こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。
懇親会を開催する際には、会場案内の作成も重要な作業です。懇親会の会場案内を作成する方法について詳しく知りたい人もいるでしょう。
この記事では、懇親会の会場案内を作成する方法や例文について解説します。懇親会の開催を検討している人は参考にしてください。
懇親会とは
懇親会とは、参加者同士が親睦を深めることを目的とした会です。同じ組織に属している人や、同じ目的や関心を共有する人々が集まります。また、情報交換を目的とした会も懇親会の一種です。懇親会は、カジュアルで参加者が自由に話せる雰囲気で行われます。似た集まりに親睦会がありますが、こちらはすでに築かれた関係をさらに深めることが、主な目的です。
懇親会の会場案内を作成する方法
ここでは、懇親会の会場案内を作成する方法を解説します。
案内状
懇親会の会場案内を作成する方法の1つは、案内状です。案内状には、以下の項目を盛り込みましょう。
・日付
・宛名
・差出人
・案内文
・別記
・詳細
具体的な書き方については、後述します。
案内メール
懇親会の会場案内を作成する方法の1つは、案内メールです。案内状には、以下の項目を含めるとよいでしょう。
・件名
・宛名
・案内文
・概要
・署名
具体的な書き方については、後述します。
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社外向け会場案内の文章例
ここでは、社外向け会場案内の文章例を紹介します。
案内状の場合
案内状の作成例は、以下の通りです。
～案内状の作成例～
2024年〇月〇日
〇〇株式会社
〇〇様
〇〇株式会社
総務部〇〇
懇親会のご案内
謹啓
貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、日ごろお世話になっております皆さまとの親睦を深める場として、懇親会を下記の通り開催いたします。
お忙しい中、誠に恐縮ではございますが、ぜひご出席賜りますようご案内申し上げます。
敬具
記
日時：〇月〇日（〇）〇〇時～〇〇時
場所：〇〇（住所：東京都〇〇区〇〇）
会費：無料／〇〇円（当日、受付にてお支払いください）
内容：簡単なご挨拶の後、軽食やお飲み物を楽しみながらの懇談会となります。
ご出欠について
お手数をおかけいたしますが、〇月〇日（〇）までに、同封の返信用葉書にてご回答をお願いいたします。
何かご不明な点がございましたら、下記までご連絡ください。
皆さまのご参加を心よりお待ち申し上げております。
お問い合わせ先
会社名：〇〇株式会社
担当：〇〇（部署名）
電話番号：〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇@〇〇.co.jp
以上
案内メールの場合
案内メールの作成例は、以下の通りです。
～案内メールの作成例～
件名：懇親会のご案内（〇〇株式会社）
〇〇株式会社
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
このたび、日ごろの感謝の気持ちを込めて、取引先の皆さまとの親睦を深める場として懇親会を開催いたします。
ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます。
【懇親会概要】
日時：〇月〇日（〇）〇〇時～〇〇時
場所：〇〇（住所：東京都〇〇区〇〇）
会費：無料／〇〇円（当日、受付にてお支払いください）
内容：簡単なご挨拶の後、軽食やお飲み物を楽しみながらの懇談会となります。
お手数ではございますが、〇月〇日（〇）までに本メールへのご返信にてご出欠をお知らせください。
ご質問やご要望がございましたら、遠慮なくお知らせください。
皆さまのご参加を心よりお待ち申し上げております。
どうぞよろしくお願いいたします。
会社名：〇〇株式会社
担当：〇〇（部署名）
電話番号：〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇@〇〇.co.jp
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社内向け会場案内の文章例
ここでは、社内向け会場案内の文章例を紹介します。
上司に送る場合
上司に送る場合の案内作成例は、以下の通りです。
～上司に送る場合の案内作成例～
件名：懇親会のご案内
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
このたび、部署内の交流を深める目的で懇親会を開催することとなりました。
ぜひご参加いただきたく、ご案内申し上げます。
【懇親会概要】
日時：〇月〇日（〇）〇〇時～〇〇時
場所：〇〇（住所：東京都〇〇区〇〇）
会費：〇〇円（当日現金でのお支払いをお願いいたします）
参加者：〇〇部のメンバー（予定）
当日は、日ごろの業務から離れ、リラックスした雰囲気で交流を深められる機会となればと思います。
お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日（〇）までにご出欠をお知らせいただけますと幸いです。
何かご不明な点やご要望がございましたら、遠慮なくお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇（部署名）
メール：〇〇@〇〇.co.jp
会社全体に送る場合
会社全体に送る場合の案内作成例は、以下の通りです。
～会社全体に送る場合の案内作成例～
件名：社内懇親会のご案内
社員各位
お疲れ様です。〇〇（部署名）の〇〇です。
日ごろの感謝を込めて、社員同士の親睦を深める機会として、以下の通り懇親会を開催いたします。
ぜひ多くの方にご参加いただきたく、ご案内申し上げます。
【懇親会概要】
日時：〇月〇日（〇）〇〇時～〇〇時
場所：〇〇（住所：東京都〇〇区〇〇）
会費：〇〇円（当日現金でのお支払いをお願いいたします）
対象：全社員
内容：軽食・飲み物を用意し、リラックスした雰囲気で交流を楽しんでいただける場となります。
参加ご希望の方は、〇月〇日（〇）までにご返信をお願いいたします。
皆さまの日ごろの頑張りを労うとともに、交流の輪が広がる機会となれば幸いです。
何かご不明な点やご質問がございましたら、下記までお問い合わせください。
皆さまのご参加を心よりお待ちしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇（部署名）
メール：〇〇@〇〇.co.jp
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会場案内を作成する際の注意点
ここでは、会場案内を作成する際の注意点について解説します。
目的を明確にする
懇親会を開催する際には、目的を明確にしたうえで、その目的を相手方に明確に伝えましょう。
懇親会の主旨が「新メンバーの歓迎」や「チームの結束を深める」などである場合、何を目的としているのかをはっきりさせることで、案内文に必要な情報を取捨選択できます。目的が明確になると、参加者にとって懇親会の意義が伝わりやすくなり、より積極的に参加してもらえる可能性が高まります。
早めに送る
会場案内は、できるだけ早めに送りましょう。余裕をもって案内を送ることで、参加率アップが期待できます。遅れて送ると、参加者が混乱したり、計画を立てにくくなったりする可能性があるため、タイミングを意識して案内を作成しましょう。遅くとも、開催の2～3週間前には、案内が届くようスケジューリングすることをおすすめします。
内容をわかりやすくまとめる
案内の内容は、簡潔でわかりやすくまとめることが大切です。会場の住所や最寄り駅からのアクセス方法、開始時間、服装の指定など、参加者が必要とする情報を漏れなく記載しましょう。また、幹事の連絡先を記載しておくと、当日トラブルがあった場合でも対応しやすくなります。
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懇親会は会場選びが大切
懇親会が成功するか否かは、会場選びに大きく左右されます。雰囲気のよい会場を選ぶことで、参加者がリラックスしやすくなり、自然と会話が弾むでしょう。一方、会場選びに失敗すると、懇親会の雰囲気が盛り下がるリスクが出てきます。
成功させるためにも、予算内で適切な会場を見つけるよう意識しましょう。懇親会の目的や参加者のニーズを考慮しながら選ぶ配慮が大切です。
まとめ
懇親会を開催する際には、会場案内を通して滞りなく参加者に概要が伝わるようにしましょう。より多くの人が参加することで、懇親会が有意義な時間となります。
懇親会の会場探しにお悩みなら、ぜひMICE会場マッチをご活用ください。高級ホテルのバンケットから貸し会議室、おしゃれなスペースなど、多彩な会場を簡単に検索・比較・予約可能です。困った時には、カリスマイベンターによる支援にも対応しています。
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