――コリドラスがMICE Joyを導入した理由――

企業イベントは華やかな舞台の裏で、膨大な準備作業が進められている。特に関係者が多いイベントでは、タスク管理や情報共有が複雑化しやすく、運営側の負担も大きい。今回紹介するのは、ある企業が実施した社内向け競技イベントの運営事例。準備期間は約4カ月、タスク数は110、関係スタッフは30人以上に及んだ。イベント制作を担ったのは、イベントプロデュースを手掛けるコリドラス社。
同社は今回、AIイベントプロジェクト管理ツール「MICE Joy」を導入し、イベント準備の可視化と運営効率化を図った。
同社担当者はこう振り返る。「イベントの準備は、関係者が増えるほど情報が分散しやすくなります。全体像を把握できる仕組みが必要でした」

30人以上の専門スタッフが関わるイベント運営の難しさ
今回のプロジェクトには、主催企業の事務局のほか、次のような多様なスタッフが参加していた。「PMO」「会場」「映像・音響・照明などのテクニカルチーム」「カメラチーム」「ステージ美術チーム」「舞台監督」「運営進行チーム」
30人以上の専門スタッフが関わる環境では、タスク管理や情報共有の難易度が一気に上がる。
一般的なイベント運営では、次のような課題がよく発生するという。
• タスクの進捗状況が把握しにくい
• スタッフ間で認識のズレが生まれる
• 資料や情報が分散してしまう
• 決定事項と検討事項が混在する
こうした問題が積み重なると、イベント直前に作業が集中し、現場の負担が急激に増える。コリドラスは、この状況を改善するためにMICE Joyの導入を決めた。

AIがイベントWBSを生成。計画フェーズの負担を削減
MICE Joyの特徴の一つが、AIによるイベントWBS（Work Breakdown Structure）の自動生成機能だ。
イベントをプロジェクトとして登録すると、AIが必要なタスクとスケジュールを自動生成する。
その後、担当者がタスクの追加・削除や担当割り当てを行うことで、イベント準備の計画が完成する。
コリドラスの担当者は次のように語る。「イベント準備では、最初の計画づくりに多くの時間を使います。
WBSが簡単に整理されると、あとはタスクを進めることに集中できるようになりました」
生成されたWBSはプロジェクト全体の進行状況と連動しており、タスクの遅延や進捗状況をリアルタイムで確認できる。これにより、これまで会議のたびに作成していた進捗資料も不要になったという。

外部パートナーとの情報共有もリアルタイム化
イベント運営では、外部パートナーとの連携も重要なポイントになる。例えば舞台進行の変更が発生した場合、従来は、メールや電話、チャット、個別確認といった方法で情報共有を行う必要があった。
MICE Joy導入後は、タスク情報を更新するだけで関係者全員に変更内容が共有されるようになった。さらに、変更が影響する関連タスクも同時に確認できるため、対応判断も迅速になる。
コリドラスの担当者はこう話す。「誰に伝えたか、誰が確認したかを追いかける必要がなくなりました。
情報共有のストレスが大きく減ったと感じています」

遅延アラートで直前の作業集中を回避
イベント準備で最も忙しくなるのは開催直前だ。
多くのイベント担当者にとって、直前の残業増加は珍しいことではない。しかし今回のプロジェクトでは、MICE Joyの遅延アラート機能によって、問題を早期に把握することができた。
「遅延を早い段階で把握できたことで、修正作業を前倒しできました」
結果として、準備期間を通じて業務の集中を防ぐことができ、残業時間は約30％削減されたという。イベント当日も大きなトラブルは発生せず、予定通りに進行。イベントは成功裏に終了した。

「経験」だけに頼らないイベント管理へ
イベント運営はこれまで、経験や個人のノウハウに依存する部分が大きかった。しかし今回のプロジェクトを通じて、コリドラスは次の3つが重要だと実感したという。
• 全体進捗を可視化すること
• 関係者全員が同じ情報を共有すること
• 遅延を早期に発見できること
これらがそろって初めて、イベント運営の効率化が実現する。コリドラスの担当者はこう語る。「イベント管理は“経験”だけでなく、“仕組み”で支えられると実感しました」
4カ月、110タスク、50人以上の関係者。
複雑な条件の下でも、イベント準備をスムーズに進めることは可能だ。
MICE Joyは、イベント管理を作業から仕組みへと変えるツールとして、社内イベント、株主総会、キックオフ、式典など、さまざまなイベント運営の現場で活用が広がりつつある。

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