個人情報保護方針

制定日　2021年6月10日
最終改正日　2024年2月1日

MICEプラットフォーム株式会社（以下、「当社」という。）では、Face to faceのビジネスコミュニケーション（MICE）を効率的に進め、数多くの客様にコミュニケーションの機会の増加と、業務効率化に寄与するためにスペース利用者とスペースをマッチングするプラットフォーム事業、MICEの主催、開催、運営、集客支援事業、Webメディア事業(BizMICE)、クラウドサービス事業を行っており、お客様、お取引先関係者、従業者等の個人情報及び個人番号・特定個人情報の保護が重大な責務であると認識しております。そこで、個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。 また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。
  1. 当社は、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
  2. 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
  3. 当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
  4. 当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
  5. 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。
  6. 当方針へのお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
    〒105-7536 東京都港区海岸一丁目7番1号 東京ポートシティ竹芝オフィスタワー 36階 MICEプラットフォーム株式会社　
    個人情報に関するお問い合わせ窓口
    連絡先：support@mice-platform.com
MICEプラットフォーム株式会社　代表取締役社長　永田 誠
以上

【個人情報の利用目的の公表】

MICEプラットフォーム株式会社（以下、「当社」という。）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第18条第１項及びJISQ15001:2017のA.3.4.2.4に基づき公表します。
個人情報の利用目的
  1. ご本人より直接書面等（ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という）に記載された個人情報を取得する場合の利用目的。
    • お客様の個人情報は、MICE業務における業務調整、関連するアフターサービス、新たなサービスのご案内のため
    • 当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするため
    • 当社の株主さまへの個人情報は、連絡、各種情報等の提供および株主管理及び関連・付帯する業務のため
    • 当社従業者の個人情報は、人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等のため
    • 当社従業者およびその扶養配偶者の個人番号は、法律で特定された利用目的のため
    • 当社への直接応募者情報は、採用業務のため
  2. ご本人より直接書面以外の方法で個人情報を取得する場合の利用目的
    • 当社が受託する各種MICE支援業務の実施のため
    • 協力会社の要員情報は、スキルの確認のため、委託元に提供するため
    • ハローワークや民間求人情報サイトからの採用応募者情報は、採用業務のため
以上

【保有個人データに関する事項の周知について】

MICEプラットフォーム株式会社式会社（以下、「当社」という。）では、開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求等について、以下の事項を周知致します。
  1. 代表者
    • 代表取締役社長：永田 誠
  2. 個人情報保護管理者
  3. 保有個人データの利用目的
    • お客様の個人情報は、各種MICE業務における業務調整や関連するアフターサービス、新たなサービスのご案内のため
    • 当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするため
    • 当社の株主さまへの個人情報は、連絡、各種情報等の提供および株主管理及び関連・付帯する業務のため
    • 当社従業者の個人情報は、人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等のため
    • 当社従業者およびその扶養配偶者の個人番号は、法律で特定された利用目的のため
    • 当社への直接応募者情報は、採用業務のため
  4. 保有個人データ取扱いに関する苦情の申し出先
    保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
    〒105-7536 東京都港区海岸一丁目7番1号 東京ポートシティ竹芝オフィスタワー 36階
    MICEプラットフォーム株式会社　個人情報に関するお問い合わせ窓口
    連絡先：support@mice-platform.com
  5. 当社の加入する認定個人情報保護団体について
    当社の加入する認定個人情報保護団体はありません。
  6. 開示等の手続きについて
    当社の開示等の手続きについては、以下「保有個人データの開示等に関する手続き」をご参照ください。
  7. 保有個人データ等の安全管理のために講じた措置
    当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。
    (1)組織的安全管理措置
    • 個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
    • 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
    • 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
    • 各個人情報を取扱う従業者を制限しています。
    (2)人的安全管理措置
    • 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
    • 従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。
    (3)物理的安全管理措置、技術的安全措置
    • 取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
    • 個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
    • 個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
    • サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
    • 個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
    • 媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
    • 電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。

【保有個人データの開示等に関する手続き】

　保有個人データについては、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（開示等）のご請求が出来ます。 　当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。
  1. 開示等の求めの受付
    （１）下記の宛先までご連絡ください。
    当社より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで、必要となる資料を添付し、郵送又はご持参ください。
    〒105-7536 東京都港区海岸一丁目7番1号 東京ポートシティ竹芝オフィスタワー 36階
    MICEプラットフォーム株式会社　個人情報に関するお問い合わせ窓口
    連絡先：support@mice-platform.com
  2. 開示等の請求をする者が、本人又は代理人であることの確認の方法
    ｱ） 開示等の請求者する者が本人であることの確認は、以下に定める本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
    ｲ） 開示等の請求者する者が代理人であることの確認は、開示等の請求をする本人を確認する書類に加え、任意代理人、法定代理人（未成年後見人、成年後見人、親権者）別に、以下に定める開示対象者と代理人関係を証明する書類及び代理人本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
    ｳ） 本人及び代理人本人を確認する書類は、以下に例示の写真付きの公的機関発行の証明書の写しが必要です。
    a） 運転免許証
    b） パスポート
    c） マイナンバーカード（表面）
    d） 在留カード又は特別永住者証明書
    ｴ） 開示対象者と代理人関係を証明する書類は、以下の通りです。
    a） 任意代理人の場合：「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨を記載した委任状
    b） 未成年後見人の場合：戸籍謄本または登記事項証明書（何れも発行日から6ケ月以内）
    c） 成年後見人の場合：登記事項証明書（発行日から6ケ月以内）
    d） 親権者の場合：戸籍謄本又は住民票（何れも発行日から6ケ月以内）
  3. 「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
    利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（別途請求する郵送料を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。
  4. 検討結果連絡
    当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。
    • 書面の郵送又は手渡し
    書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
    • 登録されている本人又は法定代理人の住所に回答文面を郵送
    • 登録されている本人又は法定代理人のＥメールアドレスに回答文面をメール
以上

個人情報の取扱いについて

当社は、JIS Q 15001:2017のA.3.4.2.5（A.3.4.2.4のうち本人から直接書面によって取得する場合の措置）に従い、個人情報を収集・保管いたします。 この入力フォームで取得する個人情報の取り扱いは下記3項の利用目的のためであり、この目的の範囲を超えて利用することはございません。
  1. 組織の名称
    組織の名称：MICEプラットフォーム株式会社
  2. 個人情報を関する管理者の氏名、所属及び連絡先
    管理者名：個人情報保護管理者　鈴木 毅
    役職名：MICEプラットフォーム株式会社　テクノロジーユニット
    連絡先：メールアドレス：support@mice-platform.com
  3. 個人情報の利用目的
    • 当社の会員登録のお客様の個人情報は、会員登録業務、MICE業務、関連するアフターサービス等で使用するため
    • 当社配信のメールマガジンを希望される方の個人情報は、メールマガジンを送信するため
  4. 個人情報の第三者提供
    当社は、ご提供いただいた個人情報を下記の通り、第三者に提供いたします。
    • 第三者に提供する目的：会場運営会社様に、利用企業情報を提供及び会場運営企業様からの業務調整を可能とするため
    • 提供する個人情報の項目：会社名、部署、氏名、住所、Ｅメールアドレス
    • 提供の手段又は方法：当社MICE運営システム
    • 提供を受ける者又は組織の種類、及び属性：イベント等で利用することとなった会場の運営企業
    • 個人情報の取扱いに関する契約：「機密保持契約」により、適切に個人情報保護を行なうよう義務付ける
  5. 個人情報取扱いの委託
    当社は、事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しています。 業務委託先に対しては、個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、 契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。
  6. 個人情報の開示等の請求
    客様が当社に対してご自身の個人情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止）に関して、 当社「個人情報に関するお問合わせ窓口」に申し出ることができます。その際、当社はご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。 開示等の申し出の詳細につきましては、下記の「個人情報に関するお問い合わせ窓口」までお問い合わせください。
    〒105-7536 東京都港区海岸一丁目7番1号 東京ポートシティ竹芝オフィスタワー 36階
    MICEプラットフォーム株式会社　個人情報に関するお問い合わせ窓口
    support@mice-platform.com
  7. 個人情報を提供されることの任意性について
    お客様が当社に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。
  8. 本Webサイトへアクセスしたことを契機として機械的に取得される情報
    当社は、閲覧されたWebサイトのセキュリティ確保・ユーザーサービス向上のため、Cookieにより閲覧された方の情報を取得することがあります。
以上