こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。
従業員の活躍を称賛するため、社内表彰式を開催する企業は多くあります。
一方で、表彰制度を導入したいと思いつつも、具体的にどのようなイベントにすればよいのか分からず、困っている企業も少なくありません。
本記事では、表彰式の基本の流れや成功のポイント、おすすめの演出アイデアなどを解説します。
企業における表彰式とは
表彰式とは、個人・団体の活躍や貢献などを称賛するイベントのことです。表彰式にはさまざまな種類があり、映画や科学技術などの特定分野で大々的に開催されることもあれば、社内イベントの一環として開催されることもあります。
企業における表彰式では、自社の従業員やチームの活躍を称賛します。業務上の評価は昇給や昇進といった形でも反映されますが、表彰式では企業が従業員を直接的に称賛するだけでなく、その活躍を広く知らしめることが可能です。
表彰式と授賞式の違い
表彰式とよく似たイベントに、授賞式があります。
どちらも個人・団体の活躍や貢献にフォーカスしたイベントですが、開催の目的が異なります。表彰式のおもな目的は、優れた成果を収めた人やチームを称賛し、大勢に対して周知することです。
一方、授賞式はテーマや分野によって授与する「賞」があり、それにふさわしい個人・団体に賞を授けることをおもな目的とします。
表彰式を開催するメリット
表彰式で優秀な従業員やチームを褒め称えると、以下のようなメリットを期待できるでしょう。
従業員のモチベーション向上
表彰式の開催は、従業員のモチベーションアップにつながります。自分の頑張りが企業から認められ、大々的に表彰されることは、働く意欲が高まる原動力になるでしょう。
表彰された従業員はもちろん、表彰されなかった従業員にもよい刺激となり、「自分も表彰されるように頑張ろう」という気持ちを掻き立てられる可能性があります。
企業理念・ビジョンの浸透
表彰式で選ばれる基準を共有すれば、企業理念やビジョンの浸透にも役立てることが可能です。
どのような働きを評価しているのかが明確になるため、従業員は企業が掲げる目標や、理想の従業員像に合わせた行動を取りやすくなります。大々的なイベントとして開催することで、組織全体として目指すべき方向性を強く印象付けられるでしょう。
従業員のエンゲージメント向上
従業員エンゲージメントの向上につながる点も、表彰式を開催するメリットの1つです。
従業員エンゲージメントとは、従業員が企業に愛着を持ち、貢献しようとする気持ちの程度を表すものです。表彰を通じて企業理念やビジョンへの共感を得られれば、その達成に向けて従業員は意欲的に行動できるようになります。
また、表彰された従業員は「評価された」という実感が原動力となり、企業に貢献しようという意識がますます高まるでしょう。
コミュニケーションの活性化・相互理解の促進
規模の大きな企業では、部署が異なるとなかなか交流のチャンスがなく、他部署の業務内容を知らない従業員も少なくないでしょう。
表彰式は、普段の業務では関わりのない部署の活躍を知る機会にもなります。
他部署に対する関心が高まり、部署の垣根を越えたコミュニケーションを活性化することが可能です。その結果、相互理解が深まり、仲間としての結束力を高めることができるでしょう。
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表彰式の基本の流れ
ここからは、表彰式の一般的な流れを解説します。以下を参考に、それぞれのイベント内容に適したプログラムを組みましょう。
開会のあいさつ
まずは、表彰式が始まることを宣言します。
開会のあいさつは、役員をはじめとした上層部が担当するケースが一般的です。あいさつの内容は、シンプルなもので問題ないでしょう。
受賞者の発表
開会のあいさつを終えたら、受賞者の発表に移ります。受賞者の発表と表彰は、表彰式のメインコンテンツです。受賞者の名前を力強く呼ぶ、参加者に拍手を促すなど、場を盛り上げるような工夫をするとよいでしょう。
なお、労働基準法により、社内表彰制度をつくる場合は表彰の種類・程度について就業規則に明記することが義務付けられています。表彰式で受賞者を発表する際も、表彰の理由を説明する必要があるので注意しましょう。
受賞者スピーチ
受賞者の発表後は、受賞者に心境や抱負などを語ってもらいます。個人ではなく部署やチームを表彰する場合は、タイムスケジュールに余裕がなければ、代表して1名にスピーチを依頼するとよいでしょう。
なお、プログラムの全体の流れと受賞者スピーチのタイミングについては、受賞者にあらかじめ共有しておきましょう。
代表スピーチ
次に、自社の代表者によるスピーチを行います。受賞者を含めた全ての従業員を労い、企業としての今後の方針やビジョンを語り、全社に向けて共有します。
イベント担当者は、表彰式の日程が決まったタイミングで代表スピーチを依頼したい旨を伝えておきましょう。
祝辞
来賓を招いている場合は、代表スピーチの後に祝辞をもらうこともあります。
また、外部からの電報も、このタイミングで紹介するとよいでしょう。社外に対して祝辞を依頼する場合は、社内以上に時間的余裕を持つことが大切です。
閉会のあいさつ
全てのプログラムが終わったら、閉会のあいさつをしましょう。
閉会のあいさつを自社の代表者に依頼する場合は、表彰式を振り返った感想や、来賓への謝意を表してもらうとよいでしょう。タイムスケジュールに余裕がない場合は、司会者が簡潔にまとめる方が望ましいといえます。
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表彰式を成功させるためのポイント
表彰式を成功させるためには、次の5つのポイントに注意することが大切です。
目的・コンセプトを明確化する
表彰式を成功させるためには、まずイベントの目的を明確化する必要があります。
表彰式の企画を決定したときや、受賞者を選んだタイミングなどで、表彰式の運営メンバー全員でイベントの目的を共有するようにしましょう。
また、イベント全体としてのコンセプトを明確にすれば、表彰式で行うコンテンツに一貫性を持たせることができます。
タイムスケジュールを確認・共有する
表彰式は全社的なイベントとなるケースが一般的で、代表者や役員だけでなく来賓を呼ぶ場合もあります。
多くの人に時間を割いてもらう必要があるからこそ、時間内に全てのプログラムを完遂できるようタイムスケジュールをしっかりとつくり込み、運営チームで共有することが大切です。スピーチの持ち時間や、登壇・降壇などの移動時間も考慮して時間配分をしましょう。
表彰式に適した会場を選ぶ
従業員の活躍を表彰するのにふさわしい、適切な会場を選ぶことも大切です。会場を選ぶ際は、次のようなポイントをチェックするとよいでしょう。
| ・参加者がアクセスしやすい立地か ・参加者全員を収容できるだけのキャパシティがあるか ・イベントに必要な設備が整っているか ・料金は予算内に収まっているか |
その他、会場のルールも事前に確認しておくと安心です。例えば、会場によっては持ち込み物が禁止されている場合もあります。
進行や演出方法を工夫する
表彰式で名前を呼ばれることに誇りを感じてもらい、他の参加者にも憧れを持ってもらうためには、演出面での工夫が欠かせません。照明・音響や投影機材などを効果的に活用し、表彰式にふさわしい演出をしましょう。
また、会場の盛り上がりは、イベントの進行によっても左右されます。ただ淡々と受賞者を発表するのではなく、進行にメリハリをつけた台本を作成しましょう。
司会を立て、台本を作成する
表彰式には、司会を立てるケースが一般的です。
司会者にはイベントをタイムスケジュール通りに進めるだけでなく、会場を盛り上げる役割も求められます。声のトーンの強弱や「間」をうまく使って、メリハリをつけることが大切です。
また、表彰式のプログラムが決定したら、その流れに沿って司会者用の台本を作成します。台本には、各工程の開始時間やセリフだけでなく、所要時間や使用するBGMなどについて記載するとよいでしょう。
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表彰式にふさわしい演出アイデア
イベントの演出は、おもに「会場設備の演出」と「進行上の演出」の2種類に分けられます。会場設備の演出とは、イベント会場を表彰式にふさわしい雰囲気に演出するためのものです。
例えば、次のようなアイデアが考えられます。
| ・受賞者の登壇ルートにレッドカーペットを敷く ・テーブル上に参加者のネームプレートを置く ・フォトブースを設置する など |
一方、進行上の演出とは、表彰式のプログラムを盛り上げるための演出のことです。
照明や音響の演出はもちろん、次のようなアイデアが考えられます。
| ・受賞者の活躍をまとめた映像 ・受賞者の上司や同僚からのメッセージ動画 ・オリジナルの表彰状やトロフィーの授与 など |
まとめ
社内表彰式には、従業員のモチベーションやエンゲージメントの向上、部署間のコミュニケーションの促進など、さまざまなメリットがあります。
表彰式を特別なものにするには、会場選びや演出の工夫が欠かせません。 表彰式にふさわしい会場を探すなら、「MICE会場マッチ」をぜひご活用ください。
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