コロナ禍を契機に急速に進んだイベント業界のデジタル化は、新たなフェーズに入りつつある。これまでのイベントテック市場は、イベントサイトの構築や集客、参加登録、オンライン配信といった個別業務の効率化が中心だった。実際、市場にはEventHub、Peatix、eventregist、Cventをはじめとする多様なサービスが存在し、それぞれが特定領域の課題解決を担ってきた。しかし近年、企業イベントやカンファレンス、展示会の大規模化に伴い、新たな課題が顕在化している。それは「イベントプロジェクトそのものの管理」である。
DXが進んでも現場は忙しい
イベント担当者の多くは、
- タスク管理
- 企画演出
- スケジュール管理
- 関係者との調整
- 会場との折衝
- サプライヤーとの調整
- 資料作成（運営マニュアル・進行台本等）
- 当日運営準備
など、多数の業務を並行して進めている。一方で、情報はメール、チャット、スプレッドシート、議事録など複数のツールに分散しているケースが少なくない。結果として、「誰が何を担当しているのか分からない」「決定事項が共有されていない」「直前になって準備漏れが発覚する」といった課題が発生している。
イベントテックが普及した現在でも、プロジェクト管理は依然として属人的な運営に依存しているのが実情だ。
なぜ今「イベントプロジェクト管理」が注目されるのか
こうした背景から注目されているのが、イベントプロジェクト管理（Event Project Management）という新しいカテゴリーである。
従来のイベントテックが「集客」「申込管理」「受付」「オンライン配信」などの個別機能を提供してきたのに対し、イベントプロジェクト管理は、「イベント成功までの全工程を管理する」ことを目的とする。
言い換えれば、CRMが営業活動を管理し、ERPが企業経営を管理するように、イベントプロジェクト管理はイベント運営そのものを管理するための仕組みだ。
AIがイベント運営を変える
さらに近年は生成AIの進化によって、イベント運営のあり方そのものが変わろうとしている。
例えば、
- WBSの自動生成
- スケジュール作成
- タスク管理
- 遅延アラート
- 運営マニュアル作成
など、これまで担当者が手作業で行っていた業務をAIが支援できるようになった。イベント担当者は、資料作成や進捗確認に追われるのではなく、企画立案や参加者体験の向上といった、本来注力すべき業務に時間を割けるようになる。
「効率化」から「価値創造」へ
イベントDXの本質は単なる効率化ではない。重要なのは、人がより価値の高い仕事に集中できる環境をつくることである。イベントの成功を決めるのは、最終的には人の創造力やコミュニケーション能力だ。だからこそ、AIには事務作業や情報整理を任せ、人は企画や顧客との対話に集中する。
イベントテック市場は今、「デジタル化」から「AIとの共創」へと進化しようとしている。
Event Techは全体最適の時代へ
イベントテック市場はこれまで、個別最適化を進めてきた。
しかし今後は、
- マーケティング
- 参加登録
- 会場運営
- 配信
- 分析
といった機能を連携させ、イベント全体の体験価値とROIを最大化することが求められる。その中心となるのが、イベントプロジェクト管理である。イベント業界のDXはまだ道半ばだ。しかしAIの登場によって、イベント担当者は「管理者」から「価値創造者」へと変わる可能性を手にしている。そしてその変化は、イベント産業全体の生産性向上だけでなく、参加者体験の向上にもつながっていくはずだ。
