こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。
節目となるタイミングで、全従業員が集う「社員総会」を開催する企業は多くあります。しかし、いざ社員総会を開催するとなると、企画内容や会場選びなどに困ってしまうケースも多いでしょう。
本記事では、社員総会の代表的な企画・コンテンツや、イベントを成功させるためのコツなどを解説します。
社員総会とは
本来の社員総会とは、一般社団法人における意思決定機関であり、法的義務を持っています。しかし、営利を目的とした企業においても、「全社員が集まるイベント」という意味で社員総会という言葉が用いられています。
社員総会以外にも、キックオフミーティングや全社総会など、企業により呼び方はさまざまです。企業における社員総会はカジュアルなイベントとして開催されることも多く、エンタメ要素の強いコンテンツを実施する企業も少なくありません。
社員総会と株主総会の違い
一般社団法人における社員総会は、株式会社でいうところの株主総会にあたります。どちらの会も、組織にとっての重大事項を話し合う場として、法に基づく実施義務があります。
例えば、定款の変更や役員人事に関することなどは、全て社員総会または株主総会を通じて発表・共有しなければなりません。
なお、一般社団法人における社員総会には従業員が参加するのに対し、株主総会には株主が参加するという違いもあります。
社員総会のおもな目的
企業における社員総会には法的義務がないため、おもに次の3つを目的として開催されます。
モチベーションやエンゲージメントの向上
社員総会は、日頃頑張ってくれている従業員を労う場でもあります。経営層が労いの言葉をかけたり、顧客や取引先からのメッセージを紹介したりと、従業員の頑張りを認め、称賛するようなコンテンツを行う企業も多いでしょう。
1人ひとりの頑張りが、顧客の利益や自社の成果につながっていることが伝われば、従業員は仕事にやりがいを感じられるようになり、モチベーションやエンゲージメントの向上効果を期待できます。
経営方針や理念などの共有
社員総会は、全従業員が一堂に会する貴重な場です。そのため、全体の方向性を統一する機会として、社員総会で今後のビジョンや経営理念を共有する企業も少なくありません。企業として目指すべき方向性を共有することは、従業員の結束力を高めることにつながります。
また、ビジョンや理念への理解を深めて共感してもらえれば、企業に対する貢献意欲も自然と向上するでしょう。
社内コミュニケーションの活性化
社員総会では、社内コミュニケーションを活性化する効果も期待できます。普段あまり関わりのない人とも交流の機会を持てるので、部署やチームの垣根を越えたコミュニケーションも促進されるでしょう。
他のチームや部署がどのような仕事をしているのかを知ることで、相互理解が深まり、新たなアイデアやイノベーションが生まれる可能性も高まります。
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社員総会の開催時期
社員総会の開催時期に決まりはなく、企業が自由に設定できます。下半期が始まる10月頃に開催するケースが多いものの、年末や新年度に開催する企業もあり、さまざまです。
社員総会の開催準備には時間がかかるので、繁忙期を避ける場合が多いでしょう。また、多くは年1回の開催ですが、半期に1度のペースで開催する企業もあります。
社員総会における3つの開催方式
社員総会の開催方式は、「オフライン方式」「オンライン方式」「ハイブリッド方式」の3つに分けられます。
オフライン方式
オフライン方式とは、従業員を会場に集めてイベントを開催する方法です。ホテルや貸し会議室などを借りて開催するケースが多く、オンライン方式が普及するまでは一般的な開催方法でした。
オフライン方式では、照明や音響などの会場設備を生かすことにより、非日常的な空間を演出できます。従業員同士が直接顔を合わせるので、コミュニケーションを深めやすい点もメリットです。
オンライン方式
オンライン方式とは、インターネット環境とWeb会議ツールなどを活用してイベントを開催する方法です。会場への移動を伴わないため、勤務場所に関係なく参加しやすいでしょう。
また、会場の予約や設営なども不要なため、コストや手間がかかりにくいというメリットもあります。ただし、配信品質が従業員の視聴環境に左右されやすい点がネックです。
ハイブリッド方式
ハイブリッド方式とは、オフライン方式とオンライン方式を組み合わせた方法です。多くの場合、社長や司会者、賞を受賞した従業員など一部の参加者のみが会場に集まり、それ以外の参加者は会場の映像をオンラインで視聴するという方法をとります。
従業員がそれぞれの都合に合わせて、オフライン・オンラインを選択できる形式にしてもよいでしょう。
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社員総会の代表的な企画・コンテンツ
社員総会ではどのようなことをすればよいのか悩んでいる人に向けて、代表的な企画やコンテンツを紹介します。
代表挨拶
社員総会は、代表から従業員へ直接メッセージを送れる貴重な機会です。従業員への労いや今後実現していきたいことなどを、想いを込めて伝えてもらいましょう。
代表の想いが伝われば、従業員のモチベーションアップにつながります。ただし、長すぎるスピーチは聞き手にとって負担となるため、コンパクトにまとめるとよいでしょう。
業績報告・経営方針の共有
社員総会では、業績報告を行うケースが一般的です。社員総会において重要な意味を持つ企画なので、イベントの開始直後から前半部分にかけて組み込むことをおすすめします。
全体としての業績を報告するのか、部門ごとに細分化して報告するのかは、企業によって異なります。また、業績報告とともに今後の経営方針を共有し、従業員の意識を統一するとよいでしょう。
表彰式
表彰式も、社員総会におけるメインコンテンツの1つです。活躍した従業員やチームを称賛し、その功績を広く知らしめます。表彰された側はもちろん、表彰されなかった従業員にとってもモチベーションを高めるきっかけとなります。
また、評価ポイントを明確にしながら表彰することで、理想とする従業員像を示すことも可能です。
懇親会
従業員同士が交流を深める懇親会は、代表挨拶や表彰式などのコンテンツがひと通り終わったあとや、社員総会の終了後に行うとよいでしょう。従業員の一体感を高めたあとに行うことで、コミュニケーションを活発化しやすくなります。
食事を用意したり、年間行事の写真をスクリーンに映したりと、会話が生まれるきっかけをつくることも大切です。
ゲーム・ワークショップ
従業員同士のコミュニケーションを促進するための、ゲームやワークショップなどもおすすめです。定番どころとしては、企業に関するクイズやビンゴゲーム、ものづくりやプレゼンのワークショップなどがあります。
また、従業員同士でチームを組んで参加してもらってもよいでしょう。楽しいコンテンツに一緒に参加すれば、普段交流のない人たちも自然とコミュニケーションを深められます。
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【担当者向け】社員総会を成功させるための準備・ポイント
ここからは、社員総会を成功させるためのコツを解説します。
開催目的の明確化
社員総会に限らず、イベントを成功させるためには、開催目的を明確化することが大切です。イベントを開催する理由を明らかにすることで、狙った効果を得やすくなります。
モチベーションの向上やコミュニケーションの促進など、社員総会を実施する目的を整理してみましょう。企業として目指す姿やゴールから逆算して、開催目的を設定することがポイントです。
適切な会場選び
社員総会の開催場所には、非日常感のある会場が適しています。テーブルと椅子が並べられただけの簡素な会場では、日常業務の延長線上かのような印象を与えてしまいます。
また、立地条件や収容人数、費用などをチェックすることも大切です。特に立地条件は重要なポイントで、全ての参加者がアクセスしやすく、公共交通機関から近い会場を選ぶ必要があります。
従業員全員が楽しめるプログラムづくり
社員総会のコンテンツを考案する際は、従業員全員が楽しめるような企画を練ることが大切です。全ての従業員が楽しめるプログラムになれば、一体感を高めることができます。
主催側が一方的にコンテンツを提供するのではなく、従業員参加型のプログラムが望ましいでしょう。従業員に対して、社内総会で行いたいコンテンツを募集することもおすすめです。
従業員に感謝を伝える
社員総会では、従業員に感謝を伝えることも大きな目的の1つにしましょう。代表や役員のスピーチや表彰式を通じて、従業員に日頃の感謝を伝えることが重要です。
1人ひとりが欠かせない存在であることを認識してもらえれば、貢献意欲やモチベーションを向上させやすくなります。
イベント終了後の振り返り
社員総会の終了後は、必ず振り返りの機会を設けましょう。イベントの様子をレポートにまとめておくことで、次回開催に生かすことができます。
また、レポートを公式サイトや社内イントラに掲載すれば、従業員に当事者意識を持ってもらいやすくなります。
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まとめ
社員総会は、従業員を労い、企業理念やビジョンを共有する絶好の機会です。まずは開催目的を明確化した上で、経営層からの感謝を伝えるコンテンツや、従業員同士のコミュニケーションを促進できるような企画を考案しましょう。
また、社員総会には全従業員が参加するため、立地や収容人数などを考慮し最適な会場を選ぶ必要があります。
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