こんにちは。会場・貸し会議室の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。
「新年会っていつ開催するのが正式なの？」と悩んでいる幹事の方は少なくないのではないでしょうか。会社の新年会、友人との集まり、町内会のイベントなど、シーンによって最適なタイミングは変わってきます。
この記事では、正式な新年会の開催時期の考え方から会場選びのポイントまで、幹事として知っておきたい情報を詳しく解説します。
新年会の正式な開催時期
新年会に「正式な開催時期」という厳密な決まりはありませんが、一般的には1月から2月にかけて開催されるのが慣例となっています。最も多いのは1月中旬から下旬にかけての時期で、仕事始めから少し落ち着いた頃が狙い目となっています。
「正式」という観点で考えると、新年会は「新しい年を迎えたお祝い」という意味合いがあるため、あまり遅くなりすぎると新年の雰囲気が薄れてしまいます。そのため、遅くとも2月中旬までには開催するのが望ましいとされています。
1月上旬は避けるべき?
正月明けすぐの1月上旬は、まだお正月気分が抜けきらない時期でもあり、参加率が低くなる傾向があります。また、年末年始で疲れている方も多く、体調を崩しやすい時期でもあるため、できれば避けたいところです。仕事始めの週は業務の立ち上がりで忙しいことも多く、スケジュール調整が難しくなります。
1月中旬が最適な理由
1月中旬、特に成人の日を含む連休明けから第3週目あたりが、新年会の開催に最も適した時期といえます。この時期は仕事も通常運転に戻り、参加者の予定も立てやすくなっています。金曜日や土曜日の夜を選べば、翌日を気にせず楽しめるのもポイントです。
週末を利用すれば、遠方からの参加者も集まりやすく、二次会の予定も組みやすくなります。ただし、人気の居酒屋やレストランは早めに予約が埋まってしまうので、12月中には会場を押さえておくことをおすすめします。
1月下旬〜2月でも問題なし
1月中の調整が難しい場合、1月下旬や2月上旬でも新年会として開催することは全く問題ありません。特に大きな企業や部署単位での開催では、1月中旬に予定が集中することを避けて、あえて2月に設定するケースも増えています。
2月であれば会場の予約も取りやすく、会費の予算面でも交渉しやすいというメリットがあります。ただし、2月中旬以降になると新年会という雰囲気ではなくなってしまうこともあるため、遅くとも2月中旬までには開催すると良いでしょう。
忘年会との違いとタイミング
よく聞かれるのが「忘年会と新年会、どっちをやるべき?」という質問です。忘年会は12月に1年の締めくくりとして開催するのに対し、新年会は新しい年の始まりを祝い、今年の抱負を語り合う場という位置づけになります。
両方開催する企業や団体も多いですが、予算や参加者の負担を考えて、どちらか一方だけにするケースも増えています。忘年会は12月の繁忙期と重なることが多く、年末の慌ただしさの中での開催となりますが、新年会は比較的ゆとりを持ったスケジュールで計画できるのが魅力です。
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開催時期を決める際のポイント
新年会の日程を決定する際は、いくつかの要素を考慮する必要があります。幹事として押さえておきたいポイントを整理しましょう。
参加者の都合を最優先に
まず最も重要なのは、参加者の都合です。会社の新年会であれば、業務スケジュールや繁忙期を避けることが大切です。事前に出欠確認のアンケートを取り、参加可能な日程候補を複数挙げて調整すると、より多くの方に参加してもらえます。
特に職場の新年会では、チーム全体の予定を把握している上司や管理職に相談しながら日程を決めるとスムーズです。部署をまたいだ大規模な新年会の場合は、各部署の幹事と連携して調整を進めましょう。
会場の予約状況を確認
希望する会場の空き状況も、開催時期を決める重要な要素です。人気の居酒屋や宴会場は、1月の週末はすぐに予約が埋まってしまいます。特に金曜日の夜や土曜日は競争率が高いため、早めのリサーチと予約が必要です。
最近では、貸し会議室やイベントスペースを新年会会場として利用するケースも増えています。こうした施設は自由度が高く、オリジナリティのある新年会を企画できるのが魅力です。
会場選びのポイント
新年会を成功させるには、時期の選定と同じくらい会場選びが重要です。参加人数や予算、企画内容に合わせた最適な会場を見つけましょう。
居酒屋・レストランの場合
会社の新年会で最もポピュラーなのが居酒屋やレストランです。個室があれば周りを気にせず盛り上がれますし、コース料理と飲み放題がセットになったプランは予算管理もしやすく便利です。
東京や大阪、名古屋などの都市部では選択肢が豊富ですが、その分予約競争も激しくなります。会場を選ぶ際は、アクセスの良さ、予算、料理の質、個室の有無などを総合的に判断しましょう。
貸し会議室・イベント会場という選択肢
従来の居酒屋スタイルとは違った新年会を企画したいなら、貸し会議室やイベント会場の利用を検討してみてください。ケータリングを手配すれば、余興やゲーム、プレゼンテーションなどを自由に組み込んだオリジナルの新年会が実現できます。
特に中小企業の新年会や、サークル、同窓会などでは、こうした柔軟性のある会場が人気を集めています。服装も比較的カジュアルで大丈夫なケースが多く、堅苦しくない雰囲気で開催できます。
MICE会場マッチで最適な会場を見つける
会場探しで困ったときは、「MICE会場マッチ」の利用がおすすめです。このサービスは貸し会議室やイベント会場のマッチングサイトで、エリアや人数、予算などの条件から最適な会場を簡単に検索できます。
会員登録すれば、会場の詳細情報や空き状況の確認、そのまま予約まで完結できるので、幹事の負担を大幅に軽減できます。従来の居酒屋やレストランとは一味違う、印象に残る新年会を企画したい方にぴったりのサービスです。
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新年会の企画と準備
開催時期と会場が決まったら、次は具体的な企画内容を詰めていきます。
案内とお知らせのタイミング
新年会の案内は、開催日の3週間前までには参加者に送りましょう。日程、時間、会場、会費などの基本情報を明記した招待状やメールを準備します。出欠の締め切りは1週間前に設定し、参加人数を確定させます。
会社の新年会であれば社内掲示板やメールで、友人同士であればLINEグループなどを活用すると連絡がスムーズです。町内会や自治会の新年会なら、回覧板と併せてデジタルでも案内すると良いでしょう。
会費の設定
会費は参加者の負担にならない範囲で、会場や料理の質とのバランスを考えて設定します。一般的な相場は、居酒屋での開催で4,000円から6,000円程度、レストランやホテルなら5,000円から8,000円程度です。
若手社員が多い職場では、役職に応じて会費を変える配慮も検討しましょう。また、貸し会議室やイベント会場でケータリングを利用する場合も、この相場を目安に予算を組むと参加者の理解が得られやすくなります。
余興とゲームの準備
新年会を盛り上げるための余興やゲームは、参加者の年齢層や関係性を考慮して企画します。ビンゴゲームや抽選会は定番で、景品があると盛り上がります。
最近では、オンラインツールを使ったクイズ大会や、チーム対抗のゲームなども人気です。貸し会議室であればプロジェクターや音響設備が整っている場合も多く、より充実した演出が可能になります。
マナーと挨拶のポイント
新年会には、押さえておきたいマナーがいくつかあります。
挨拶とスピーチ
開会の挨拶では、新年の挨拶と今年の抱負を簡潔に述べます。長すぎる挨拶は場の雰囲気を冷やしてしまうので、3分程度にまとめるのがベストです。乾杯の音頭を取る際も、明るく前向きな言葉を選びましょう。
服装について
会社の新年会であれば、基本的にはビジネスカジュアルが無難です。ただし、会場や企画内容によっては、もう少しリラックスした服装でも構いません。事前に案内で服装の指定があれば、それに従いましょう。
友人同士や同窓会の新年会なら、スマートカジュアル程度で問題ありません。あまりにラフすぎる格好は避け、新年のお祝いの場にふさわしい清潔感のある装いを心がけてください。
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コロナ禍以降の新年会事情
近年の新年会は、感染症対策の観点から開催方法に変化が見られます。オンライン新年会を選択する企業も増えましたし、対面での開催でも換気の良い会場や、少人数での分散開催を選ぶケースが増えています。
一方で、久しぶりの対面での交流を求める声も多く、2024年以降は徐々に従来型の新年会が戻ってきています。ただし、参加者の中には大人数での会食に不安を感じる方もいるため、無理に参加を促さず、やらない選択肢を残しておくことも大切です。
中止するかどうかの判断は、参加者の意見を聞きながら慎重に行いましょう。開催する場合は、適切な感染対策を講じた上で、安心して参加できる環境を整えることが幹事の責任です。
まとめ
新年会に厳密な「正式」の決まりはありませんが、1月中旬から2月上旬が最適な開催時期とされています。仕事始めから少し落ち着いた1月の第2週から第3週を目安に、参加者の都合と会場の空き状況を考慮しながら日程を決定しましょう。新年のお祝いという意味を考えると、遅くとも2月中旬までの開催が望ましいといえます。
会場選びでは、従来の居酒屋やレストランだけでなく、貸し会議室やイベント会場という選択肢も検討してみてください。MICE会場マッチなら、希望条件に合った会場を簡単に見つけられ、予約までスムーズに完了します。
新年会は、新しい年の門出を祝い、チームの結束を高める大切なイベントです。この記事を参考に、参加者全員が楽しめる素敵な新年会を企画してください。会場探しで迷ったら、ぜひMICE会場マッチに会員登録して、理想の会場を見つけてみてはいかがでしょうか。
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