敗できるのは、ここが最後だ。

うまくいかなかった回数が多いほど、本番で起きる失敗を減らせる。

「もう一度、最初からやらせてください」

美咲は立ち上がった。

「その前に、合図を全部決め直します」

「誰が、何を見て、何をするか」

美咲たちは、進行台本とは別に、キューシートを作り直した。

キューとは、映像、音響、照明、司会、登壇などを動かすきっかけとなる合図のことだ。

映像が終わったら照明をつける。

司会者が社長を紹介したら登壇曲を流す。

社長が演台に着いたら曲を止める。

文章にすれば簡単に見える。

しかし、本番で確実に動かすには、より具体的な情報が必要だった。

美咲は、キューごとに項目を整理した。

• キュー番号
• 実行する内容
• 合図を出す人
• 合図を受ける人
• 何をきっかけに動くか
• 実行するタイミング
• 失敗した場合の代替対応

オープニング映像の終了3秒前に、進行ディレクターが照明と司会者へ合図を出す。

映像終了と同時にステージ照明を上げる。

照明が一定の明るさになったら、司会者が話し始める。

映像が停止した場合は、司会者が予備コメントを読み、進行ディレクターの判断で次のプログラムへ移る。

誰が、何を見て、何をするのか。

そこまで決めて初めて、指示は実行できる形になる。

Joyでの確認期限を変更

美咲は、MICE Joyのチャットに修正内容を書き込んだ。

「本日のリハーサル結果を反映しました。変更箇所をご確認のうえ、本日午後6時までに対応可否をご返信ください」

間もなく、各社から返答が届き始めた。

「映像終了時の合図、確認しました」

「登壇曲を30秒版へ差し替えます。午後7時までに共有します」

「明日のステージ袖に、誘導担当を一名追加します」

「料理の搬入動線を変更します」

メールを何通も送り、誰から返事が来たのかを一覧表へ転記する必要はない。

変更内容と資料と会話が、一つのタスクにつながっている。

前回の会議でつくったチャットの「チーム」が、本番前日の限られた時間のなかで、同じゴールに向かって動き始めていた。

二回目のリハーサル

午後4時。

二回目の通しリハーサルが始まった。

会場が暗転する。

オープニング映像が流れる。

映像終了3秒前、進行ディレクターが小さく手を上げた。

映像が終わる。

ステージ照明がゆっくりと明るくなる。

司会者が話し始める。

「ただいまより、青嶺テクノ株式会社創立30周年記念イベントを開会いたします」

社長の紹介。

登壇曲。

ステージ袖から社長役のスタッフが歩き出す。

階段手前では、運営スタッフが足元を確認しながら誘導する。

演台に到着したところで、音楽が自然に消える。

顔には照明が当たり、スクリーンも客席から問題なく見える。

講演中、料理を運ぶ音は聞こえない。

一回目には何度も止まった進行が、今度は滑らかにつながっていった。

美咲は客席中央で、キューシートを握っていた。

資料に書かれた計画が、人の動きに変わっていく。

映像、音、光、登壇者、スタッフ。

それぞれが正しいタイミングで動くことで、一つの時間がつくられていく。

通しリハーサルが終わると、会場に小さな拍手が起きた。

「今度は、イベントになっていましたね」

佐伯が言った。

美咲は笑った。

「一回目は、何だったの？」

「問題発見会」

「確かに」

本番は、まだ始まっていない。

それでも美咲は、少しだけ手応えを感じていた。

失敗しない担当者になったわけではない。

失敗を、本番前に見つけられるようになったのだ。

リハーサルが終わった、その直後

二回目の通しリハーサルを終えたとき、時計は午後5時を回っていた。

本番まで、あと24時間もない。

会場を出ようとした美咲のスマートフォンが震えた。

人事部の三浦から、メッセージが届いていた。

「参加者名簿を更新しました。追加出席12名、欠席7名です。役員席と取引先席にも変更があります」

美咲の足が止まった。

受付リスト。

席次表。

名札。

料理数。

食物アレルギーへの対応。

VIPの案内順。

参加者が一人変われば、いくつもの準備を修正しなければならない。

しかも、本番は明日だ。

美咲は、スタッフたちを振り返った。

リハーサルは終わった。

しかし、本番までの最後の夜は、まだ始まったばかりだった。

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今回の学び

リハーサルは、完成した進行を確認するだけの時間ではありません。資料上では見えない問題を、実際の会場で人と機材を動かしながら発見するための工程です。

特に確認したいのは、次の項目です。

• 映像・音響・照明・司会を動かす合図
• 登壇者が実際に歩く時間と安全な動線
• 演台、スクリーン、カメラ、照明の位置関係
• ステージ階段や足元の安全性
• 参加者からの見え方、聞こえ方
• スタッフやケータリングの移動音
• プログラム転換に必要な時間
• 機材や映像が動かなかった場合の代替対応
• 変更内容を誰が、いつまでに修正するか

リハーサルで見つかった課題は、その場の口頭確認だけで終わらせず、タスク、担当者、期限、修正版資料まで記録する必要があります。

MICE Joyにサプライヤーを招待しておけば、各社に関係する変更内容を、タスクごとのチャットや資料共有を通じて伝えられます。関係のないタスクや資料は表示されないため、必要な情報を必要な相手へ安全に届けながら、修正状況を一元管理できます。

リハーサルで止まることは、失敗ではありません。

本番で止まるはずだった原因を、一つ減らせたということです。

次回予告

Vol.12　参加者名簿は、最後まで完成しない

追加出席、突然の欠席、役員席の変更、食物アレルギーへの対応。

参加者が一人変わるだけで、受付、席次、名札、料理、VIP対応まで連鎖的に変わっていく。

イベント担当者にとって、名簿は単なる名前の一覧ではなかった。