こんにちは。イベント会場の検索サイト「MICE会場マッチ」運営のライターチームです。
昨今、企業や民間を問わず、イベントを開催することは一般的になっています。しかし、企画書の作成方法や段取りの組み方などのノウハウがないために、どのような手順でイベントを企画すればよいかわからない人もいるでしょう。
この記事では、イベント企画の経験がない初心者向けに成功事例を交えながらイベントの企画の手順やポイントを解説します。よくある失敗例や注意点についても解説するため、興味がある人はぜひ最後までご覧ください。
イベント企画とは
イベント企画は、イベントのコンセプトやテーマ設定の決定をはじめとする、イベントの開催に必要な一連の準備の総称です。
提案書の作成から予算管理、会場選びまで、イベントを成功させるにあたって、イベント企画は必要不可欠であり、初心者はとくに気を配るべき工程といえます。
イベント企画の進め方
イベントを企画するにあたって、どのような手順で企画を進めればよいか、以下で詳しく解説します。
イベントの目的を決める
まずは、イベントの目的を決めましょう。目的・目標設定は、イベントの根幹となる重要な作業です。目的が曖昧な企画は指針がぶれやすくなり、まとめるのが困難になります。
具体的な目的が思い浮かばない場合は、まず誰のためにイベントを開催するのかをターゲット設定としてイメージしましょう。そこからどうすれば参加者が喜んでくれるか、またどのような準備が必要なのかを考えます。
日時と会場を決定する
イベントの目的が決まったら、次はイベントの開催日時と会場を決定しましょう。会場選びや立地、アクセスの良さによって、集客率は大きく変動します。できるだけ多くの人に足を運んでもらうためにも、イベントの目的や内容に合わせて開催日時と貸し会議室などの会場を決めます。
会場予約は予約で埋まってしまう場合があるため、早めに押さえるようにしましょう。また、音響設備やプロジェクター、座席配置なども事前に確認し、レイアウトを検討しておくことが重要です。
宣伝する
イベントの集客において、告知・PR活動は重要です。どれほど素晴らしいイベントを企画しても、宣伝が上手くいかなければ魅力を伝えられず、客足も遠のきかねません。集客方法を選択する際は、イベントターゲットに適した方法を選択しましょう。
たとえば、若い層ならSNS活用するのがおすすめです。もう少し高い年齢層がターゲットなら、チラシ配布やポスターなどを活用するとよいでしょう。参加申込の方法や定員管理についても、事前登録システムを整えておくことが大切です。
イベントを開催する
イベント開催当日を迎えたら、あらかじめ用意しておいたマニュアルに沿って行動しましょう。司会進行やタイムキーパー、受付業務など、運営スタッフの役割分担を明確にし、チームワークを大切にしましょう。
ただし、イベントを開催するにあたってトラブル対応はつきものです。そのため、問題が発生したときに備えて緊急時対応としてセカンドプラン、サードプランも用意しておきましょう。リスク管理の観点から、いざというときに慌てないために、念入りにシミュレーションやリハーサルを行っておくことをおすすめします。
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イベント企画を進める際のポイント
イベントの企画を進めるにあたって、とくに初心者が押さえておきたい成功のポイントやコツについて解説します。
目的を明確にする
イベントの企画を進める重要なポイントとして、目的が挙げられます。目的が明確でないと、スムーズなイベントの計画や進行が困難になるだけでなく、イベントが成功したか否かも判断できません。
イベントの開催自体が目的にならないように、何を成すためにイベントを開催するのか、企画を進める前にはっきりさせておきましょう。
例：イベントを通じてブランド認知度を高め、販売促進につなげる
ターゲットを設定する
イベント企画のノウハウとして、ターゲットの設定も重要です。
ターゲットは、年齢や性別、年収、家族構成まで細かく決めましょう。設定が細かいほど、イベントの目的がブレず、かつターゲットに刺さる企画を用意しやすくなります。ターゲットが個人ではなく企業の場合は、部署や役職まで考えましょう。
例：子育て世代 女性 2〜30代 個人年収400万円
マニュアルを作成する
企画を成功させるテクニックとして、マニュアルの存在は欠かせません。
マニュアルがないと、何をすべきか、どのように行動すればよいかスタッフが判断できないため、スムーズな進行の妨げになります。進行表や手順書を用意すれば、イベントのスタッフが自己判断で動きやすくなるため、イベント運営の混乱を防げるでしょう。
例：開催日時20××年⚪︎月×日 場所△△ホール 内容ワークショップ 備考開催10分前までに会議室にある参加者に配るための備品の搬入を終える
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イベント企画を進める際にありがちな失敗
ここでは、イベント企画を進める際に注意すべき、発生しやすい失敗例について解説します。
集客に失敗する
イベントの企画でよくある失敗が、集客の失敗です。集客が上手くいかない原因として、競合に負けている、ニーズがないなどが考えられますが、単純に認知の拡大が不十分なケースもあります。
ダイレクトメールやSNS、動画サイト、口コミなどを活用して、イベントの存在をできるだけ多くの人に知ってもらいましょう。
宣伝の対象やニーズを誤る
宣伝の対象やニーズを誤ってしまうのも、イベント企画にありがちな失敗です。イベントに何を求めているかは、ターゲットによって異なります。
どれほど魅力的な企画を考えても、ターゲットのニーズから外れてしまえば、イベントは成功しません。ニーズを見誤らないためには、アンケートやインタビューなどを活用して、ターゲットの求めるものを調べることがおすすめです。
予算をオーバーする
予算管理において、イベントを企画するにあたって、予算オーバーに注意が必要です。やりたいことを詰め込みすぎると、費用計算が必要以上に膨れ上がります。
また、見積もりミスが原因で予算オーバーするケースも少なくありません。計画を段階的に進めて工程ごとに予算をチェックする、計画の見直しをして無駄な出費を減らすなどが有効な対策です。
イベント企画や当日の運営の際に持っておきたいアイテム
イベント企画、および当日の運営をスムーズに進めるにあたって、持っておきたいアイテムについて解説します。
メモ帳
メモ帳は、思いついたアイデアをまとめておくために必須のアイテムです。打ち合わせの記録を残しておけば、議事録をまとめる際にも役立つでしょう。
紙のノートの場合、罫線がない無地のタイプをおすすめします。ポケットに収まるサイズなら、持ち運びにも困りません。デジタルならクラウドで共有できるタイプのメモ帳がよいでしょう。
ポケットWi-Fi
イベントの企画、および運営において活躍してくれるのが、ポケットWi-Fiです。イベントで利用する会場によっては、Wi-Fiがないこともあります。
ポケットWi-Fiがあれば、スマートフォンやパソコンのチャットツールを利用して、スムーズにスタッフ同士の連絡が可能です。ただし、地下にある会場だと、ポケットWi-Fiが圏外になる場合もあります。
充電器
充電器も、イベントの企画において役立ちます。イベント企画をまとめる際、スマートフォンやパソコンを使用するケースが多いでしょう。
充電器があれば、スマートフォンやパソコンの充電がなくなったときに慌てずにすみます。さまざまなタイプの機器に対応できるように、汎用充電コードを一緒に用意しておくとよいでしょう。
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イベント企画のマニュアルに記載しておきたいこと
以下では、イベント企画のマニュアルを作成する際に、必ず記載しておきたい内容について解説します。
組織図
マニュアルに記載すべき内容として、組織図が挙げられます。組織図をマニュアルに記載する理由は、誰が何を担当するか一目で判断できるようにするためです。
連絡先を記載すれば、連携もスムーズに取りやすくなります。複数の企業がイベントに参加する場合は、各部門の担当者が誰かわかるようにしておきましょう。
タイムテーブル
タイムライン管理としてタイムテーブルも、マニュアルに記載すべき内容の1つです。スケジュール管理がしっかりしていれば、スタッフ全員が当日の行動を把握したうえで作業に取り掛かれます。
タイムテーブルには、設営開始から撤去までの流れやプロセスを記載すると親切です。また、細かなスケジュール管理がしやすいように、10分単位で記載するのをおすすめします。
緊急時の対応
トラブル対応が発生したときに備えて、緊急時の対応についても記載します。地震や火災が発生したときの避難経路や避難誘導の流れは、マニュアルに記載するだけでなく、スタッフ全員で確認しましょう。
また、イベントでは急病人が発生する可能性もあります。救助の流れ、近隣の医療機関の連絡先なども記載しましょう。
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イベント企画終了後にやること
イベントが無事に終了したら、イベントの振り返りを必ず実施しましょう。振り返るポイントとして、イベントの目的は達成できたか、企画の進行に問題はなかったかなどが挙げられます。
経験値を積み、スキルアップを図るためにも、イベントの振り返りによって、イベント企画の反省点を洗い出し、次のイベント企画に還元できます。イベントに関わったスタッフを労うためにも、よかった点を取り上げるのもよいでしょう。
まとめ
初心者がイベント企画を成功させるにあたって、目的の明確化やターゲット設定、集客のための戦略立案などが重要です。段取りよく企画を進める際は、限られた時間を活かすために早めに行動することが大切です。とくに会場選びや会場予約は、日程が決まり次第、すぐに確保しましょう。
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